- Na tle innych krajów Unii Europejskiej w Polsce mamy do czynienia z bardzo długim - 50 letnim, obowiązkiem przechowywania, archiwizowania akt pracowniczych przez pracodawców w formie papierowej. Dlatego dobrze się stało, że ten stan rzeczy ulegnie zmianie. Będzie to jednak dotyczyć osób, które rozpoczęły pracę przed 1 stycznia 1999 r. Należy docenić konsekwencje resortu rozwoju we wdrażaniu rozwiązań, które mają dostosować przepisy do dzisiejszych realiów i postępu technicznego - mówi Robert Lisicki, ekspert Konfederacji Lewiatan.
W projekcie ustawy oprócz skrócenia okresu obowiązkowego przechowywania akt z 50 do 10 lat znalazło się również:
- szersze wprowadzenie w Kodeksie pracy elektronicznych sposobów komunikowania się stron, tj. składania oświadczeń, przekazywania informacji;
- umożliwienie prowadzenia przez pracodawcę akt pracowniczych i dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej albo elektronicznej;
- umożliwienie przechowywania akt osobowych, dokumentacji w postaci papierowej albo elektronicznej.
- Elektroniczne formy komunikowania się stron mają odzwierciedlać rygor dotychczas narzucony przez przepisy dla oświadczeń woli, przekazywania informacji. Mówiąc w dużym skrócie tam gdzie mamy do czynienia w Kodeksie pracy z czynnościami prawnymi wymagającymi zachowania formy pisemnej (czyli wymóg własnoręcznego podpisu) w grę będzie wchodziła forma elektroniczna opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a tam gdzie dotychczas strony miały swobodę formy będzie mogła alternatywnie funkcjonować postać elektroniczna, bez dodatkowych wymogów - dodaje Robert Lisicki.
Pracodawca prowadzący dokumentację w wersji papierowej będzie mógł zdecydować się na jej przechowywanie w postaci elektronicznej. Zmiana postaci dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z papierowej na elektroniczną nastąpi przez ich zeskanowanie i zapisanie na informatycznym nośniku informacji. Papierowe akta mają być zwrócone pracownikowi.