Rejestr PESEL w świetle nowej ustawy o ewidencji ludności – zakres gromadzonych danych i obowiązki organów rejestrowych

Uchwalona w dniu 24 września 2010 r. ustawa o ewidencji ludności (Dz. U. Nr 217, poz. 1427) zakresem przedmiotowym normowania objęła zasady i sposb prowadzenia ewidencji ludności w Rzeczpospolitej Polskiej, jak rwnież zasady i tryb rejestracji danych gromadzonych w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności, rejestrach mieszkańcw i rejestrach zamieszkania cudzoziemcw.

Zgodnie bowiem z przepisem art. 72 ust. 1 ustawy o ewidencji ludności  ilekroć w dotychczasowych przepisach jest mowa o zbiorze PESEL, zbiorze Powszechnego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL), Centralnej Bazie Danych RCI PESEL, centralnej ewidencji PESEL, należy przez to rozumieć rejestr PESEL. Z kolei ilekroć w dotychczasowych przepisach jest mowa o gminnych zbiorach meldunkowych, zbiorach meldunkowych, zbiorach danych stałych mieszkańców, należy przez to rozumieć rejestry mieszkańców (art. 72 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności ).

Stosownie do postanowień art. 6 ust. 1 w zw. z art. 2 – 3 i w zw. z art. 8 pkt 1 – 26 i w zw. z art. 7 ustawy o ewidencji ludności , rejestr PESEL jest to centralny zbiór podstawowych danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych tzn. obywateli polskich zamieszkujących na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, obywateli polskich zamieszkujących poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej w związku z ubieganiem się o polski dokument tożsamości oraz cudzoziemców zamieszkujących na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej w związku z udzieleniem jednego z tytułów prawnych legalizujących ich pobyt w RP np. prawa pobytu stałego przez obywatela państwa członkowskiego UE, udzieleniem zezwolenia na osiedlenie się itp., innych osób, które obowiązane są do posiadania numeru PESEL na podstawie przepisów odrębnych, prowadzony przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych. W rejestrze PESEL gromadzone są na podstawie przedstawionych dokumentów, ustaleń stanu faktycznego, a w niektórych przypadkach oświadczenia osoby, której dane dotyczą (art. 11 ust. 1 w zw. z art. 12 ust. 1 – 3 ustawy o ewidencji ludności ), kategorie danych enumeratywnie wyliczone w przepisie art. 8 u.e.l., nie wszystkie jednak dane zawarte w 26 punktach powołanego artykułu gromadzone są w stosunku dla każdej osoby (art. 9 ustawy o ewidencji ludności ).

Stosownie do przepisu art. 10 ustawy o ewidencji ludności rejestracji danych w rejestrze PESEL dokonują w określonym zakresie:
1) kierownicy urzędu stanu cywilnego właściwi do sporządzenia odpowiedniego aktu stanu cywilnego i dokonania w nim zmian, kierownicy urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia i nazwiska,
2) organy gminy właściwe do zameldowania na pobyt stały lub czasowy obywatela polskiego, organy gminy właściwe do zameldowania na pobyt stały lub czasowy cudzoziemca, któremu nadano numer PESEL, organy gminy właściwe do wydania dowodu osobistego, organy gminy właściwe do złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL w określonych ustawą przypadkach,
3) wojewoda właściwy ze względu na miejsce zameldowania na pobyt stały w zakresie danych dotyczących obywatelstwa albo statusu bezpaństwowca,
4) organy właściwe do wydania paszportu.

Spośród wymienionych wyżej organów wojewoda, organy gminy właściwe do wydania dowodu osobistego, organy właściwe do wydania paszportu mogą przekazywać dane w wymaganym zakresie za pośrednictwem rejestrów centralnych gromadzących dane dotyczące obywatelstwa, dowodów osobistych i paszportów (art. 10 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności ).

Stosownie do postanowień przepisu art. 10 ust. 4 ustawy o ewidencji ludności organy dokonują rejestracji danych niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia, w którym powstał obowiązek ich rejestracji. Termin ten został przewidziany dla dokonania rejestracji przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.).

W przypadku, gdy dane przekazywane są w formie pisemnej w celu ich rejestracji, ponieważ nie jest możliwe przekazania danych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, rejestracja następuje w terminie nie dłuższym niż 4 dni robocze od dnia, w którym powstał obowiązek ich rejestracji (art. 10 ust. 5 ustawy o ewidencji ludności ).

Na organach rejestrujących ciąży obowiązek sprawdzenia z urzędu danych zawartych w rejestrze PESEL w oparciu o posiadane dokumenty i ustalenia stanu faktycznego (art. 11 ust. 1 ustawy o ewidencji ludności ). Właściwe organy dokonują również sprawdzenia danych zawartych w rejestrze na wniosek osoby, której dane dotyczą, złożony na piśmie albo w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.). W stosunku do osób, które nie posiadają zdolności do czynności prawnych wniosek składa przedstawiciel ustawowy lub opiekun prawny (art. 11 ust. 1 ustawy o ewidencji ludności ). Stwierdzenie niezgodności danych zawartych w rejestrze PESEL z posiadanymi dokumentami lub ze stanem faktycznym, powoduje konieczność usunięcia tej niezgodności przez organ, który stwierdzi niezgodność, a jeżeli organ ten nie jest właściwy to przez organ właściwy do rejestracji danych (art. 11 ust. 3 ustawy o ewidencji ludności ).


Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. Nr 217, poz. 1427)


Pisaliśmy o tym również:
Rejestr PESEL w świetle nowej ustawy o ewidencji ludności – tryby udostępniania danych
Rejestr PESEL w świetle nowej ustawy o ewidencji ludności – kontrola podmiotów wykorzystujące dane zgromadzone w rejestrze