Panie Dyrektorze, po pierwsze -  dlaczego jest jeden Centralny Ośrodek, przypomnijmy, że pomysł zrodził już jakiś czas temu i początkowo działało kilka ośrodków wydruku?

Pierwsze próby tworzenia centrum druku miały miejsce już około 10 lat temu. W różnym czasie powstawały ośrodki druku, czego wynikiem było funkcjonowanie pięciu centrów w różnych lokalizacjach - w Szczecinie, Łomży, Raciborzu, Lublinie i Krakowie. Funkcjonowanie kilku ośrodków centralnego druku, a co za tym idzie - zebrane w tym obszarze doświadczenia, dało asumpt do podjęcia przez Ministerstwo Sprawiedliwości decyzji, która zmierzała do optymalizacji funkcjonowania centralnego druku w każdym wymiarze, finansowym, kadrowym i organizacyjnym. W rezultacie w drugiej połowie 2022 r. decyzją Ministra Sprawiedliwości postanowiono o konsolidacji centralnego druku, powierzając koordynację i procesy zarządcze w tym zakresie dyrektorowi Sądu Apelacyjnemu w Katowicach. Obecnie całość zadań związanych z centralnym drukiem prowadzi jeden ośrodek – Centrum Cyfryzacji Obsługi Druku w Raciborzu (CCOD). Posiada on bardzo nowoczesny park maszynowy w postaci drukarek produkcyjnych oraz wysoko wydajnych kopertownic, zatrudniając jedynie 10 osób. Centralizacja systemu druku pozwala na zawieranie najkorzystniejszych umów na zakup maszyn, zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne, czy zakup usługi serwisu, co przekłada się finalnie na niższe koszty, niż to miało miejsce w czasie funkcjonowania kilku ośrodków. Obecnie Centrum Cyfryzacji Obsługi Druku zapewniaj pełna obsługę wszystkich sądów w zakresie drukowania przesyłek sądowych.

Czytaj: Z sądu do sądu mailem, potem pocztą do obywatela - miało być szybciej, są problemy >>

Ile przesyłek "wychodzi" każdego dnia z Centrum?

Dzienny wolumen wysyłany przez Centrum Cyfryzacji Obsługi Druku to około 120 tys. przesyłek sądowych.

O jakie przesyłki chodzi?

Usługa centralnego druku jest wykorzystywana w przypadku wysyłania pism sądowych, które nie wymagają odręcznego podpisu sędziego lub pracownika sądu. Przykładem tego rodzaju pism są zawiadomienia, pouczenia, wezwania, pisma przewodnie, przy których wysyłane są odpisy pism doręczanych przez sąd itp.

Jak to wygląda w praktyce?

Pracownik sądu, wykonując swoje obowiązki służbowe, po przygotowaniu pisma sądowego systemie teleinformatycznym, ma możliwość zaznaczenia w nim, że dana przesyłka ma trafić do CCOD. Jeżeli przesyłka jest w taki sposób oznaczona, następuje jej przetworzenie, w wyniku czego następnego dnia rano pismo sądowe jest widoczne w systemach teleinformatycznych CCOD. Po jego przetworzeniu, polegającym na przesłaniu z sądowych systemów teleinformatycznych do systemu obsługującego druk centralny, następuje drukowanie i pakowanie pisma sądowego do koperty. Ostatnim etapem jest przekazanie zaadresowanej koperty z pismem sądowym operatorowi pocztowemu, które odbywa się dwa razy dziennie. W tym miejscu chciałbym podkreślić bardzo istotną kwestię. CCOD nie ingeruje w żaden sposób w treść przygotowanych przez sądy, pism. Nie jest to możliwe choćby z powodów technicznych zabezpieczeń systemów teleinformatycznych, stąd jakiekolwiek modyfikacje pism sądowych są wykluczone. Właścicielem pisma od początku do końca, jest dany sąd, który bierze pełną odpowiedzialność za jego treść. Dotyczy to również adresów. Jeżeli przesyłka sądowa zawiera błąd, np. niewłaściwy lub niekompletny adres, błędny kod pocztowy, ostatecznie nie zostanie doręczona. W takich przypadkach taka przesyłka trafia ponownie do sądu, który odpowiednio ją koryguje.

 

Czyli istotny czynnik ludzki jest istotny...

To jest zrozumiałe i oczywiste. Każdy system obarczony jest ryzykiem błędu ludzkiego. Staramy się te błędy niwelować w każdy możliwy sposób. Ściśle współpracujemy w tym obszarze z operatorem pocztowym i takie przesyłki są identyfikowane i przekazywane zwrotnie do konkretnego sądu, celem ich skorygowania.

W takim razie co powinno się zmienić, albo zostać usprawnione, żeby system działał lepiej?

Cały czas pracujemy nad usprawnieniami, w szczególności w obszarze systemów teleinformatycznych. W tej chwili priorytetem jest zintegrowanie dwóch takich systemów, nad czym pracuje Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości, we współpracy z dyrektorami sądów apelacyjnych. Istotna jest również kwestia przewidywalności systemu teleinformatycznego w takim sensie, że zidentyfikuje przesyłki z błędem w adresie lub brakiem kompletności. Celem takiej funkcjonalności będzie wyeliminowanie przypadków niedoręczania przesyłek na skutek błędu pracownika sądu popełnianego na etapie przygotowania pisma sądowego.

Czy takie błędy są częste?

Nie. Relatywnie błędów tego rodzaju nie jest dużo, natomiast dla nas każda przesyłka, nawet pojedyncza, jest istotna. Chodzi przecież o terminowe doręczanie korespondencji sądowej, co ma istotny wpływ na przebieg postępowania sądowego ze wszystkimi tego konsekwencjami.

Jakie są wyzwania na przyszłość - czy jest szansa, że w ten sam sposób wysyłane będą pozostałe przesyłki?

W obecnej rzeczywistości ograniczenia techniczne nie istnieją. Proces druku w CCOD został zaprojektowany w taki sposób, że jesteśmy  w stanie zapewnić druk w pełnej skali, biorąc pod uwagę liczbę sądów w całym kraju. Barierą, która uniemożliwia wysyłanie, jeżeli nie całości, to znacząco większego wolumenu, są przepisy powszechnie obowiązującego prawa. Regulują one bowiem rodzaje pism, które mogą zostać wysyłane z wykorzystaniem usługi centralnego druku, czyli jak wspomniałem - te, które nie wymagają odręcznego podpisu. Jeżeli będzie możliwość stosowania podpisów elektronicznych, to każda przesyłka może być drukowana i nadawana przez CCOD.

Barierą jest tylko podpis?

Tak. W obecnym stanie prawnym jest to jedyne ograniczenie. Musiałyby nastąpić zmiany w obszarze legislacyjnym, umożliwiające stosowanie podpisów elektronicznych. Jeśli sędzia będzie mógł składać podpis elektroniczny na jakimkolwiek piśmie, nie będzie żadnych przeszkód, żeby je wysłać przez CCOD. Zresztą od stycznia 2024 r. znaczna część administracji publicznej, w tym sądy powszechne, przejdzie na system elektronicznego zarządzania dokumentacją. Większość pism wysyłanych w ramach resortu sprawiedliwości będzie przesyłana elektronicznie z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Zmiany musiałaby nastąpić również w procedurach związanych z postępowania sądowymi.

 

Sądy są chętne?

Sytuacja w tym zakresie jest zróżnicowana. Część sądów w sposób bardzo świadomy korzysta z usługi centralnego druku, wykorzystując go w zadowalającym stopniu. Cześć natomiast wykazuje pewną rezerwę w tym zakresie, która wynika z braku przekonania o skuteczności i efektywności centralnego druku. Wynika to m.in. z absolutnie mylnego przekonania i prawdopodobnie z braku ogólnej informacji o sposobie dystrybucji przesyłek pocztowych. Wiemy, że w dzisiejszych czasach nie ma to żadnego znaczenia miejscowość wysłania listu, ponieważ w każdym przypadku, i tak musi ona trafić do miejsca, w którym dokonuje się sortowania, w zależności od adresów, na które mają zostać doręczone. To oczywiste, że przesyłki nie docierają do adresatów bezpośrednio z placówki, w której nadaliśmy list. Należy jednak zaznaczyć, że systematycznie zwiększa się udział dostarczanej korespondencji CCOD, co wynika m.in. z prowadzonego, przez Sąd Apelacyjny w Katowicach, ciągłego procesu monitorowania i raportowania przesyłek sądowych ekspediowanych przez CCOD. Pozwala to generować szczegółową informację o liczbie przesyłek sądowych realizowanych przez CCOD, którą przekazujemy do sądów celem zachęcenie ich do większej aktywności w obszarze ekspedycji przesyłek sądowych.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.