Beata Igielska: Jakie rozwiązania technologiczne wdrożono w czasie pandemii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Katowicach? 

Paweł Kadłubiak: Już w marcu 2020 roku uruchomiliśmy platformę e‑learningową: Google GSuite dla Edukacji (obecnie Google Workspace), wykorzystywaną do prowadzenia około 90 proc. zajęć - czyli niejako podstawową. Platformę – Moodle, z której korzystaliśmy już wcześniej, usprawniliśmy. Wszystkie grupy ćwiczeniowe z systemu dziekanatowego zostały odwzorowane w Google GSuite, co pozwoliło na łatwe zapraszanie tudzież dodawanie studentów do poszczególnych, prowadzonych w ramach nauczania zdalnego, zajęć. Cała komunikacja pomiędzy nauczycielami akademickimi, studentami i pracownikami administracji została oparta o pocztę elektroniczną oraz spotkania wideokonferencyjne Google Meet. W szczycie dziennie przez system przechodziło około 130 000 wiadomości. Wprowadziliśmy również w pełni elektroniczne, tj. bez konieczności wizyty na uczelni, wypożyczanie specjalistycznego oprogramowania laboratoryjnego potrzebnego do prowadzenia zajęć.

Czytaj: Raport: Pandemia przyspieszyła cyfryzację uczelni>>

Pandemia zatem przyspieszyła cyfryzację. 

Zagrożenie epidemiczne niejako wymusiło na całym środowisku akademickim zmiany, które i tak były nieuchronne. Proces ten jednak został przez to znacznie przyspieszony. Zmiana formy prowadzenia zajęć – ze szczególnym uwzględnieniem kształcenia na odległość – nauczyła nas, że potrafimy wypracować w krótkim czasie skuteczne rozwiązania systemowe. Pandemia w sposób znaczący przyspieszyła cyfryzację – oczywiście nie tylko wśród uczelni, ale myślę, że w całej gospodarce. Efekt skali, masowości przyspieszył ten proces w mojej ocenie o kilka lat. Jeszcze 13 marca 2020 roku nikt z nas tak do końca nie wiedział, jak pracować zdalnie – przynajmniej nie w sposób, który obserwujemy dziś. Teraz najważniejsze, żeby nie zaprzepaścić tego, co już mamy, czyli podtrzymać umiejętności wykorzystania tych funkcjonalności wśród wszystkich korzystających z nich grup, dostosować zasady, regulacje organizacyjno-prawne i rozwijać wyposażenie. Doposażamy pracowników, jak i bazę sal dydaktycznych w stosowny sprzęt i oprogramowanie IT.

 

Co ułatwiłoby szybszy obieg informacji w formie elektronicznej?

Z pewnością przydatny byłby sprawny i w pełni funkcjonalny elektroniczny system obiegu dokumentów. Tak naprawdę nie chodzi tylko o Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD), ale właściwie o Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD). To duże wyzwanie dla struktury takiej jak uczelnia wyższa, w powiązaniu dodatkowo ze wszystkimi innymi niezbędnymi systemami informatycznymi zabezpieczającymi wszystkie zachodzące w uczelni procesy.

Jak jeszcze wasza uczelnia poradziła sobie z zarządzaniem w czasie pandemii?

Od początku trwania pandemii podjęliśmy szereg działań w celu zapewnienia bezpieczeństwa studentom i pracownikom. Jeszcze przed oficjalnym potwierdzeniem pierwszego przypadku zakażenia koronawirusem w Polsce, w lutym 2020 roku na stronie internetowej uczelni publikowaliśmy informacje Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz specjalne komunikaty zachęcające do odpowiedzialnej postawy i dbania o zdrowie własne oraz innych. Powołaliśmy Sztab Zarządzania Kryzysowego w związku z podjęciem niezbędnych działań związanych z zapobieganiem rozprzestrzeniania się koronawirusa SARS-Cov-2 wśród wspólnoty uniwersytetu. Do zadań tego zespołu należą m.in.: bieżące dokonywanie analizy sytuacji i oceny możliwości wystąpienia zagrożeń związanych z epidemią, inicjowanie i opracowywanie koniecznych procedur z nimi związanych, współdziałanie z odpowiednimi jednostkami i służbami zewnętrznymi, wydawanie odpowiednich zaleceń i komunikatów, bieżące monitorowanie rekomendacji, zaleceń i wytycznych wydawanych przez organy państwowe, w tym Ministerstwo Edukacji i Nauki oraz Głównego Inspektora Sanitarnego, jak również zapewnienie skutecznej komunikacji wewnętrznej oraz zewnętrznej.

W trosce o bezpieczeństwo studentów i pracowników uniwersytetu do odwołania wstrzymano wyjazdy i przyjazdy z terenów szczególnie zagrożonych pandemią. Budynki natomiast doposażone zostały w termometry zbliżeniowe i środki do dezynfekcji, a także zwiększono częstotliwość sprzątania powierzchni.

Co zrobiliście, gdy już musieliście zawiesić zajęcia stacjonarne?

11 marca ubiegłego roku na mocy zarządzenia rektora zawiesiliśmy wykłady i zajęcia dla studentów, doktorantów i słuchaczy studiów podyplomowych oraz inne formy kształcenia organizowane przez uniwersytet w tradycyjnej formie. Jednocześnie wdrożono kształcenie zdalne - prowadzenie zajęć i konsultacji w formie zdalnej z wykorzystaniem narzędzi informatycznych. Ograniczono dostęp do obiektów uczelni, a nauczyciele akademiccy oraz pracownicy administracyjni rozpoczęli pracę zdalną lub w trybie rotacyjnym. Wychodząc naprzeciw potrzebom studentów, wydłużone zostały terminy opłat czesnego, a także wprowadzono zmiany w realizacji praktyk studenckich. Jednocześnie wdrożono zasady komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej UE w Katowicach w sytuacji epidemicznej z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, zalecając zdalną komunikację z pracownikami uczelni. Wprowadzono tym samym zdalny obieg dokumentów, a także rekomendowano organizowanie spotkań z wykorzystaniem narzędzi elektronicznych. Przygotowany został również katalog praw i obowiązków studentów oraz nauczycieli akademickich związanych ze zdalnym kształceniem oraz opracowano specjalny poradnik dla studentów dotyczący zasad komunikacji i uczestnictwa w zdalnych zajęciach.

 

Wydaje się, że dobrym posunięciem było uruchomienie specjalnego portalu dostępnego w dwóch wersjach językowych (polskiej: www.ue.katowice.pl/koronawirus i angielskiej: www.ue.katowice.pl/coronavirus).

Tak, dobrym. Można tam znaleźć informacje na temat nauki zdalnej, wsparcia technicznego czy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Na portalu dostępne są sekcje przeznaczone dla studentów i pracowników z konkretnymi informacjami oraz filmami instruktażowymi dotyczącymi zdalnego kształcenia. Na bieżąco publikowane są tam również zarządzenia władz uczelni oraz rekomendacje dotyczące zdalnego kształcenia. Celem portalu jest ułatwienie dostępu do informacji na temat organizacji pracy uniwersytetu i zdalnego kształcenia. Dodatkowo na stronie dostępne są informacje na temat wsparcia, które uczelnia oferuje studentom, pracownikom, a także swojemu otoczeniu w związku z pandemią.

A w jaki sposób wykorzystywaliście narzędzia do nauki online?

Chcieliśmy maksymalnie usprawnić procesu zdalnego realizowania zajęć, konsultacji oraz zaliczeń i egzaminów z wykorzystaniem przyjaznych i przede wszystkim dostępnych narzędzi online. Przyjęta na ten czas strategia działania uniwersytetu oparta została na czterech etapach przechodzenia na proces zdalnego kształcenia. W pierwszym etapie dla studentów i nauczycieli akademickich udostępniona została platforma umożliwiająca realizowanie zajęć i konsultacji w sposób zdalny. Drugi etap zakładał możliwość realizowania zajęć (wykładów, ćwiczeń, laboratoriów i innych) online z aktywnym udziałem nauczyciela akademickiego dla całych grup studentów. W tym celu przygotowano szkolenia oraz wideoporadniki z zakresu obsługi platform dla pracowników uczelni. Trzeci etap działań obejmował przygotowanie szczegółowych zasad dotyczących przeprowadzania zaliczeń i egzaminów semestralnych z wykorzystaniem rozwiązań online. Czwarty etap dotyczył możliwości realizowania obron prac dyplomowych z wykorzystaniem narzędzi umożliwiających interakcję zdalną.

 

 

Jako pierwsza śląska uczelnia publiczna ogłosiliście przeprowadzenie letniej sesji egzaminacyjnej w całości online.

To prawda. Już na początku maja odbyły się pierwsze obrony prac dyplomowych z wykorzystaniem technik zdalnych. W kolejnym miesiącu, dzięki wdrożeniu odpowiednich rozwiązań organizacyjnych, odbyła się pierwsza zdalna obrona pracy doktorskiej.

Zarówno pracownikom, jak i studentom udostępnione zostały internetowe zbiory naukowe, a także umożliwiono zdalny dostęp do źródeł elektronicznych, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach przystąpiło natomiast do wirtualnej biblioteki Booksbox. Ponadto w Centrum Informacji Naukowej i Bibliotece Akademickiej (wspólnej bibliotece Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach i Uniwersytetu Śląskiego) uruchomiono specjalne książkomaty umożliwiające bezkontaktowe wypożyczanie zamawianych książek.

Podstawą sprawnego funkcjonowania uczelni w okresie wprowadzonych ograniczeń stało się pełne zaangażowanie całego środowiska akademickiego, bieżące wsparcie techniczne, otwarta komunikacja z nauczycielami akademickimi, pracownikami administracyjnymi oraz studentami, słuchaczami i doktorantami. Działania uniwersytetu w czasie pandemii nie dotyczyły jednak wyłącznie kwestii organizacyjnych.

Co w takim razie jeszcze zrobiliście?

Dołożyliśmy wszelkich starań, by zarówno rekrutacja na rok 2020/2021, jak i kształcenie w kolejnych semestrach przebiegały bezpiecznie i na możliwie najwyższym poziomie, zwróciliśmy także uwagę na kwestię społecznej odpowiedzialności oraz wzajemne wsparcie. Chętnie zaangażowaliśmy się w szereg akcji, których celem była pomoc naszym studentom, pracownikom, kandydatom na studia, a także naszemu otoczeniu. Są to, dla przykładu, takie inicjatywy jak: telefoniczna pomoc uczelnianych psychologów, zbiórka charytatywna Niezależnego Zrzeszenia Studentów Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach dla personelu Szpitala Specjalistycznego w Chorzowie (na potrzeby hospitalizacji osób zakażonych koronawirusem), akcja „Respirator dla Aniołów Stróżów”, której celem było zebranie środków na zakup respiratora dla pacjentów poddanych intensywnej terapii jako odpowiedź na walkę z COVID-19 - jako odpowiedź na apel Szpitala Zakonu Bonifratrów, projekty Chóru UE w Katowicach (np.: #Zostanwdomu, „Aniołem być”, „Modlitwa o tlen”).

Parlament Studencki Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach włączył się też do inicjatywy #WzywamyPosiłki, która zrodziła się w połowie marca w celu okazania wdzięczności i wsparcia pracownikom służby zdrowia walczącym z pandemią koronawirusa SARS-CoV-2 na pierwszej linii frontu. Otrzymane od partnerów Parlamentu Studenckiego produkty, które miały zostać wykorzystane podczas realizowanych przez studentów projektów, zostały przekazane do podmiotów na terenie województwa. Wsparcie otrzymały m.in. Szpital Murcki, Szpital w Czeladzi, Szpital Zakonu Bonifratrów w Katowicach, Bonifraterski Ośrodek Zdrowia, Górnośląskie Centrum Opieki Medycznej oraz Specjalistyczny Transport Medyczny DANRECH. Wykorzystaliśmy także komunikację w mediach społecznościowych. Poprzez wpisy w tej przestrzeni uczelnia aktywnie i na bieżąco udziela informacji. Poza oficjalnymi komunikatami utrzymywany jest też za ich pomocą stały kontakt ze społecznością akademicką. Wykorzystaliśmy również wszystkie możliwości dane przez Ministerstwo Edukacji i Nauki oraz Narodowy Program Szczepień przeciw COVID-19, aby objąć szczepieniami jak najszerszy krąg społeczności akademickiej.

Jak to wszystko wpłynęło na przygotowanie do nowego roku akademickiego? 

Te niejako wymuszone sytuacją aktywności pozwoliły nam przede wszystkim zdobyć potrzebne doświadczenie, którego nikt wcześniej przecież nie miał. Wyłuskaliśmy mocne, ale i słabe strony, wiemy co poprawić, usprawnić. Wypracowaliśmy szereg procedur, nowe kanały komunikacji, stosowne reakcje na bieżącą sytuację epidemiczną. Nie bez obaw, ale bardziej świadomi zarówno zagrożeń, jak i własnych możliwości, planujemy nowy rok akademicki. Wiele z wypracowanych rozwiązań pozostanie z nami na dobre i warto je będzie rozwijać.

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.