Starostwa mogą utworzyć wspólną grupę zakupową

Czy starostwa powiatowe mogą wspólnie zlecać wykonanie operatów szacunkowych, dla celów postępowań administracyjnych przez nie prowadzonych w trybie zamówień publicznych?

Czy w tym celu można zawrzeć umowę ramową na dłuższy okres czasu (na przykład na 3 lata) z kilkoma wykonawcami?

W jaki sposób w tym przypadku powinno wyglądać postępowania przetargowe i jak je można przeprowadzić od strony formalnej?

Odpowiedź

Starostwa powiatowe mogą utworzyć wspólną grupę zakupową, to jest wspólnie udzielić zamówienia publicznego i zawrzeć umowę ramową z kilkoma wykonawcami na okres 3 lat.

Uzasadnienie

Możliwość udzielania wspólnych zamówień publicznych uregulowana została w art. 16 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych – dalej p.z.p. Art. 16 ust. 1 p.z.p. stanowi, iż zamawiający mogą wspólnie przeprowadzić postępowanie i udzielić zamówienia, wyznaczając spośród siebie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz. Zamówienia wspólne polegają na możliwości wspólnego działania kilkorga zamawiających, którzy będą mogli powierzyć jednemu spośród siebie przeprowadzenie i udzielenie zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz. Umocowanie dla jednego z zamawiających do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia następuje poprzez udzielenie pełnomocnictwa cywilnego obejmującego upoważnienie do działania w określonym zakresie. Upoważniony zamawiający występuje wówczas jako pełnomocnik pozostałych zamawiających. Podkreślić należy, że wyznaczenie wspólnego zamawiającego nie oznacza, że pozostałe podmioty tracą status zamawiających. Jest to jedynie formalna podstawa dla wyznaczonego podmiotu do skutecznego dokonywania czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w imieniu i na rzecz innych zamawiających.

Ustawa p.z.p. nie określa żadnych warunków, od spełnienia których uzależnione byłoby prowadzenie jednego postępowania przez grupę zamawiających. Zamówienia wspólnego mogą udzielić co najmniej dwa podmioty zobowiązane do stosowania ustawy p.z.p., wówczas gdy przedmiotem ich wspólnego zainteresowania są towary lub usługi z tej samej grupy lub kategorii zamówienia lub roboty budowlane polegające na realizacji inwestycji, dotyczącej obu lub więcej zainteresowanych zamawiających. Ustawa p.z.p. nie ogranicza prawa do wspólnego udzielenia zamówień w zależności od organizacji prawnej zamawiających. Zamówienia takiego mogą udzielać tak gminy, jak i starostwa powiatowe, różnego rodzaju przedsiębiorstwa czy spółki komunalne, szkoły, szpitale oraz każdy inny podmiot zobowiązany do stosowania przepisów ustawy p.z.p.


Zauważyć jednocześnie trzeba, że fakt wspólnego prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez kilku zamawiających nie wyłącza możliwości zawarcia umowy ramowej. Art. 99 p.z.p. stanowi bowiem, że zamawiający może zawrzeć umowę ramową po przeprowadzeniu postępowania, stosując odpowiednio przepisy dotyczące udzielania zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Przepisy p.z.p. nie ograniczają zatem kręgu uprawnionych do przeprowadzenia procedury zawarcia umowy ramowej. Podkreślić trzeba, że powyższy przepis reguluje również procedurę, w jakiej umowa ramowa może zostać zawarta. Zamawiający może ją zawrzeć po przeprowadzeniu postępowania, stosując odpowiednio przepisy o przetargu nieograniczonym, przetargu ograniczonym, negocjacjach z ogłoszeniem.


Zasadniczo, zatem umowa ramowa występuje, jako porozumienie wielostronne zawierane z kilkoma potencjalnymi wykonawcami, co jak się powszechnie podkreśla, zwiększa konkurencyjność później udzielanych zamówień tym spośród uczestników porozumienia, którzy przedstawią w danym przypadku najkorzystniejsze warunki spełnienia świadczenia definitywnego (vide: G. Herc, Zawarcie umowy ramowej, ABC nr 93084). Zauważyć również trzeba, że umowa ramowa jest umową zawieraną na czas określony. W myśl art. 100 ust. 1 p.z.p. umowę ramową zawiera się na okres nie dłuższy niż 4 lata, z tym że ze względu na przedmiot zamówienia i szczególny interes zamawiającego umowa taka może być zawarta na okres dłuższy. Jak w komentarzu do ustawy wskazał J.E. Nowicki, "Za "szczególny interes zamawiającego" należy uznać również sytuację, gdy zawarcie umowy na okres dłuższy niż wskazany spowoduje znaczące oszczędności kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego lub jest to uzasadnione i konieczne ze względu na zdolności płatnicze zamawiającego lub zakres planowanych nakładów oraz okres niezbędny do ich spłaty." (J.E. Nowicki, Prawo zamówień publicznych.
Komentarz, LEX, 2014). Jeżeli natomiast chodzi o przesłankę związaną z przedmiotem zamówienia, to interpretuje się ją jako uwarunkowania techniczne, warunki serwisowania, zanikający charakter rynku danego dobra lub usługi.

Reasumując wskazać trzeba, że starostwa powiatowe mogą utworzyć wspólną grupę zakupową, to jest wspólnie udzielić zamówienia publicznego i zawrzeć umowę ramową z kilkoma wykonawcami na okres 3 lat.