Opracowanie przygotowała Krajowa Izba Radców Prawnych we współpracy z ekspertami: prof. Ryszardem Sowińskim, doradcą kancelarii w obszarze zarządzania oraz Bartłomiejem Majchrzakiem, doradcą kancelarii w obszarze transformacji technologicznej. Projekt koordynowała Agnieszka Borska, doradca kancelarii w obszarze HR i organizacji pracy. Jak podkreślają autorzy, to praktyczny przewodnik, pozwalający na wybór odpowiedniego oprogramowania dla kancelarii.

Link do raportu>>

Już w V edycji raportu Future Ready Lawyer przygotowanego na zlecenie Wolters Kluwer zwracano uwagę, że obecny rok w kancelariach i działach prawnych ma upłynąć m.in. pod hasłem wprowadzania ułatwień związanych ze sztuczną inteligencją. Spodziewało się tego aż 73 proc. badanych prawników. 87 proc. potencjał widziało natomiast w nowych technologiach, które miałyby służyć m.in. zwiększaniu wydajności. Na opracowanie to powołali się też autorzy raportu „Programy do zarządzania kancelarią prawną. Jak wybrać i wdrożyć najlepszy program dla Twojej kancelarii?".  

Czytaj: Sztuczna inteligencja, nowe technologie, talent - trzy kluczowe trendy dla prawników >>

Nowe technologie to nie trend a konieczność

Jak podkreśla Włodzimierz Chróścik, prezes KIRP, wykorzystanie nowych technologii w branży prawnej to nie tylko trend, ale przede wszystkim konieczność, która niesie ze sobą obietnicę znaczącej przewagi konkurencyjnej. - Wybierając oprogramowanie do zarządzania kancelarią, prawnicy stają przed szansą przekształcenia swojej codziennej praktyki w znacznie bardziej efektywną i zorganizowaną maszynę - mówi w rozmowie z Prawo.pl.

Dodaje, że jeśli chodzi o wyzwania z tym związane, kluczowe wydają się trzy. - Po pierwsze – jak zawsze – bezpieczeństwo. Dane, na których pracują prawnicy, są nie tylko cenne, ale i wrażliwe. Dlatego priorytetem jest wybór narzędzi, które nie tylko chronią te informacje przed niepowołanym dostępem, ale również spełniają stosowne wymogi prawne – a więc oferują m.in. solidne szyfrowanie i zaawansowane metody uwierzytelniania. Druga sprawa to interoperacyjność i funkcjonalność. By nie utonąć w morzu technologicznych możliwości, trzeba wybierać te rozwiązania, które będą sprawnie współgrać z innymi, równolegle stosowanymi narzędziami. Dlatego dobrze sprawdzają się narzędzia modułowe, umożliwiające dostosowanie funkcjonalności do specyficznych wymagań danego zespołu. Płynna integracja oznacza mniej przestojów i bardziej efektywną pracę. I wreszcie trzecia kwestia – pieniądze. Choć każda kancelaria musi uważać na koszty, warto pamiętać, że na technologii nie zawsze opłaca się oszczędzać. Niska cena początkowa może oznaczać wyższe koszty operacyjne w przyszłości. Mamy oczywiście na rynku wiele darmowych, open source’owych rozwiązań i one też sprawdzają się w wielu sytuacjach, ale czasem lepiej jest po prostu opłacić porządną licencję - podkreśla prezes.

Zaznacza, że podejmując decyzję o wyborze oprogramowania do zarządzania kancelarią prawną, warto kierować się nie tylko chłodną kalkulacją, ale również otwartością na nowości, które mogą znacząco podnieść jakość i efektywność pracy. - Ostatnie lata doświadczeń na rynku usług prawnych dowiodły, że to inwestycja, która przynosi wymierne korzyści zarówno w krótkiej, jak i długiej perspektywie - podsumowuje.

 

AI narzędziem a nie przeszkodą

- Z zadowoleniem obserwuję, jak sztuczna inteligencja otwiera przed nami nowe horyzonty. Wprowadzenie AI do narzędzi i programów używanych w codziennej pracy kancelarii prawnych to ogromny krok naprzód w kierunku większej efektywności, dokładności i szybkości wykonywanych zadań. Przed nami ciekawe nowe rozwiązania, które z pewnością zrewolucjonizują branżę prawniczą, sprawiając, że nasza praca stanie się bardziej wartościowa, efektywna, komfortowa i przynosząca więcej satysfakcji – mówi prof. Ryszard Sowiński.

Żeby jednak z tego korzystać, trzeba się dobrze przygotować. Autorzy raportu wskazują na 10 trendów w LegalTechu, na które prawnicy powinni zwrócić uwagę, chodzi o:

  • wykorzystanie automatyzacji i nauczania maszynowego – eliminacja czasochłonnych, rutynowych zadań, która prowadzi do zwiększenia efektywności pracy;
  • rozwój funkcjonalności portali do komunikacji z klientem – rozwiązania samoobsługowe, które pozwalają klientom na śledzenie statusu ich spraw, dostęp do dokumentów czy terminów, bez konieczności kontaktu z kancelarią;
  • integracje z polskimi i zagranicznymi rejestrami administracji publicznej – globalizacja biznesu wpływa na wzrost zapotrzebowania na narzędzia umożliwiające dostęp nie tylko do krajowych, ale również do międzynarodowych baz danych (np. EBR, BRN);
  • wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI);
  • monitorowanie wyników finansowych kancelarii – kancelarie coraz częściej oczekują funkcjonalności, które pomagają zwizualizować kluczowe wskaźniki efektywności, takie jak: godziny pracy, realne stawki godzinowe, bieżące koszty operacyjne, przychody z poszczególnych spraw, a nawet satysfakcję klienta;
  • Legal design – trend, który z jednej strony zmierza do uczynienia dokumentów prawnych bardziej przystępnymi pod względem języka, stylu i estetyki, a z drugiej – do standaryzacji procedur, uczynienia ich przejrzystymi i efektywnymi;
  • utrzymanie podziału na narzędzia kompleksowe i aplikacje wyspecjalizowane – rynek nadal będzie potrzebował aplikacji wspierających prawników w konkretnych zadaniach, jak i kompleksowych systemów posiadających wiele funkcji przydatnych dla różnych obszarów działalności kancelarii (np. finanse, marketing, sprzedaż, obsługa klienta;
  • uproduktowienie usług prawnych – technologia pomoże prawnikom oferować swoje usługi w sposób powtarzalny, mierzalny i skalowalny – niczym produkty z półki w sklepie;
  • wzrost znaczenia polskich programów – polscy producenci programów na bieżąco śledzą zmiany w polskim prawie i usługach cyfrowych świadczonych przez administrację publiczną, które mają wpływ na codzienną pracę prawnika;
  • równość technologiczna – narzędzia do zarządzania kancelariami staną się platformami wymiany wiedzy, współpracy i komunikacji nie tylko ludzi, ale i systemów (np. AI).

Program jak garnitur - trzeba uszyć na miarę

W raporcie wskazano m.in., że nie każda kancelaria potrzebuje dedykowanego programu do zarządzania. W wielu przypadkach mniejsze kancelarie (np. 1–2-osobowe), prowadzące jednocześnie zaledwie kilka spraw, nie będą potrzebować zaawansowanych narzędzi wspierających zarządzanie. Potrzeba taka pojawi się, gdy właściciel wraz ze wzrostem ilości pracy zacznie odczuwać brak kontroli nad sprawami, zadaniami, rozliczeniami itd.
 
- Jeżeli kancelaria działa w małym i zwinnym zespole, kluczowe będzie wsparcie wymiany informacji i aktualnie wykonywanych zadań. Do tego wystarczy proste narzędzie do zarządzania zadaniami zintegrowane z kalendarzem – a takich na rynku jest sporo. Potrzeby technologiczne rosną wraz z wielkością organizacji. Gdy zwiększa się zatrudnienie, pojawiają się potrzeby dotyczące raportowania czasu pracy i elektronicznego obiegu dokumentów. Gdy wzrasta liczba klientów, zwiększają się potrzeby dotyczące wspierania różnych modeli rozliczeń - wskazano.

Jak w takim razie dobrać odpowiedni program? Indywidualne kancelarie, które nie posiadają skomplikowanej struktury organizacyjnej, powinny przeprowadzić autodiagnozę czyli m.in.:

  • stworzyć listę powtarzalnych zadań i nawyków (np. skanowanie dokumentów, uzupełnianie czasu pracy, generowanie faktur) wraz ze wskazaniem aktualnie wykorzystywanych narzędzi i czasu poświęconego na ich wykonanie;
  • zmapować plan dnia: rutynowy zestaw zadań i obowiązków, z jakimi mierzą się w swojej codziennej pracy.

Z kolei w przygotowaniu analiz dla średnich i dużych kancelarii trzeba zmapować procesy biznesowe. - Mapy procesów pozwolą na precyzyjne opisanie i przeanalizowanie tego, jak funkcjonuje kancelaria - zaznaczono.

Ważne jest też m.in. określenie potrzeb sprzętowych, w tym również:

  • wymagań technicznych programu;
  • zgodność programu z wersją przeglądarki internetowej, z której najczęściej kancelaria korzysta;
  • responsywność (dopasowanie) ekranów aplikacji na urządzeniu, z którego prawnik korzysta;
  • konfiguracja serwera (w przypadku rozwiązań instalowanych na własnym serwerze);
  • kompatybilność z systemem operacyjnym, z którego prawnik korzysta.

Jakie błędy popełniają prawnicy?

W raporcie wskazano też błędy, które popełniają prawnicy przy wdrażaniu i używaniu oprogramowania. I tak:

  • małe kancelarie biorą system do zarządzania na próbę, ale często nie robią nic, aby to zadziałało. Nie pracują na systemie codziennie, nie napełniają danymi i dlatego nie widzą płynących korzyści z agregowania danych;
  • duże kancelarie nie mają business developmentu i wizji - tłumaczą to brakiem czasu. Ale brakuje im chęci do zmiany i wiedzy o swojej kancelarii;  
  • brakuje zaangażowania całego zespołu, a także nie ma w zespole osoby odpowiedzialnej za wdrożenie systemu, posiadającej pełnię wiedzy o procesach w kancelarii (często robią to osoby nieposiadające pełnej wiedzy o swojej organizacji), czasem obowiązek ten zrzucany jest na administrację kancelarii;
  • brakuje myślenia strategicznego, łączącego część organizacyjną i merytoryczną z wizją działania kancelarii na przyszłości.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.