Ostatnie tygodnie pokazały, jak niewiele firm było przygotowanych na ograniczenie działalności placówek stacjonarnych. Stan pandemii uświadomił potrzebę cyfryzacji wszystkich procesów biznesowych – nie tylko w Polsce, ale na całym świecie.

Biznesy, które dotąd opierały się na placówkach stacjonarnych, jak banki i instytucje finansowe, stanęły przed wielkim wyzwaniem. Pojawiła się presja na zminimalizowanie kontaktu fizycznego i przejście na pracę online.

 

Okazało się, że w Polsce w pewnych branżach nie jest to takie proste. Istnieje szereg rozwiązań technologicznych umożliwiających zdalne zawieranie umów i rejestrację klientów, a także przeprowadzenie zdalnej weryfikacji tożsamości. Choć coraz więcej osób korzysta z bankowości mobilnej, to wciąż dla większości udanie się do placówki banku jest jedyną możliwą opcją rozwiązania sprawy. To dowód, że liczy się nie tylko technologia, ale też zmiana podejścia do sprzedaży czy podpisywania umów. Pandemia nie powinna przecież przerwać ciągłości biznesów – kluczowe jest wykonywanie wszystkich dotychczasowych czynności. Wiele branż skutecznie poradziło sobie z funkcjonowaniem w nowej rzeczywistości i nic nie stoi na przeszkodzie, aby zawieranie umów na odległość, otwieranie kont i prowadzenie biznesu online było możliwe również w instytucjach finansowych.

Co mówią regulacje?

Choć większość biznesów zmierza w stronę coraz większej mobilności, nie można zapomnieć o regulacjach prawnych. Jednym z kluczowych aspektów jest zapewnienie bezpieczeństwa obu stron transakcji, czyli między innymi weryfikacja tożsamości klienta. Przeprowadzenie identyfikacji tożsamości klienta bez jego fizycznej obecności odbywa się przy zastosowaniu środków identyfikacji elektronicznej. KNF za instrumenty najbardziej pewne w zastosowaniu uważa środki identyfikacji elektronicznej, o których mowa w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014 z dnia 23.07.2014 r.

Do weryfikacji tożsamości klienta nieobecnego instytucja finansowa lub bank powinna posłużyć się tylko materiałami pochodzącymi z wiarygodnych źródeł, które potwierdzają tożsamość jak paszport czy dowód osobisty. Dokumentem uzupełniającym potwierdzającym tożsamość klienta i adres jego pobytu może być np. rachunek za media. KNF dopuszcza również możliwość wideoweryfikacji przez banki i instytucje finansowe. Należy jednak spełnić odpowiednie warunki – powinna zostać przeprowadzona analiza ryzyka, która uwzględni model funkcjonowania wideoweryfikacji, możliwe do zastosowania technologie, a także mechanizmy kontrolne, które zapewnią odpowiedni poziom bezpieczeństwa usługi. Do takich mechanizmów kontrolnych należą:

  • Posiadanie przez instytucję formalnie wprowadzonej procedury dot. wideoweryfikacji (m.in. określenie wymogów sprzętowych po obu stronach, określenie ograniczeń, wymóg archiwizowania zapisów wideo itd.).
  • Dokonanie analizy przypadków odmowy nawiązania wideorelacji z klientem.
  • Przeszkolenie pracowników instytucji w zakresie identyfikacji tożsamości klienta i weryfikacji dokumentów.
  • Objęcie wideoweryfikacji odpowiednim systemem kontroli wewnętrznej.

 

Czytaj też: Tymczasowy profil zaufany i wideoweryfikacja mają ułatwić załatwianie spraw w urzędach>>

Regulacje, o których mówi KNF, są w tym aspekcie zgodne z regulacjami obowiązującymi w innych krajach Europy. Środki identyfikacji elektronicznej szczegółowo określa rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014 z dnia 23.07.2014 r. Niestety, trzeba jednak przyznać, że mimo odpowiednich regulacji oraz dostępnej technologii, polskie banki i instytucje finansowe dużo rzadziej korzystają z nowoczesnych rozwiązań weryfikacji tożsamości online.

W innych krajach europejskich wideorozmowy klienta z przedstawicielem obsługującego go banku lub instytucji finansowej odbywają się każdego dnia. Wymagania dotyczące jakości tego procesu oraz jego wymaganych elementów są podane przez odpowiednie instytucje – przykładowo niemiecki BaFin lub FINMA w Szwajcarii. Bazują one na rozporządzeniach unijnych dotyczących przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. W Polsce takim dokumentem jest wydane przez UKNF 5 czerwca 2019 r. stanowisko dotyczące identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości w bankach oraz oddziałach instytucji kredytowych w oparciu o metodę wideoweryfikacji.


Jak weryfikować tożsamość online?

Dostępne technologie umożliwiają przeprowadzenie weryfikacji tożsamości online za pomocą różnych narzędzi. Niektóre firmy korzystają nawet z rozwiązań typu Skype, eksperci nie polecają jednak takiego rozwiązania. Znacznie lepszą i przede wszystkim nieporównywalnie bezpieczniejszą opcją jest użycie specjalnie stworzonego do wideoweryfikacji online narzędzia, które spełnia wszelkie wymagane standardy. Przede wszystkim daje pewność, że zachowane są wszelkie procedury zgodne z rozporządzeniami unijnymi. Ponadto umożliwia skuteczną weryfikację klienta dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji i machine learning. Jednym z takich narzędzi jest Fully-Verified - proste rozwiązanie kierowane do firm bazujących na stacjonarnych placówkach, dla których przejście na pracę online jest kluczowe w celu zapewnienia ciągłości biznesu.

Najczęściej stosowane opcje weryfikacji tożsamości klienta to weryfikacja na podstawie selfie i zdjęć dokumentu oraz wideoweryfikacja na żywo ze specjalistą. Pierwsza z opcji polega na przesłaniu przez klienta zdjęcia i potwierdzeniu go dowodem tożsamości. Bardziej popularnym rozwiązaniem jest jednak wideoweryfikacja. Polega na nawiązaniu połączenia wideo między klientem a pracownikiem obsługującej go firmy / instytucji w celu potwierdzenia tożsamości klienta. Cały proces trwa maksymalnie 5 – 7 minut i w pełni eliminuje możliwość fraudu i podszycia się pod klienta osoby trzeciej. Live-verify doskonale sprawdza się w procesach KYC / AML.

Zalety wideoweryfikacji tożsamości

Obecna sytuacja ujawniła wiele słabości niektórych branż w zakresie weryfikacji tożsamości. Okazuje się, że polskie instytucje finansowe i banki nie są przygotowane na sytuację, gdy jedyną opcją weryfikacji identyfikacji jest identyfikacja online. Takie rozwiązanie niesie jednak ze sobą wiele korzyści. Przede wszystkim, narzędzia takie jak wyżej wspomniane Fully-Verified dobrze usprawniają proces onboardingu i pozwalają na efektywne wykrywanie fraudów i nadużyć. Dają 100% pewności – weryfikacja jest wspierana przez technologię automatycznego rozpoznawania i weryfikacji dokumentów, machine learning i sztuczną inteligencję. Technologia znacznie ułatwia podejście do sprzedaży i finalizacji umów online. Pokazuje, że możliwe jest przeniesienie biznesu na nowy poziom przy zapewnieniu odpowiedniego social distance i jednoczesnym zachowaniu wszelkich wymogów formalnych.

Niezależnie od tego, czy pandemia miałaby miejsce czy nie, większość biznesów i tak stopniowo przenosiłaby kolejne procesy do Internetu. Dlatego zdecydowanie lepiej jest wdrożyć nowe technologie wcześniej, zanim zrobią to wszyscy inni – dzięki temu biznes nie tylko osiąga przewagę technologiczną, ale też wychodzi naprzeciw oczekiwaniom klientów. Nawet gdy w końcu wszystko wróci do normalności, zautomatyzowane procesy będzie można kontynuować i czerpać z nich zyski, przede wszystkim wynikające z obniżenia kosztów placówek stacjonarnych. Weryfikacja tożsamości online jest bowiem środkiem docelowym, a nie tylko tymczasowym.

Łukasz Kwiatkowski – jest CEO w firmie Fully-verified specjalizującej się w zakresie weryfikacji tożsamości.

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.