Roman G. zwrócił się do gminy miejsca zamieszkania o wydanie zaświadczenia o ostateczności aktu własności ziemi, aby móc założyć księgę wieczystą dla nieruchomości. Wójt wyjaśnił, że kwerenda w aktach wykazała braki w dokumentacji, wobec czego wydanie zaświadczenia takiej treści nie jest możliwe. Roman G. wniósł zażalenie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego, wskazując, że uwłaszczone osoby zostały ujawnione w ewidencji gruntów.
Organ odwoławczy poparł stanowisko wójta. Nie można wydać zaświadczenia, gdy organ nie posiada w swoich rejestrach danych, które mogłyby potwierdzać fakty objęte zaświadczeniem. Nie ma też obowiązku prowadzić postępowania wyjaśniającego, aby ustalić określone fakty czy stan prawny. Zaświadczenie może bowiem dotyczyć wyłącznie niebudzących wątpliwości danych, znajdujących się w ewidencjach organu, rejestrach czy innego rodzaju zbiorach.
Zobacz procedurę: Wydanie zaświadczenia >
W skardze do sądu Roman G. zarzucił organom bierność w wyjaśnieniu sprawy. Zauważył, że skoro na podstawie tej decyzji jego poprzednik prawny został ujawniony w ewidencji gruntów, należało przyjąć, że decyzja ta była ostateczna.
Postępowanie wyjaśniające ma ograniczony zasięg
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi był innego zdania i skargę oddalił. Odnosząc się do zarzutu o zaniechanie podjęcia przez organy czynności w sprawie, wyjaśnił, że wydawanie zaświadczeń odbywa się w drodze odformalizowanego postępowania o charakterze administracyjnym. Dlatego postępowanie wyjaśniające, które może być prowadzone w jego trakcie nie jest obligatoryjne ("organ może przeprowadzić") i zostało zawężone do "koniecznego zakresu" tj. takiego, które pozwoli na urzędowe potwierdzenie treści dokumentów zgromadzonych przez organ (art. 218 par. 2 k.p.a.).W szczególności nie prowadzi się wówczas postępowania dowodowego.
Tak jak stwierdził organ odwoławczy, postępowanie wyjaśniające ma ograniczony zakres, spełnia bowiem tylko pomocniczą rolę przy ustalaniu treści zaświadczenia. Jego przedmiotem są okoliczności wynikające z istniejących ewidencji, rejestrów i innych danych, oraz wyjaśnienie, czy dane te odnoszą się do osoby wnioskodawcy, faktów oraz stanu prawnego, którego poświadczenia domaga się zainteresowany. W jego trakcie niezbędne jest także ustalenie, jakiego rodzaju ewidencja lub rejestry mogą zawierać żądane dane i ustalenia ewentualnych ich dysponentów. To oznacza, że obowiązkiem organu jest zbadanie całości posiadanych zasobów, również archiwalnych, które mogłyby wskazywać na fakty bądź stany prawne, których potwierdzenia żąda wnioskodawca. Chodzi jednak wyłącznie o posiadaną dokumentację, a nie np. zbiory danych posiadane przez strony czy starostwo powiatowe (geodezję).
Sprawdź też w LEX: Czy urząd gminy ma obowiązek pobierania opłaty skarbowej od zaświadczenia o ostateczności aktu własności ziemi? >
Akt własności bez potwierdzenia ostateczności
W tej sprawie akt własności ziemi, który jest decyzją administracyjną, nie zawierał potwierdzenia ostateczności tzn. wyczerpania toku instancji albo jego niezaskarżenia. Akta uwłaszczeniowe, którymi gmina dysponowała nie pozwalały natomiast stwierdzić, czy decyzja została doręczona wszystkim stronom tamtego postępowania. A skoro tak, to organy administracyjne prawidłowo uznały, że nie można wydać zaświadczenia o treści żądanej przez wnioskodawcę. Fakt ten nie wynikał bowiem z dokumentów znajdujących się w rejestrze organu. Wbrew oczekiwaniom skarżącego, wójt nie miał obowiązku próbować ustalić faktu ostateczności decyzji w drodze postępowania dowodowego. Nakładanie na organ obowiązku potwierdzenia danych, którymi nie dysponuje powodowałoby wkroczenie w kompetencje innych organów, co byłoby oczywiście niedopuszczalne.
Wyrok WSA w Łodzi z dnia 24 sierpnia 2023 r. II SA/Łd 554/23