Korzystanie z odpisów dokumentów urzędowych w postępowaniu administracyjnym wymaga w pierwszej kolejności wyjaśnienia samej roli dokumentów, jako środka dowodowego. Dokumenty, obok zeznań świadków, opinii biegłych i oględzin stanowią najczęstsze, ale nie jedyne możliwe środki za pomocą których dąży się do wyjaśnienia sprawy.
Ustawodawca nie zdefiniował w kodeksie postępowania administracyjnego pojęcia dokumentu. Biorąc za punkt odniesienia definicje dokumentu zawarte w innych aktach prawnych, przyjmuje się powszechnie, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Jeżeli taki dokument został sporządzony przez powołane do tego organy państwowe (albo jednostki organizacyjne) w zakresie powierzonych im zadań oraz w przepisanej formie, to stanowi dokument urzędowy (np. akt stanu cywilnego, decyzja o pozwoleniu na budowę, pozwolenie wodnoprawne). Taki dokument ma istotną moc dowodową i stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone. Organy administracji są zobowiązane uznać za udowodnione to, co wynika z treści dokumentu urzędowego. Nie mogą wobec tego swobodnie oceniać ani kwestionować treści dokumentu urzędowego, nie przeprowadzając dowodu przeciwko prawdziwości zawartych w nim informacji.
Przeciwieństwem dokumentu urzędowego jest dokument prywatny, który stanowi jedynie dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie w nim zawarte. Np. dokumentem urzędowym jest akt małżeństwa sporządzony przez Urząd Stanu Cywilnego, który wykazuje, że osoby w nim wskazane pozostają w związku małżeńskim, natomiast oświadczenie o dysponowaniu nieruchomością na cele budowlane stanowi dowód, iż osoba je podpisująca złożyła takie oświadczenie, ale już nie, że takie prawo jej faktycznie przysługuje.
Odpis i wypis dokumentów urzędowych
Odpis dokumentu stanowi dokładne odzwierciedlenie treści jego oryginału. Odpis może być sporządzony w dowolny sposób, nawet poprzez odręczne przepisanie tekstu dokumentu. Szczególną postacią odpisu i tak powszechnie identyfikowaną, jest kopia, która stanowi wierne odwzorowanie (powielenie) oryginalnego dokumentu przy użyciu wybranej techniki reprograficznej np. kserografii, fotokopii, wydruku komputerowego. Umieszczenie na odpisie oświadczenia zaopatrzonego podpisem i zawierającego stwierdzenie jego zgodności z oryginałem stanowi uwierzytelnienie odpisu.
Z kolei wyciąg (wypis) to dokument, który w sposób skrócony lub fragmentaryczny odzwierciedla treść dokumentu oryginalnego.
W postępowaniu administracyjnym moc dowodową posiadają nie tylko oryginalne dokumenty, ale również ich uwierzytelnione odpisy. Ustawodawca daje temu wyraz w treści art. 76a par 1 k.p.a. zgodnie z którym, w postępowaniu administracyjnym wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony odpis lub wyciąg z dokumentu, jeżeli oryginał znajduje się w aktach organu państwowych albo jednostek organizacyjnych, którym przekazano (z mocy ustawy lub porozumienia) załatwianie określonych spraw z zakresu administracji publicznej. Obowiązek przedstawienia takiego odpisu lub wyciągu spoczywa na stronie postępowania. Dopiero, gdy strona nie może sama uzyskać odpisu lub wyciągu z dokumentu, organ prowadzący postępowanie występuje do właściwego organu lub podmiotu z żądaniem jego udzielenia. Organ ma także możliwość przejrzenia oryginału dokumentu znajdującego się w aktach tego organu.
Jeżeli strona dysponuje oryginałem dokumentu (np. uwierzytelnioną decyzją administracyjną), może w toku postępowania administracyjnego posłużyć się jego odpisem, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Poświadczyć dokument za zgodność może jednak wyłącznie pełnomocnik reprezentujący stronę w danej sprawie (za wyjątkiem notariusza), a nie dowolny inny profesjonalny pełnomocnik. Ustawodawca wymaga, by poświadczenie zawierało podpis pełnomocnika, datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, a na żądanie – również godzinę dokonania czynności. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), pełnomocnik powinien stwierdzić to w poświadczeniu. Regulację w zakresie poświadczenia odpisu przez notariusza zawiera ustawa Prawo o notariacie.
Poświadczenie dokonywane przez upoważnionego pracownika
Względną nowością w postępowaniu administracyjnym jest możliwość poświadczania zgodności odpisu dokumentu z oryginałem przez pracownika organu, przed którym toczy się postępowanie. Aby tak się stało, muszą być jednak spełnione następujące warunki:
- poświadczenie zgodności odpisu dokumentu z jego oryginałem musi mieć miejsce w toku postępowania administracyjnego;
- poświadczenia dokonuje pracownik organu prowadzącego postępowanie, posiadający stosowne upoważnienie w tym zakresie, udzielone przez organ administracji publicznej na podstawie art. 268a k.p.a.;
- – poświadczenia zgodności odpisu dokumentu z jego oryginałem dokonuje się na żądanie strony postępowania, która okazuje pracownikowi organu administracji publicznej oryginał dokumentu wraz z odpisem (np. przygotowaną kserokopią dokumentu). Trzeba wyjaśnić, że strona musi dysponować oryginałem dokumentu (czyli w praktyce uwierzytelnionym odpisem) wydanym przez właściwy organ w zakresie swojej właściwości podmiotowej i przedmiotowej. Dlatego np. pracownik organu nadzoru budowlanego nie może poświadczyć aktu stanu cywilnego, jeżeli strona nie dysponuje jego oryginałem.
Treść poświadczenia dokonywanego przez upoważnionego pracownika odpowiada treści poświadczenia pochodzącego od profesjonalnego pełnomocnika strony.
W obu powyższych przypadkach (poświadczenie przez występującego w sprawie pełnomocnika lub upoważnionego pracownika organu prowadzącego postępowanie) poświadczony odpis ma charakter dokumentu urzędowego, co oznacza, że taki dokument na dalszym etapie postępowania nie jest traktowany jako dokument prywatny, ale jako dokument urzędowy, ze wszystkimi tego atrybutami (domniemanie prawdziwości opisanych w nim zdarzeń). Ustawodawca wprowadzając tę regulację miał na celu zmniejszenie uciążliwości polegającej na konieczności wyzbycia się przez strony postępowania, często na długi czas, dokumentów oryginalnych albo poniesienia kosztów ich notarialnego uwierzytelniania bądź uzyskania ich urzędowych odpisów.
Uwierzytelnienie dokumentów prywatnych
Należy podkreślić, że przedstawiona powyżej regulacja kodeksowa w zakresie poświadczeń dotyczy dokumentów urzędowych. Nie ma jednak przeszkody, aby w tym samym trybie poświadczyć dokument prywatny. Nie nada mu to jednak rangi dokumentu urzędowego - to nadal będzie dokument prywatny, który stwierdza, że osoba, która go podpisała złożyła zawarte w nim oświadczenie.
W postępowaniu administracyjnym można korzystać również z nieuwierzytelnionego odpisu dokumentu urzędowego (przede wszystkim kserokopii). Taki dokument ma jednak inną moc dowodową – nie korzysta z mocy dokumentu oryginalnego i musi być oceniany w świetle całego materiału dowodowego.
