Koniec roku jest, jak zawsze, czasem analizy, kończenia starych spraw i planów na kolejnych dwanaście miesięcy. Tygodnie przed świętami są w wielu kancelariach najbardziej gorącym okresem. Klienci starają się wówczas jeszcze w starym roku uporządkować wiele spraw, które dotąd zalegały. Przychodzą z tym do swoich prawników, którzy są w tym czasie już i tak bardzo obłożeni pracą. Jak przewidzieć takie zachowania klientów? To niestety nie jest możliwe. Warto jednak wcześniej przygotować się do tego. Dużo wcześniej.

Firma usług profesjonalnych, jaką niewątpliwie jest kancelaria prawna, jest jak orkiestra symfoniczna. Dobrze przygotowani muzycy znają partytury na swoje instrumenty. Każdy z nich może dać solowy popis, ale dopiero koncert pod batutą dyrygenta w pełni oddaje ich możliwości. Tylko tak otrzymuje się najlepszy efekt i buduje wrażenie u słuchaczy. W kancelariach prawnych jest podobnie. Prawnicy, specjaliści w danych dziedzinach pod kierunkiem dobrego zarządzającego, który będzie umiał zaplanować priorytety i zadania, a potem je we właściwy sposób egzekwować, mogą stworzyć usługę na najwyższym poziomie.

W polskich kancelariach wciąż brakuje dobrego zarządzania. Zakłada się, że skoro istota merytorycznej pracy prawnika polega na jego samodzielności i posiadaniu dostatecznej wiedzy, to taka osoba poradzi sobie zarówno z pracą dla klienta, jak i pracą związaną z zarządzaniem dużym projektem, czy zespołem ludzi. Takie założenie jest błędne i rodzi wiele problemów. W małych kancelariach brak umiejętności związanych z zarządzaniem nie doskwiera tak mocno, jak w dużych i średnich kancelariach, choć też jest zauważalny.

Czasu mało, terminy gonią, a klienci wydzwaniają

Partnerzy kancelarii to ludzie ponoszący dużą odpowiedzialność przed klientem i często bardzo zajęci. Muszą myśleć nie tylko o prowadzonych sprawach, ale także o własnej firmie, kierunkach jej rozwoju, marketingu i zwiększaniu sprzedaży oraz wszystkich kwestiach finansowych i administracyjnych, które wiążą się z prowadzeniem przedsiębiorstwa. W takich warunkach bardzo łatwo stracić z oczu to co najistotniejsze. Pilne wypiera to, co ważne. W natłoku spraw niecierpiących zwłoki zdarza się odprawić młodszego kolegę proszącego o pomoc lub nie poświęcić wystarczającej uwagi klientowi, który oprócz informacji prawnej potrzebuje kilku słów rozmowy i zapewnienia, że wszystko idzie dobrze. Zapracowani i skupieni na kwestiach merytorycznych nie dbamy o drobiazgi, które budują więź z klientami i pracownikami..

Prawnicy rozumieją specyfikę usług profesjonalnych, ale brak czasu potrafi zburzyć najlepsze plany. Pozostawieni bez wsparcia ze strony partnerów lub szefów, jak wszyscy ludzie, skupią się na sprawach najpilniejszych i bieżących. Bez dobrego zarządzania zabraknie czynności, które mają budować pozycję rynkową. Wizerunek kancelarii nie jest zadaniem tylko dla specjalistów ds. marketingu i public relations, ale dla każdego prawnika, który pracuje z klientem. Natomiast dobra usługa prawna to synonim wiedzy i zrozumienia specyfiki działalności klienta, a także umiejętne budowanie z nim więzi. Kapitałem w firmach usługowych, zwłaszcza usług profesjonalnych, są samodzielni inteligentni specjaliści z wewnętrzną motywacją do realizacji powierzonych projektów na wysokim poziomie. 

Co może zrobić dobry zarządzający?

Dobry przełożony, szef zespołu lub partner powinni pamiętać o motywacji pracowników. Ciągłej motywacji. Nie wystarczy śledzić zestawień sprzedanych klientom godzin. Tak jest najłatwiej, bo można zobaczyć wymierny efekt w postaci czytelnych tabel. Ale to tylko część prawdy o kondycji kancelarii. Nie ma bowiem pewności, że wyniki z tabel utrzymają się lub poprawią. To, co motywuje pracowników może mieć różną postać, zależnie od osoby. Mogą to być oczywiście gratyfikacje finansowe, jednak osoby o wysokim poziomie dochodów oczekują czegoś więcej od pracy – możliwości rozwoju, pracy przy ciekawych projektach, statusu i uznania w firmie i środowisku, zdrowej rywalizacji. Zła wiadomość jest taka, że nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, lepsza – dobry przełożony przy odrobinie wysiłku będzie umiał rozpoznać, co motywuje daną osobę. Zacząć trzeba od małych kroków i poświęcenia większej uwagi ludziom, których ma się w zespole. Należy się też liczyć z tym, że jest to proces ciągły. Zastanawiając się nad sposobami motywacji, należy uwzględnić nie tylko wyniki finansowe, ale także działania podejmowane na rzecz poprawy wizerunku i pozycji rynkowej kancelarii. Takie czynności nie przynoszą zwrotu w krótkim czasie, jednak mają wpływ na osiąganie korzyści przez kancelarię w perspektywie długofalowej.

Klient przychodzi do prawnika po rozwiązanie. Rozwiązanie to, jeśli sprawa nie jest szczególnie beznadziejna, są w stanie zapewnić mu prawnicy w większości kancelarii, do których trafi. To, co nas może odróżnić od konkurencji i spowodować, że zdobędziemy lojalnego klienta, to sposób, w jaki podamy mu to rozwiązanie. Zdolny dyrygent tak pokieruje orkiestrą, by ta poszła w odpowiednim kierunku i zadbała o znaczące szczegóły, które wpłyną na ogólne wrażenie. Nie zapominajmy o tym, szczególnie w sytuacjach, kiedy terminy gonią, a poziom zdenerwowania rośnie. Nasz klient też jest zapracowany i oczekuje odpowiedniego traktowania.