NSA: Urząd może pomóc odnaleźć przodków, ale wniosek musi być precyzyjny

Nie ma przeszkód by żądać udostępnienia księgi stanu cywilnego. We wniosku należy jednak oznaczyć wszystkie akty, tak by urząd stanu cywilnego miał możliwość oceny, czy realizacja żądania nie naruszy danych osobowych osób, których akt dotyczy oraz ich dóbr osobistych. Tak orzekł Naczelny Sąd Administracyjny.

Waldemar M. zwrócił się do urzędu stanu cywilnego z wnioskiem o udostępnienie księgi małżeństw za dany rok. Wyjaśnił, że jest to niezbędne do prowadzonych przez niego poszukiwań genealogicznych oraz badania historii miasta. Kierownik urzędu wskazując na ograniczenie w dostępie do materiałów archiwalnych ze względu na konieczność ochrony dóbr osobistych i ochronę danych osobowych osób, których akty dotyczą, wydał decyzję odmowną. Dodał, że wnioskodawca nie jest osobą uprawnioną do uzyskania nieograniczonego dostępu do aktów stanu cywilnego. Z rozstrzygnięciem tym zgodził się wojewoda.

Wniosek dotyczył wszystkich aktów w księdze

Sąd Administracyjny w Gliwicach uchylił jednak obie decyzje. Jego zdaniem, złożony wniosek obejmował żądanie udostępnienia wszystkich aktów małżeństw zawartych we wskazanej księdze. Udostępnieniu podlegają natomiast nie tylko konkretne akty stanu cywilnego, ale także akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego. Nie ma bowiem podstaw do różnicowania materiałów archiwalnych ze względu na ich rodzaj. W związku z tym, że względem niektórych aktów zawartych w księdze mogą istnieć podstawy do odmowy ich udostępnienia, organy powinny zbadać całą zawartość księgi, pod tym kątem.

Z rozstrzygnięcia nie był zadowolony wojewoda, który wyraził pogląd iż uprawnienia dostępu do akt stanu cywilnego nie można rozciągać na całe księgi. Wprawdzie do udostępnienia akt zbiorowych w tym zakresie zastosowanie znajdują przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, to jednak wyłącznie na zasadzie odesłania (art. 130 ust. 4 ustawy). To oznacza, że priorytet powinny mieć przepisy ustawy o aktach stanu cywilnego, które pozwalają żądać udostępnienia pojedynczych aktów. Weryfikacja całej księgi, pod kątem naruszania dóbr osobistych oraz danych osobowych, czego domagał się od organu sąd, byłaby przy tym na tyle czasochłonna, że nie pozwoliłaby urzędowi wypełnić pozostałych zadań.

Wniosek dopuszczalny, ale trzeba wskazać wszystkie akty

Sąd odwoławczy uwzględnił skargę. Za kluczowy uznał argument dotyczący naruszenia art. 16b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przepis ten w ust. 1 pkt 2 uzależnia możliwość ograniczenia udostępnienia materiałów archiwalnych ze względu na ochronę dóbr osobistych oraz danych osobowych. Ustalenie czy udostępnienie określonych materiałów archiwalnych zagraża dobrom osobistym lub danym osobowym nie może nastąpić w sposób dowolny i w oderwaniu od wskazania osób, których dane bądź dobra osobiste mają podlegać badaniu i osoby wnioskodawcy. Wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych przez kierownika urzędu stanu cywilnego powinien zawierać dane, które umożliwią organowi ustalenie czy zachodzą przesłanki odmowy dostępu do materiałów archiwalnych, o których mowa w tym przepisie. Precyzyjny wniosek umożliwia kierownikowi urzędu określenie grona osób, których dane osobowe bądź dobra osobiste mogą stanowić przeszkodę w udostępnieniu materiałów archiwalnych, a następnie dokonanie oceny czy udostępnienie materiałów jest możliwe z uwagi na ochronę tych wartości.

W realiach sprawy skarżący uzasadnił wniosek m.in. prowadzeniem poszukiwań genealogicznych. Nie wskazał jednak czy te poszukiwania dotyczą jego rodziny, czy osób trzecich. Bez podania tych informacji organ nie był w stanie ocenić czy udostępnienie informacji zawartych w materiałach archiwalnych było możliwe ze względu na brzmienie w/w przepisu i zasadnie odmówił udostępnienia żądanych materiałów.

Nie zgodził się jednak z wojewodą, iż sąd I instancji, dopuszczając możliwość składania wniosku o udostępnienie akt zbiorczych naruszył przepis art. 130 ust. 4 ustawy. NSA podkreślił, że zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, do której przedmiotowy przepis odsyła, do materiałów archiwalnych podlegających udostępnieniu zalicza się nie tylko akty stanu cywilnego, ale także księgi stanu cywilnego. Nie ma zatem racjonalnych przesłanek różnicowania materiałów archiwalnych ze względu na ich rodzaj, na co wskazywał wojewoda. Dlatego, wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych może dotyczyć wszystkich aktów stanu cywilnego zawartych w księdze stanu cywilnego albo aktów stanu cywilnego wyraźnie wskazanych we wniosku.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.

Wyrok NSA w Warszawie z 09.10.2018 r. II OSK 3212/17.