Jak rozliczać w czasie opłaty za okresowe badania urządzeń przez Urząd Dozoru Technicznego?

Mam wątpliwości odnośnie prawidłowego sposobu rozliczania wydatków na obowiązkowe, okresowe badania urządzeń i instalacji opłacanych na rzecz Urzędu Dozoru Technicznego. Opłaty te są ponoszone cyklicznie np. 1 raz na rok, raz na 2 lata itp. Zasadniczo wydatki dotyczące dłuższego okresu, jak np. ubezpieczenia - powinno się rozliczać proporcjonalnie do okresu którego dotyczy, a już na pewno należy to podzielić na lata podatkowe.

Jednakże skłaniam się do stwierdzenia, że opłaty na UDT nie mają takiego charakteru jak takie typowe okresowe koszty. Są to opłaty ponoszone obowiązkowo i w okresie do następnego badania UDT jako podmiot nie świadczy żadnej usługi. Przedmioty nie są pod ochroną tej instytucji. Przedstawiciel UDT zwyczajnie przyjeżdża, stwierdza że np. dane urządzenie nadaje się nadal do użytku, odpowiednio to dokumentuje i na tym kończy się jego rola. Podobnie wyglądają np. sytuacje w przypadku ponoszenia wydatków na okresowe przeglądy samochodów, okresowe badania medyczne pracowników - takie wydatki też nie są dzielone na czas obowiązywania.

Pytanie
Czy prawidłowym jest podejście, że opłaty okresowych badań urządzeń przez UDT można rozliczyć jednorazowo w kosztach podatkowych - bez konieczności dzielenia ich na czas obowiązywania tego badania do momentu następnego obowiązkowego przeglądu?

Odpowiedź:
Uważam, że w przedstawionej sytuacji opłaty za okresowe badania urządzeń przez Urząd Dozoru Technicznego nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów jednorazowo, lecz należy je rozliczać w czasie.

Uzasadnienie:
Ponoszone przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych koszty dzielą się na koszty inne niż bezpośrednio (a więc pośrednio) związane z przychodami (do takich bowiem kosztów zaliczają się opłaty, o których mowa) są potrącalne, co do zasady, w dacie ich poniesienia. Jeżeli jednak koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (zob. art. 15 ust. 4d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – dalej u.p.d.o.p.).
Nie ulega wątpliwości, że kosztami, które dotyczą okresów przekraczających rok podatkowych, są koszty dotyczące świadczeń trwających na przełomie lat podatkowych, np. kosztów ubezpieczeń. Pojawia się pytanie czy do kosztów takich należą również koszty dotyczące świadczeń jednorazowych, których jednak skutek trwa przez okres przekraczający przełom/przełomy lat podatkowych, np. kosztów przeglądów okresowych.
Według mnie tak. Należy bowiem zauważyć, że z przepisów art. 15 ust. 4d u.p.d.o.p. nie wynika, aby istotny był rodzaj związku między kosztem a latami podatkowymi. Uważam w związku z tym, że jeżeli przeprowadzenie przeglądu okresowego pozwala użytkować dane urządzenie przez czas na przełomie lat podatkowych, koszt przeprowadzenia takiego przeglądu należy uznać za koszt dotyczący okresu przekraczającego rok podatkowy, a w konsekwencji częściowo zaliczany do podatkowych kosztów uzyskania przychodów lat, których dotyczy (chyba że czas ten jest jedynie okresem maksymalnym i może ulec skróceniu, np. ze względu na osiągnięcie przez pojazd określonego przebiegu – zob. przykładowo wyrok WSA w Warszawie z dnia 14 maja 2013 r. - III SA/Wa 3037/12). Uważam zatem, że w przedstawionej sytuacji opłaty za okresowe badania urządzeń przez Urząd Dozoru Technicznego nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów jednorazowo, lecz należy je rozliczać w czasie (tj. podzielić te opłaty za dotyczące lat podatkowych, których dotyczy okres użytkowania, na który pozwala przeprowadzanie danego badania i uiszczenie opłaty za to badanie).