Odpowiedź eksperta pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.
Poświadczenie potwierdzające należyte zrealizowanie całego świadczenia może być wystawione tylko i wyłącznie po zakończeniu realizacji umowy. Wystawienie poświadczenia w trakcie wykonywania umowy w sprawie zamówienia publicznego nie jest zabronione, ale treść takiego dokumentu może odnosić się tylko do wykonanej już części zamówienia. Na etapie realizacji zamówienia nie sposób wyartykułować oceny jakości działań wykonawcy odnoszącej się do nierealizowanej jeszcze części świadczenia.
Przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907), nie regulują kwestii związanych ze sposobem wystawiania i treścią dokumentów referencyjnych. Aktem prawnym wskazującym na tego rodzaju dokumenty, choć równocześnie nie regulującym zasad ich wystawiania jest rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. poz. 231).
Uprawnienie do wystawiania dokumentów referencyjnych (poświadczeń) jeszcze w trakcie realizacji umowy wynika pośrednio z treści § 1 ust. 1 pkt 3 oraz § 1 ust. 2 pkt 1 r.w.d. W pierwszym z przywołanych przepisów wskazano, iż dokumentami potwierdzającymi spełnianie warunków udziału w postępowaniu w odniesieniu do doświadczenia wykonawcy może być wykaz wykonanych albo wykonywanych dostaw lub usług wraz z dowodami potwierdzającymi należyte wykonanie lub wykonywanie świadczenia. Przywołane przepisy zakładają więc możliwość posługiwania się dokumentami referencyjnymi wystawionymi jeszcze przed końcowym terminem realizacji zamówienia o ile przedmiotem zamówienia są świadczenia okresowe lub ciągłe.
Za taką interpretacją przemawia przede wszystkim ostatnia części § 1 ust. 1 pkt 3 r.w.d., w którym wprost stwierdza się, iż dowód należytej realizacji może odnosić się do świadczeń aktualnie wykonywanych. W § 1 ust. 2 pkt 1 r.w.d. znajduje się kolejne potwierdzenie możliwości wystawiania poświadczeń w trakcie realizacji umowy. W przepisie wskazano, iż w przypadku nadal wykonywanych dostaw lub usług okresowych lub ciągłych, poświadczenie winno być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert lub wniosków kwalifikacyjnych.
Wystawiając poświadczenie należytej realizacji świadczenia, które nie zostało w całości wykonane należy pamiętać o właściwym sformułowaniu treści takiego dokumentu. Co prawda żaden przepis prawa nie zawiera szczegółowych wytycznych co do treści omawianego poświadczenia, ale logicznym jest to, iż treść poświadczenia sporządzonego w trakcie realizacji zamówienia winna jednoznacznie wskazywać na fakt wystawienia takiego dokumentu jeszcze przed zakończeniem realizacji umowy.
Na prawidłowość powyższej interpretacji wskazuje m.in. orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 12 kwietnia 2011 r. (KIO 684/11), w którym czytamy m.in.: "Niewątpliwy jest, że w miejsce wadliwie przyjętej przez zamawiającego treści siwz odnoszącej się do warunku udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonania oceny jego spełnienia, należy zastosować właściwą regulację, która winna być oparta na treści § 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia o dokumentach. Tym samym w odniesieniu do usług o charakterze ciągłym powinna umożliwiać wykonawcom posługiwanie się doświadczeniem w zakresie usług ciągłych, które są wciąż w trakcie realizacji i nie zostały jeszcze zakończone a są wykonywane należycie".
Podobne stanowisko wyartykułowano w wyroku KIO z dnia 13 listopada 2012 r. (KIO 2379/12), w którym czytamy m.in.: "Tym samym Izba potwierdza wielokrotnie akcentowany w orzecznictwie pogląd, iż - w przypadku usług okresowych lub ciągłych - na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu można wprawdzie składać dokumenty wystawione w trakcie trwania takiej usługi. Jednak są one dowodem należytego wykonywania świadczeń okresowych lub ciągłych jedynie za okres poprzedzający ich wystawienie. Referencje służą wszak udokumentowaniu doświadczenia wykonawcy. Zaś posiadanie przez wykonawcę niezbędnego doświadczenia należy rozumieć jako praktyczną umiejętność zdobytą i ugruntowaną w tracie realizacji podobnego zamówienia. Doświadczenie jest to zbiór niewyuczonych, automatycznych reakcji wynikających z już nabytych praktycznych umiejętności. Proces zdobywania praktycznych umiejętności kształtowany jest przez czynnik czasu czego efektem jest biegłość i wprawa przy wykonywaniu określonych czynności wynikająca z uprzedniego wykonywania analogicznych prac. W ocenie doświadczenia w realizacji umowy nie podlega zatem badaniu realizacja przyszła i niepewna.".
Powyższe przepisy odnoszą się do dostaw i usług o charakterze okresowym lub ciągłym, a więc nie dotyczą innych rodzajów dostaw i usług, a także robót budowlanych. Zasadnym wydaje się więc, postawienie pytania, czy możliwe jest wystawienie poświadczenia potwierdzającego należyte wykonywanie np. robót budowlanych, które nie zostały jeszcze zakończone?
W ocenie autora definitywne przekreślenie możliwości wystawienia takiego poświadczenia nie byłoby zasadne, a jego wystawienie nie stanowiłoby naruszenia przepisów prawa. W praktyce prowadzonych postępowań występują przecież roboty budowlane realizowane etapami, z których każdy może stanowić przedmiot samodzielnego odbioru. W ściśle określonych okolicznościach należałoby więc dopuścić posługiwanie się poświadczeniem wystawionym np. w trakcie realizacji kompleksu sportowo-rekreacyjnego, z treści którego wynikałoby że wykonawca realizuje kompleksowe roboty obejmujące boisko, halę sportową oraz basen, a na dzień wystawienia poświadczenia wykonał prawidłowo halę sportową.
