To, jak ważne są nowe technologie, pokazały m.in. ubiegłoroczne badania i raporty dotyczące kancelarii prawniczych, w tym czwarta edycja Wolters Kluwer Future Ready Lawyer.

Wzrost zainteresowania narzędzia LegalTech to m.in. efekt pandemii i konieczności radzenia sobie w dobie obostrzeń. Z badania wynikało, że tylko 35 proc. badanych prawników przyznaje, że ich organizacja jest bardzo dobrze przygotowana do radzenia sobie z rosnącym znaczeniem technologii prawniczej; 34 proc. myśli tak o radzeniu sobie ze zwiększoną ilością i złożonością informacji, a 36 proc. widzi potrzebę wychodzenia naprzeciw zmieniającym się oczekiwaniom klientów/managerów. Wskazano równocześnie coś - na co zwracają uwagę i dzisiaj rozmówcy Prawo.pl - że zmiany wymuszać będą sami klienci, bo klient korzystając z IT tego samego wymagać będzie od swojego pełnomocnika.

Wolters Kluwer Polska uruchamia właśnie platformę Prawnik360, która ma nie tylko pomóc w poruszaniu się po świecie nowych technologii, ale być także miejscem wymiany dobry praktyk i swoistą mapą dla nowoczesnych kancelarii. - Chcemy, aby prawnicy mieli wygodny dostęp do praktycznej, nowoczesnej wiedzy. To swoiste vademecum biznesowe dla kancelarii jest opracowane w modelu „problem – gotowe rozwiązanie”. Dzięki temu pozwala optymalizować procesy i znaleźć odpowiednie narzędzia pracy, także z obszaru LegalTech. Taka wiedza stanowi klucz do zwiększenia efektywności, zarówno prawnika, jak i całej kancelarii - mówi Włodzimierz Albin, prezes Wolters Kluwer Polska. 

Zobacz w LEX: Narzędzia marketingu prawnika w internecie - jak dać się zauważyć? >>>

 

Unikasz nowych technologii? Szkodzisz także klientowi

Tomasz Palak, radca prawny, tomaszpalak.pl podkreśla, że prawnicy nie tylko potrzebują obecnie nowych technologii, ale wręcz unikając ich szkodzą naraz sobie i klientom.  - Zakres, który będzie dla nich przydatny, to przede wszystkim automatyzacja prostych i powtarzalnych czynności - zarówno stricte prawnych, jak i odnośnie kontaktu z klientem czy marketingu. Dlatego będąc prawnikiem podpowiadałbym zwłaszcza programy ułatwiające zbieranie danych - zarówno z "zewnątrz" jak na przykład nowe projekty ustaw czy decyzje urzędów, jak i "wewnątrz". Tu przydadzą się narzędzia przeszukujące naszą bazę dokumentów czy podpowiadające postanowienia umów. Nie mogę także nie wspomnieć automatyzacji tworzenia treści - prawniczych i nie tylko - mówi.

Czytaj w LEX: Zawodowy pełnomocnik w social media - aspekty praktyczne >>

Wskazuje również na przydatność sztucznej inteligencji. - Póki co trzeba po niej weryfikować pracę, ale wyręczy nas w procesie zbierania czy systematyzowania informacji. Ułatwi też ich porównanie. Nie patrzmy jednak na LegalTech w ten sposób ("odległe roboty"), tylko jako uproszczenia naszej codziennej pracy i nie unikajmy - dodaje. 

Adwokatka Paulina Rzeszut, Kancelaria Adwokacka Paulina Rzeszut zwraca uwagę na jeszcze jedną kwestię. - Często nawet młodzi pokoleniowo prawnicy nie mają odpowiednich umiejętności do posługiwania się narzędziami albo poziom wykorzystania ich oraz wiedza o nich jest powierzchowna. Prawnicy potrafią wstawić post na Facebooka, Instagrama, a już z pełnym i prawidłowym wykorzystaniem funkcjonalności programów dedykowanych prowadzeniu kancelarii mają problem. Należy próbować wykorzystywać różne rozwiązania techniczne i oprogramowania, często stosowanie narzędzi jest intuicyjne, można się w prosty sposób nauczyć obsługi systemu czy oprogramowania. Zresztą coraz więcej kancelarii zauważa wiele zalet wykorzystywania  programów do prowadzenia spraw kancelarii, programy m.in. ułatwiają podział pracy, kontrolują czas pracy oraz rozliczenia co ma bezpośredni wpływ na obniżenie kosztów działalności gospodarczej  oraz ma  pozytywny wpływ na lepsze zarządzanie czasem czy skuteczniejsze zarządzanie zespołem - mówi. 

Zobacz w LEX: Wizerunek kancelarii prawnej - jak mu pomóc? >>

Jak dodaje, do takich rozwiązań muszą się jeszcze przekonać kancelarie butikowe. - Średnie oraz większe kancelarie już od kilku lat rozumieją konieczność korzystania z programów do zarządzania pracą kancelarii, można też powiedzieć, że zalety systemów do zarządzania pracą są przez takie Kancelarie  także bardzo doceniane.  Kancelarie butikowe muszą się jeszcze do takich programów przekonać, ale Instytut Legaltech przy Naczelnej Radzie Adwokackiej oraz Prezydium NRA pracuje nad promowaniem i popularyzacją wykorzystania nowych technologii i narzędzi LegalTech w pracy członków samorządu adwokackiego. Optymistyczny jest fakt, iż portal sądów powszechnych przyjął się, dobrze wśród środowiska adwokackiego oraz  została pozytywnie przyjęta przez adwokatów  eLegitymacja. Nowych technologii nie można się bać, trzeba się ich natomiast nauczyć.  Należy się przełamać i spróbować wykorzystywać oprogramowania, każdy użytkownik aplikacji uczy się stosować oprogramowanie również na na błędach jakie popełnia w ramach korzystania z rozwiązania  - podsumowuje.

Czytaj: 

 

Drogo? I tak się zwróci

Mecenas Rzeszut przyznaje, że istnieje wśród m.in. adwokatów przekonanie, że za tego typu narzędzia trzeba dużo zapłacić i, że mogą być zawodne. -  Jednak jak popatrzymy na wysokość opłaty za dostęp do oprogramowania i zestawimy ją z zaoszczędzony czasem, lepszym komfortem prowadzenia spraw, w tym z lepszym rozplanowaniem i kontrolą pracy, to ponoszony koszt z tytuły opłaty za dostęp na pewno zwraca się.  Co więcej to też zysk w zarobkach - bo dzięki dobremu zarządzaniu pracą w kancelarii możemy więcej zarobić i to w krótszym czasie. Kolejnym atutem i wartością jest kwestia uporządkowania swojej pracy. Jednym z głównych wyzwań naszej pracy jest to, że często nie wiemy co się wydarzy w danym dniu, w każdej chwili może pojawić się nowy klient, któremu należy szybko pomóc, lub sprawy które są przez nas prowadzone mogą mieć komplikacje, a te okoliczności będą absorbować nasz czas. Codziennym problemom kancelaryjnym musi sprostać fachowy pełnomocnik. Programy mogą mu pomóc w  określeniu co jest priorytetem, a co może poczekać, oprogramowanie może przypomnieć o ważnych terminach lub za sprawą oprogramowania można zmienić plan pracy zespołu. Systemy do zarządzania pracą chronią nas przed swoistym chaosem - dodaje.

Sędziowie też widzą w LegalTech duży potencjał 

Potencjał w nowych technologiach widzą też sędziowie i to w wielu obszarach. - Pracuję w Wydziale Gospodarczym Sądu Rejonowego, mam do czynienia z profesjonalnymi stronami przedsiębiorcami - techniczna świadomość tych osób jest zazwyczaj większa niż zwykłego Kowalskiego. Aktualnie istnieje Sądowy Portal Informacyjny, poprzez który strona może dowiedzieć się o stanie  swojej sprawy, ale uważam, że powinien stać się narzędziem umożliwiającym kontakt pomiędzy  stroną a sądem, tak jak się kontaktujemy z bankiem na zasadach pełnego bezpieczeństwa, by obywatel mógł napisać z komórki,   z komputera  bez konieczności wizyty na poczcie - mówi sędzia Katarzyna Orłowska- Mikołajczak z Sądu Rejonowego w Koszalinie. 

Dodaje, że powinna być też możliwość składania w ten sposób pism procesowych, przynajmniej w prostych sprawach, czyli np. do 10 tys. zł. Jak mogłoby się to odbywać? - Przykładowo portal na podstawie odpowiedzi na proste, określone pytania powinien przygotowywać takie pismo procesowe, dzięki temu nie trzeba będzie sprawdzać go pod względem formalnym , bo na etapie składania będzie kompletne, można by też od razu opłacić  pozew on line   i to w sposób prawidłowy - zaznacza.  W jej ocenie  można też usprawnić obsługę interesantów w sądach. - Być może powinien być taki centralny chatbot, który odpowiada na proste pytanie np. ile kosztuje sprawa o tysiąc złotych, jak założyć pozew gdy mój były mąż nie płaci alimentów, o której przyjść do sądu, co zabrać na salę sądową, gdzie złożyć pozew, w jakim wydziale, co znaczą pouczenia itp., itd.  Bo nowe pokolenia o wszystko "pyta" telefon, sprawdza wszystko w internecie i sądy powinny to umożliwiać,  do tego informacja z Sądu byłaby prawidłową,  zweryfikowaną,  a chatbot bylby dostępny całą dobę dodaje sędzia.

Czytaj: Lawinowy przyrost orzeczeń: nowe technologie na ratunek? – najnowszy raport ekspertów Wolters Kluwer>>


Sztuczna inteligencja w służbie sędziego, ale pod warunkami 

Sędzia dodaje, że nowe technologie mogłyby także usprawnić pracę sędziego. - Przykładowo jako sędzia, który pracuje w wydziale gospodarczym i tworzy plany rozpraw, żmudne, pracochłonne, wymagające czasu, uważam że pomocne byłoby gdyby wszystkie pisma były w wersji plików tekstowych i - co więcej - żeby na podstawie pozwu, odpowiedzi na pozew system automatycznie generował plan rozprawy - wskazując o co strony wnoszą, jakie mają zarzuty wobec siebie, jakie wnioski dowodowe. Sędzia rozstrzygałby jedynie ile czasu na to poświęcić. Tak naprawdę  plan rozprawy  jest jak "mind map", mówi nam co musimy zrobić żeby sprawę rozpoznać i wydać ostateczne rozstrzygniecie. Gdyby te plany rozprawy tworzyły się automatycznie to zaoszczędziłoby dużo czasu - mówi sędzia. 

- Kolejnym obszarem, w których program mógłby nam pomagać jest pisanie uzasadnień, ale tylko w zakresie stanu faktycznego i żądań stron. Rozważania prawne wolę - jako sędzia - sama pisać, bo wiem co doprowadziło mnie do wydania wyroku w sprawie . Pamiętajmy jednak, że uzasadnienie składa się z trzech części - wstęp, stan faktyczny i rozważania prawne. Uważam, że sztuczna inteligencja mogłaby nam pomagać właśnie w tych dwóch pierwszych obszarach. Ale wydanie wyroku w sprawie  co do tego czy udzielić ochrony prawnej czy też nie stronie, czy racje ma powód czy pozwany zawsze powinno  należeć do sędziego. To jest minimalny standard gwarancji procesowych w obszarze praw człowieka  - dodaje sędzie. 

W jej ocenie można by też usprawnić samo wyszukiwanie orzeczeń, bo w tej chwili - w jej ocenie - narzędzia, które są są zbyt mało precyzyjnie. - I kolejna kwestia każde uzasadnienie powinno być automatycznie zaciągane do bazy w sposób zanonimizowany i... analizowane. Dlaczego? Bo nadal orzecznictwo w zależności od sądu się różni - mówią nam o tym pełnomocnicy.  Gdyby był system, który by zbierał informacje jakie są przykładowo rozstrzygnięcia w sprawie  zadośćuczynień w zbliżonych stanach prawnych  w  poszczególnych apelacjach, czy jak sędziowie orzekają w sprawach dotyczących ubezpieczeniowch i innych, można by to orzecznictwo w większym zakresie ujednolicać  - mówi.

 

Prawnik360 na pytania o LegalTech odpowie 

Marcin Zręda, dyrektor Rynku Usług Prawnych i Przedsiębiorstw podkreśla, że w Wolters Kluwer Polska od ponad 20 lat obserwowany jest rozwój kancelarii prawnych w Polsce i na świecie. - Mamy świadomość, że każdy klient ma swoje unikalne potrzeby i wymagania, ale też, że istnieją standardy rynkowe i sprawdzone schematy działania. Dlatego staramy się jak najlepiej poznać procesy naszych klientów, aby móc dostosować się do ich oczekiwań, proponować usprawnienia, automatyzację czy wykorzystanie najnowszej technologii - zaznacza. 

Czytaj: 

 

Dodaje, że platforma Prawnik360 jest efektem współpracy z klientami i znajomości sposobu ich pracy. - Budując tę koncepcję myśleliśmy o tym by stworzyć jedno miejsce do dzielenia się najlepszymi praktykami, zaproponować mapę, po której nawiguje każda nowoczesna kancelaria. Każdy właściciel czy pracownik kancelarii, według własnych potrzeb, może swobodnie wybierać destynacje na owej mapie. Mamy świadomość, że część przedstawionych procesów to chleb powszedni w niemal każdej kancelarii prawnej. Z naszych obserwacji rynku wynika jednak, że istnieją mniej znane procesy np. zarządzanie sprzedażą, marketing i wiele innych, których wdrożenie może zaowocować wzrostem efektywności, sprzedaży usług czy poprawą relacji z klientami - dodaje.
 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.