Prawidłowe określenie numeru NIP we wnioskach o płatność j.s.t. w projektach współfinansowanych ze środków unijnych

Obserwując praktykę stosowania prawa można zaobserwować, że dla jednostek samorządu terytorialnego wszystkich szczebli istotnym problemem jest prawidłowe określenie nazwy podmiotu zamawiającego określone towary lub usługi. Problem ten jest szczeglnie widoczny w nazewnictwie podmiotu wskazanego na fakturach zakupu w pozycji Nabywca, ktre są integralną częścią wnioskw o płatność składanych do właściwych Instytucji Zarządzających.

Wśród samorządowców istnieją rozbieżności w zakresie tego, czy w pozycji „Nabywca” należy wpisać nazwę j.s.t (np. Gmina X) czy urzędu obsługującego tę jednostkę (np. Urząd Miasta X) oraz jaki powinien być NIP na przedstawionej fakturze, w przypadku gdy: 
- j.s.t. ma tylko jeden NIP wydany dla urzędu ją obsługującego, 
- j.s.t. ma NIP nadany tylko dla niej, 
- j.s.t. ma NIP i urząd ją obsługujący również ma NIP?

Problematyka właściwego oznaczenia podatnika, którym jest j.s.t. pojawiał się już od dłuższego czasu (por. B. Wołczak, Jakim numerem identyfikacji podatkowej powinna posługiwać się jednostka samorządu terytorialnego?, „Finanse Komunalne” 2010, nr 3, s. 67). Samorządy terytorialne posługują się bowiem albo numerem jednostki jako osoby prawnej, albo numerem urzędu samorządowego. Są też gminy, powiaty i województwa które mają obydwa numery.

Przypomnieć należy, że zgodnie z art. 2 ust. pkt 1-3 ustawy o samorządzie gminnym gmina wykonuje zadania publiczne w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność. Gmina posiada osobowość prawną a samodzielność gminy podlega ochronie sądowej. Gmina nie posiada własnych struktur organizacyjnych, nałożone prawem zadania wykonuje za pośrednictwem urzędu gminy, który realizuje wyłącznie zadania gminy w jej imieniu i na jej rzecz – co wskazuje iż każde działanie podejmowane przez urząd gminy nie jest działaniem samodzielnego podatnika (urzędu), lecz działaniem samej gminy. Zdolność prawną i zdolność do dokonywania czynności prawnych ma wyłącznie gmina, a nie ma takiej zdolności urząd gminy. Oznacza to, iż gmina może występować jako pełnoprawny uczestnik obrotu cywilnoprawnego, do którego mają zastosowanie wszystkie reguły wyznaczające sposób działania osób prawnych.

Z powyższej konstrukcji prawnej jednoznacznie więc wynika, iż urząd gminy uczestnicząc w realizacji określonych zadań spoczywających na gminie, a skutkujących obowiązkiem podatkowym, np. w zakresie podatku od towarów i usług, występuje wyłącznie również jako jednostka organizacyjna działająca w imieniu i na rzecz gminy. Wszelkie więc dokumenty wymagające oznaczenia numerem identyfikacji podatkowej, sporządzane przez urząd gminy w imieniu gminy z tytułu czynności przypisanych prawnie gminom, powinny być sygnowane NIP osoby prawnej, w której imieniu wykonywane są te czynności, tj. w takim przypadki NIP gminy.

Warto w tym miejscu nadmienić, że w niektórych sytuacjach urząd gminy jako jednostka organizacyjna sama w świetle obowiązujących ustaw podatkowych może być podatnikiem bądź płatnikiem. Przykładem takim może być ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych , w świetle której urząd gminy jest płatnikiem podatku dochodowego w stosunku do pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędzie gminy.

Powyższe ustalenia prowadzą do wniosku, że faktury załączone do wniosku o płatność w pozycji „Nabywca” powinny posiadać oznaczenie danej j.s.t., a nie oznaczenie urzędu obsługującego tę jednostkę. Numer identyfikacji podatkowej nie może być w żadnym przypadku używany w oderwaniu od nazwy podmiotu, która występuje w decyzji administracyjnej o nadaniu NIP. Konsekwencją bowiem wydania takiej decyzji jest identyfikacja podatkowa podmiotu, na którym z tytułu posiadanego statusu podatnika lub płatnika ciążą określone obowiązki.

W ocenie autora, w sytuacji gdy gmina ma tylko jeden NIP wydany wyłącznie dla urzędu ją obsługującego, gmina jako j.s.t. winna wystąpić do właściwego organu o nadanie stosownego numeru identyfikacji podatkowej dla niej. Wskazanie na fakturze załączonej do wniosku o płatność w dziale „Nabywca” nazwy urzędu, jest błędem. Tak samo jest błędem posługiwanie się NIP urzędu a nie organu.

W sytuacji gdy jednostka samorządu terytorialnego ma NIP nadany dla niej, wówczas to ten numer NIP powinien figurować na przedstawionej fakturze. W przypadku gdy jednostka samorządu terytorialnego ma swój NIP i urząd ją obsługujący ma swój NIP, wówczas na fakturze załączonej do wniosku o płatność w pozycji „Nabywca” powinna być wskazana gmina, która winna się posługiwać numerem NIP przypisanym dla niej. Jak czytamy w piśmie z 12 marca 2009 r. Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie IPPP2/443-155/09-2/MK: Zdolność prawną i zdolność do dokonywania czynności prawnych ma Gmina, nie zaś Urząd Gminy. Podatnikiem podatku od towarów i usług w stosunku do całej działalności może być wyłącznie Gmina, w żadnym zaś przypadku Urząd Gminy.

Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.)
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r., Nr 14, poz. 176 z późn. zm.)

Pobierz pismo:
Pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 12 marca 2009 r., IPPP2/443-155/09-2/MK