Beata Igielska: Jak wasza uczelnia poradziła sobie z zarządzaniem w czasie pandemii?
Andrzej Sasuła, kanclerz Podhalańskiej Państwowej Uczelni Zawodowej w Nowym Targu, nauczyciel i samorządowiec, były wicemarszałek województwa małopolskiego: To nie jest wielka uczelnia, mamy ok. 2000 studentów i 300 pracowników, więc zarządzanie nie jest trudne. Oczywiście, trzeba było podjąć pewne środki ostrożności i wpływać na studentów, żeby zechcieli je stosować. W pewnym momencie, jak wszystkie uczelnie, wprowadziliśmy nauczanie zdalne.
Czytaj: Raport: Pandemia przyspieszyła cyfryzację uczelni>>
Jak wyglądał przepływ dokumentów w pandemii? Czy przyspieszyła procesy cyfryzacyjne?
Tak, pandemia znacznie przyspieszyła pewne procesy. Wiele uczelni myślało wcześniej, żeby zwrócić się ku elektronicznemu obiegowi dokumentów czy wykładom w formie elektronicznej. Planowaliśmy wcześniej spokojne ich wprowadzenie. I nagle, bach, musieliśmy działać w przyspieszonym tempie.
Czytaj: Raport: Pandemia przyspieszyła cyfryzację uczelni>>
Jak pandemia wpłynęła na przygotowanie roku akademickiego?
Jesteśmy specyficzną uczelnią, mamy kierunki, których nie da się uczyć tylko zdalnie. Pielęgniarka musi się nauczyć dawać zastrzyk w ciało, nie da się tego nauczyć na misiu. Masażysta musi masować, też nie wyszkoli się na zastępnikach. Architekt też dobrze byłoby, żeby belki połączył fizycznie, a nie tylko usłyszał, jak to się robi i łączył je wirtualnie. U nas więc połowa studentów miała nauczanie hybrydowe. Wykłady odbywały się zdalnie - korzystaliśmy głównie z zooma. Część ćwiczeń odbywała się stacjonarnie, ze zmniejszoną ilością osób w grupie, z ostrożnością sanitarną: maseczka, dystans, odkażanie rąk i pomieszczeń. Nasze doświadczenia są takie, że wymuszone przez sytuację zdalne nauczanie jest znacznie gorsze niż stacjonarne. Natomiast pozostaną z nami pewne elementy, np. retransmisja wykładów.
Jak studenci załatwiali sprawy administracyjne w pandemii, poprzez elektroniczny dziekanat?
U nas taki dziekanat funkcjonował już przed pandemią. Każdy student dostawał swój e-mail, kontaktowaliśmy się na jego telefon komórkowy, więc tu pandemia specjalnie wiele nie zmieniła. A jeśli nowi studenci musieli fizycznie donieść jakieś dokumenty, wchodzili na uczelnię, proces był rozciągnięty w czasie, żeby nie było tłumów przed tzw. dziekanatem - nie mamy wydziałów, więc nie mamy też dziekanów, ale słowa „dziekanat” używa się.
Jakie rozwiązania technologiczne przyjęliście w pandemii?
Nie naciskaliśmy na wykładowców, żeby przyjęli jedną, konkretną platformę. Ponieważ około 20 procent wykładowców już wcześniej stosowało metody e-learningu, byli do jakiejś platformy przyzwyczajeni i pozwalaliśmy na jej używanie.
Z tego co pan mówi wynika, że pandemia przyspieszyła cyfryzację nie tylko w nauczaniu, ale także w administrowaniu uczelnią.
Tak, w tej chwili przygotowujemy się do przetargu na nową platformę obsługującą całą uczelnię zarówno administracyjnie jak i edukacyjnie. Jesteśmy dopiero na etapie specyfikacji warunków, które nas zadowolą, spisujemy nasze wymagania wobec platformy. Co nas zadowoli, będziemy wiedzieć pewnie za pół roku. Przeznaczyliśmy na zakup 4-5 mln zł. Chcemy od podstaw obudować uczelnię jednolitym narzędziem łączącym wszystkie części. Choć biblioteka raczej zostanie na swoim programie, z którym nowa platforma musi się zintegrować. Jeśli raz wpiszemy studenta w dziale nauczania, będzie widoczny we wszystkich częściach uczelni, także w bibliotece.
Czego oczekujecie od takiej platformy?
Oczekujemy, że to będzie administrowanie studentem i pracownikiem, czyli wszystkie działania związane z prowadzeniem kształcenia studenta: wpisanie go do sytemu, sprawozdawanie jego ocen, egzaminów - także dyplomowych i magisterskich. A poza tym cała administracja, wszystkie materiały dydaktyczne muszą być pomieszczone na tej platformie, np. sylabusy. Jak nauczyciel nie dostarczy sylabusa, system nie pozwoli mu pójść dalej. Jak w każdej społeczności, tak samo w społeczności akademickiej, znakomity procent ludzi jest porządnych i zorganizowanych, ale jakieś 5 procent trzeba ciągnąć za uszy.
Czego by wam w tej chwili najbardziej brakowało, żeby był szybszy obieg informacji w formie elektronicznej? Właśnie takiej platformy?
Tak. Robiliśmy przegląd już istniejących platform i żadna nas w pełni nie zadowala. Chcemy czegoś krojonego na miarę dla nas. A na to potrzeba po pierwsze pieniędzy, te mamy zabezpieczone, choć dla nas kwota 5 mln to jest dużo, cały nasz roczny budżet to ok. 30 mln zł. Wykroić z tego 5 mln jest trudno. Po drugie potrzeba przekonać ludzi, żeby się przesiedli na nowe narzędzie, bo to jest związane z dodatkową pracą, uczeniem się. Niechęć jest, gdy ktoś pracował 10 lat na jednym narzędziu. Mimo, że to nowe może być lepsze, przesiada się z oporami. Ludzie nie lubią zmian. Po trzecie trzeba, żeby ta platforma marzeń działała tak, jak chcemy. Bo już uczestniczyłem w dużym projekcie, który został źle przez firmę wykonany i szybko zaczął się sypać.
Poruszył pan bardzo interesujący aspekt „przesiadania się” na nowe narzędzie. Faktycznie, urzędnik przyzwyczajony do wykonywania codziennie takich samych kliknięć, może bać się zmiany. Czy zaproponujecie mu szkolenia?
Oczywiście, szkolenia są nieodzowne. Nasza uczelnia ma dopiero 20 lat, w tym czasie rozwijała się - najstarsi pracownicy są w wieku 40 plus, połowa w wieku 30 plus. To jeszcze młodzi ludzie, dość skłonni do zmiany. Pod tym względem na pewno mamy łatwiej niż uczelnie zatrudniające osoby tuż przed emeryturą, które trudno nakłonić do zmiany. Chociaż... Tuż po studiach zostałem zastępca burmistrza w Makowie Podhalańskim. Wtedy komputery dopiero wchodziły do administracji. Burmistrz mówi: jedź, kup pierwszy komputer do urzędu gminy. Pojechałem do pobliskiego Bielska, kupiłem komputer - dalekowschodni składak. Wstawiliśmy go do ewidencji ludności. Tam pracowała pani Stasia, która od razu powiedziała: mam rok do emerytury, ja się tego cholerstwa nie dotknę. Po trzech miesiącach pani Stasia przybiegła: panie burmistrzu, komputer się nam zepsuł, nie możemy pracować. Byłem szczęśliwy, jak szybko „przesiadła się”. Gmina liczyła 16 tys. mieszkańców, każdy z nich miał swoją tekturową karteczkę przechowywaną w długiej, drewnianej rynience i trzeba było to wyjmować. I nagle pani Stasia miała na ekranie wszystkie podstawowe dane o człowieku. Dostrzegła niesamowite usprawnienie pracy. Współcześnie efekty usprawnienia nie będą tak spektakularne, bo stara wersja platformy będzie pewnie tylko nieco gorsza niż nowa. Główną przyczyną zmiany jest fakt, że kiedy informatyzowało się uczelnie 20 lat temu, kupowało się poszczególne kawałki sytemu, które nie chciały ze sobą współpracować. Inny program był do płac, inny do kadr, inny do obsługi studentów. Dane trzeba było wklepywać pięć razy albo przenosić z jakiegoś programu do Excela, a stamtąd do kolejnego programu. Teraz przyszedł czas, że musi być jeden program do obsługi uczelni. Poszczególne elementy tego programu pewnie nie będą znacznie bardziej funkcjonalne niż to co mamy, ale ważne jest, że to będzie jedna, wspólna aplikacja, która obsłuży całą uczelnię, a nie 5 czy 7 odrębnych aplikacji, które nie chcą ze sobą kontaktować się. Duży postęp odczują głównie ci, którzy siedzą na styku różnych aplikacji. Ci zaś, którzy będą używali tylko jednej części aplikacji, nie odczują różnicy. Np. w płacach. Choć... i tam zobaczą różnicę, bo nie będą musieli wklepywać imienia i nazwiska, listy godzin, którą ktoś przepracował, bo dostaną to automatycznie z kadr.
Jest rządowy system Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. Ta wasza platforma będzie chyba zawierać podobne elementy.
Zarządzanie dokumentacją to osobny problem. Nawet jeśli do uczelni wpłynie dokument w formie papierowej, już na wstępie zostanie zeskanowany, żeby krążył wyłącznie w formie elektronicznej, z wewnętrznymi podpisami uwierzytelniającymi bez konieczności sięgania na zewnątrz w celu uwierzytelnienia. Każdy quasi-meil przesyłany przez kogoś będzie uwiarygodniony w systemie.
Przyspieszenie cyfryzacyjne to chyba jedyny plus pandemii.
Tak, o ile covid jest zdrowotną i społeczną tragedią, o tyle jeśli chodzi o implementowanie rozwiązań elektronicznych, całościowych, pozwalających na naprawdę dobrą pracę na odległość, to te procesy znacznie przyspieszył.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.