Po urodzeniu dziecka należy je zarejestrować w ciągu 21 dni od uzyskania karty urodzenia. Kartę urodzenia wystawi upoważniona do tego osoba, która odebrała poród – lekarz lub położna. Przekaże ją do USC najpóźniej 3 dni od jej wystawienia. Przed wizytą w USC można się dowiedzieć, czy dokument został już tam przekazany. Jeśli zgłoszenie nie zostanie dokonane w ciągu 21 dni – kierownik USC sam wybierze imię dziecka i zarejestruje jego urodzenie na podstawie karty urodzenia.

Jak zarejestrować dziecko w urzędzie?

Zgłaszając dziecko osobiście w urzędzie należy przygotować dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport), a jeśli załatwia się to przez pełnomocnika – pełnomocnictwo.

Zgłoszenia trzeba dokonać w urzędzie stanu cywilnego (USC) właściwym dla miejsca urodzenia dziecka. Kierownik USC zarejestruje urodzenie dziecka, przekaże jego numer PESEL i zamelduje je. Zgłaszający otrzyma następujące dokumenty: jeden bezpłatny odpis skrócony aktu urodzenia,    powiadomienie o nadaniu numeru PESEL (jeśli dziecko otrzymało numer PESEL) i potwierdzenie zameldowania dziecka (jeśli dziecko zostało zameldowane).

Czytaj w LEX: Właściwość miejscowa kierownika urzędu stanu cywilnego w sprawach rejestracji aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu >

Zgłosić urodzenie dziecka można osobiście w urzędzie lub przez internet. Obowiązek dotyczy wyłącznie dzieci urodzonych w Polsce. Usługa jest bezpłatna.

Kto rejestruje dziecko?

Dziecko może zgłosić matka lub ojciec dziecka, którzy mają ukończone 16 lat i nie zostali pozbawieni zdolności do czynności prawnych. Jeśli mają mniej niż 16 lat lub zostali pozbawieni zdolności do czynności prawnych – dziecko może zgłosić ich przedstawiciel ustawowy, na przykład rodzica lub opiekun matki dziecka.

Sprawdź w LEX: Czy zespół ratownictwa medycznego powinien wystawić kartę urodzenia dziecka, jeśli przyszło ono na świat w domu? >

Jak zarejestrować dziecko w urzędzie online?

Zarejestrować narodziny może każde z rodziców, musi mieć jednak aktualny Profil Zaufany (PZ). Jeśli go nie ma, może go w prosty sposób, bezpłatnie założyć. Dzięki Profilowi Zaufanemu można załatwić wiele innych urzędowych spraw. Może też załatwić tę sprawę z użyciem e-dowodu.

Rodzic posiadający PZ w celu rejestracji dziecka on-line powinien dokonać następujących czynności:

• wejść na stronę www.obywatel.gov.pl
• wybrać usługę, z której chce skorzystać, czyli „Zgłoś urodzenie dziecka”
• na żądanie systemu potwierdzić, że jest matką lub ojcem dziecka i zweryfikować swoje dane
• wprowadzić dane drugiego rodzica
• wpisać dane dziecka
• wybrać adres zameldowania dziecka i sposób odbioru dokumentów (elektronicznie na skrzynkę na ePUAP, osobiście, pocztą tradycyjną)
• zobaczyć podgląd wniosku i podpisać Profilem Zaufanym lub e-dowodem

W zgłoszeniu można podać swój adres e-mail i numer telefonu, na wypadek potrzeby kontaktu przez  kierownika urzędu stanu cywilnego.

Sprawdź w LEX: Czy wydanie aktów urodzenia dzieci w celu uzyskania rodzicielskiego świadczenia uzupełniającego podlega opłacie skarbowej? >

Termin oczekiwania i sposób odbioru dokumentu

Kierownik USC sporządza akt urodzenia w następnym dniu roboczym po dniu zgłoszenia urodzenia – pod warunkiem, że otrzymał kartę urodzenia dziecka. Wybrany sposób odebrania dokumentów z urzędu wpłynie na czas oczekiwania.

Sposób odebrania dokumentów można wybrać w zgłoszeniu. Są trzy możliwości odbioru:

• na skrzynkę ePUAP,
• pocztą tradycyjną,
• osobiście w urzędzie.

Dodatkowe możliwości e-usługi

E-usługa umożliwia nie tylko zgłoszenie narodzin dziecka. Na podstawie elektronicznego zgłoszenia kierownik urzędu stanu cywilnego sporządza akt urodzenia oraz inne dokumenty - jeden bezpłatny odpis skrócony aktu urodzenia, powiadomienie o nadaniu numeru PESEL i – jeśli dziecko zostało zameldowane – także zaświadczenie o zameldowaniu. Wszystkie te dokumenty rodzice mogą dostać drogą elektroniczną.

Warto przeczytać: W rejestrze PESEL dane rodziców i dzieci mogą być automatycznie powiązane>>

Uznanie ojcostwa

Ojciec dziecka powinien wcześniej złożyć oświadczenie o uznaniu ojcostwa, jeśli nie jest mężem matki dziecka. Tylko wtedy kierownik USC może przyjąć zgłoszenie urodzenia od ojca dziecka i wpisać jego dane do aktu urodzenia dziecka.

Takie oświadczenie ojciec dziecka może złożyć przed:

• kierownikiem dowolnego urzędu stanu cywilnego,
• konsulem Rzeczypospolitej Polskiej,
• sądem.

Aby oświadczenie było ważne, matka dziecka powinna je potwierdzić w ciągu 3 miesięcy, licząc od daty złożenia przez ojca oświadczenia.

Sprawdź w LEX: Czy oświadczenie o uznaniu ojcostwa, może być złożone w Urzędzie Stanu Cywilnego przez opiekuna prawnego dziecka? >

Imię dla dziecka

Nie ma sformalizowanej listy imion, które można nadać dziecku, ale są pewne ograniczenia:

• nie można nadać dziecku więcej niż 2 imion,
• imię nie może być ośmieszające ani nieprzyzwoite,
• imię nie może być zgłoszone w formie zdrobniałej.

Można wybrać imię lub imiona obce – na przykład Mercedes, Andrea – niezależnie od obywatelstwa i narodowości rodziców dziecka. Może to być imię, które nie wskazuje jednoznacznie na płeć, ale powszechnie przypisuje się je do danej płci.

Kierownik USC może odmówić przyjęcia wybranych imion dla dziecka. Może tak się stać, gdy uzna, że imiona nie spełniają wymagań, które są wymienione wyżej. W takiej sytuacji z urzędu wybierze imię dziecka. Dzięki temu zarejestruje urodzenie od razu, a zgłaszający dostanie decyzję administracyjną. Jeśli kierownik USC wyda taką decyzję – w ciągu 14 dni można się od niej odwołać do wojewody. Odwołanie należy zanieść do kierownika USC, który wydał decyzję.

Czytaj w LEX: Czy akt urodzenia można traktować jako dokument tożsamości dziecka?  >

Jeśli dziecko urodziło się martwe

Należy wtedy zgłosić urodzenie w ciągu 3 dni od wystawienia karty martwego urodzenia przez osobę, która odebrała poród. Musi ona przekazać kartę do USC w ciągu 1 dnia od jej wystawienia.

Karta martwego urodzenia dziecka zostanie przekazana do USC, jeśli lekarz ustali płeć dziecka. Tylko wtedy można zarejestrować urodzenie w USC. W takiej sytuacji kierownik USC sporządzi akt urodzenia dziecka z adnotacją, że urodziło się martwe. Nie jest wtedy sporządzany akt zgonu.

Czytaj w LEX: Postępowanie szpitala z płodem obumarłym w różnych okresach trwania ciąży a prawa pacjentów (rodziców) >

Jeśli płeć dziecka nie została ustalona – karta martwego urodzenia nie jest przekazywana do USC. Jeśli jesteś osobą uprawnioną do pochówku (na przykład rodzicem dziecka) – lekarz może wystawić na twój wniosek kartę zgonu. Taka karta umożliwi ci pochowanie dziecka bez rejestracji zgonu w USC.

Sprawdź w LEX:  Na jakich zasadach udzielić urlopu macierzyńskiego w przypadku urodzenia martwego dziecka? >

Według stanu na 22 kwietnia 2020 roku z usługi, która uruchomiono 1 czerwca 2018 r., skorzystało ponad 100 tysięcy osób.

Więcej informacji na stronie Ministerstwa Cyfryzacji>>