1. Zdarzenia wymagające znakowania czasem
Często niesłusznie utożsamia się datę sporządzenia dokumentu z datą jego podpisania. Tak jak w przypadku dokumentu papierowego, tak w wypadku dokumentu elektronicznego zredagowanie dokumentu i jego podpisanie to dwie różne czynności, z reguły mające miejsce w różnych momentach. O ile w przypadku dokumentu papierowego nie odnotujemy daty jego zredagowania tylko datę podpisu, o tyle w przypadku elektronicznej dokumentacji medycznej Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2006 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U. Nr 247, poz. 1819 z późn. zm.; dalej jako: r.r.z.) wymaga, aby odnotowany i oznaczony był zarówno czas sporządzenia (zredagowania) dokumentu jak i jego podpisania. Mówi o tym wprost § 55 ust. 3 r.r.z., który wymienia sytuacje, w których wymagane jest znakowanie czasem. Są to:
● oznaczenie daty sporządzenia dokumentu elektronicznego i
● oznaczenie daty złożenia podpisu elektronicznego na dokumencie.

Wątpliwości może budzić wskazanie momentu sporządzenia dokumentu. Z technicznego punktu widzenia może to być moment rozpoczęcia edycji dokumentu, zapisu roboczego szkicu lub kompletnej wersji ostatecznej. Aby odpowiedzieć na tę wątpliwość należy odwołać się do praktyki lekarskiej, gdzie rzeczywiście w pewnych sytuacjach czas sporządzenia elementu dokumentacji medycznej i czas jego podpisania mogą się istotnie od siebie różnić. Taka sytuacja występuje na przykład, gdy lekarz pragnie przemyśleć sporządzony dokument nim złoży na nim ostatecznie podpis lub wtedy, gdy chce go jeszcze skonsultować z innymi lekarzami. Wydaje się więc, że w przypadku dokumentu elektronicznego za czas jego sporządzenia należy raczej rozumieć datę zakończenia edycji niż czas jej rozpoczęcia lub zapisania niekompletnego szkicu. Ze względów praktycznych trudno sobie wyobrazić znakowanie czasem każdej wersji roboczej. Mimo więc, że rozporządzenie w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej oraz sposobu jej przetwarzania wymaga rejestracji każdej zmiany dokonanej w dokumentacji elektronicznej, za podlegający znakowaniu czasem element dokumentacji należy rozumieć w tym wypadku ostatecznie podpisany wpis do dokumentacji lub zamknięty (zapisany) dokument w wersji ostatecznej przygotowany do podpisu. Jest to o tyle istotne, że analogicznie jak w papierowej rzeczywistości inna osoba, np. asystentka medyczna, pielęgniarka lub młodszy lekarz, może zapisy w dokumentacji przygotowywać, a inna składać na nich podpis. Tak więc obowiązkowi znakowania czasem podlega czynność zamknięcia edycji dokumentu w wersji ostatecznej przygotowanego do podpisu, jak i sama czynność złożenia podpisu elektronicznego, niezależnie od siebie. Czynności te mogą bowiem w praktyce być realizowane przez różne osoby.

Przykład 1
Pracowania USG prowadzi dokumentację medyczną w postaci elektronicznej z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego opartego o kwalifikowany certyfikat oraz znakowania czasem świadczonego przez kwalifikowany podmiot certyfikujący. Podczas gdy lekarz wykonuje badanie USG, obecna w gabinecie sekretarka medyczna zapisuje dyktowany przez lekarza opis w medycznym systemie informatycznym. Po zakończeniu badania lekarz podchodzi do komputera i składa elektroniczny podpis na przygotowanym dokumencie. Czy pracowania postępuje prawidłowo znacząc czasem tylko moment złożenia podpisu przez lekarza?
Nie. Konieczne jest nie tylko oznaczenie czasem momentu złożenia podpisu na dokumencie przez lekarza, ale także oznaczenie chwili zakończenia edycji dokumentu przez sekretarkę medyczną (sporządzenia dokumentu). Jeśli sekretarka chciałby nanieść zmiany na dokument ostateczny przez złożeniem podpisu przez lekarza, każda taka zmiana też powinna być zarejestrowana w systemie, jednakże tylko stworzenie nowego dokumentu lub zapisanie wersji ostatecznej dokumentu podlega znakowaniu czasem. Etapy pośrednie (robocze) tworzenia dokumentacji medycznej przed stworzeniem ostatecznej jej wersji do podpisu nie podlegają obowiązkowi znakowania czasem.

2. Termin ważności znakowania czasem
Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.; dalej jako: u.p.e.) definiując w art. 3 pkt 14 usługę znakowania czasem, opisuje dwie czynności składające się na tę usługę. Są to dołączenie do danych w postaci elektronicznej oznaczenia czasu w chwili wykonania tej usługi oraz dołączenie poświadczenia elektronicznego tak powstałych danych. O ile samo dołączenie do danych w postaci elektronicznej oznaczenia czasu zawierającego informację o chwili dokonania znakowania czasem ma nieograniczony czas ważności, o tyle poświadczenie elektroniczne stanowiące dowód, że takie znakowanie czasem miało miejsce i kto tego dokonał jest ważne tylko przez czas oznaczony odpowiadający okresowi ważności zaświadczenia certyfikacyjnego wykorzystywanego do weryfikacji tego znakowania. Artykuł 7 ust. 3 u.p.e. stanowi, że domniemuje się, że podpis elektroniczny znakowany czasem przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne został złożony nie później niż w chwili dokonywania tej usługi, a domniemanie to jest ważne do dnia utraty ważności zaświadczenia certyfikacyjnego wykorzystywanego do weryfikacji tego znakowania. Przedłużenie istnienia powyższego domniemania wymaga kolejnego znakowania czasem podpisu elektronicznego wraz z danymi służącymi do poprzedniej weryfikacji przez kwalifikowany podmiot świadczący tę usługę (a więc niejako ponownego znaczenia czasem uprzednio znakowanego czasem dokumentu).

Zapis ten rodzi poważne skutki w przyszłości. Nie wystarczy bowiem stosować znakowania czasem do oznaczania daty sporządzenia dokumentu i daty złożenia na nim podpisu. Konieczne jest jeszcze, zgodnie z art. 7 ust. 3 u.p.e., przedłużanie ważności pierwotnego znakowania czasem poprzez kolejne znakowanie czasem w razie upływu okresu ważności zaświadczenia certyfikacyjnego. Obowiązek ten odnosi się wszystkich zdarzeń znakowanych czasem, w przypadku których okres ważności zaświadczenia certyfikacyjnego jest krótszy niż ustawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej określony w art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 6 listopada 2008 roku o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. z 2009 r. Nr 52, poz. 417 z późn. zm.).
(...)
Dynowski Piotr, Mołdach Robert