Eksperci Deloitte uczulają, że program redukcji kosztów nie zakończy się powodzeniem, jeżeli przy realizacji pominie się istotne elementy decydujące o skali efektów i sukcesie wdrożenia.

„Zdecydowana większość firm zamierza dokonać racjonalizacji kosztów, co dowodzi, że traktują one obecny kryzys poważnie i przygotowują się na przetrwanie trudnych czasów. Trzeba jednak pamiętać, że przedłużający się zastój w gospodarce może wymusić na wielu przedsiębiorstwach nie tylko optymalizację kosztów, ale także poważniejsze, strategiczne zmiany modelu biznesowego” – komentuje Dariusz Kraszewski, partner zarządzający działem konsultingu w Deloitte.

Ponad połowa badanych firm deklaruje, że redukcja kosztów powinna być w sposób zorganizowany przeprowadzana co roku. Jednak tylko co trzecia firma realizuje to założenie. Prawie połowa ankietowanych firm w wyniku wdrożenia programów redukcji kosztów osiągnęła oszczędności na poziomie 5 – 10%, chociaż odpowiednie podejście do programu niejednokrotnie może znacznie polepszyć te wyniki - co dziesiąte ankietowane przedsiębiorstwo szacuje osiągnięte oszczędności na poziomie powyżej 20%.

W ramach programów optymalizacji kosztów firmy najczęściej wprowadzają kontrolę wydatków (69% odpowiedzi), wstrzymują proces rekrutacji nowych pracowników (47% wskazań), zmieniają poziom akceptacji wydatków (43%) oraz redukują zatrudnienie, m.in. poprzez wykorzystanie outsourcingu. „Nasze badanie pokazało, że w zdecydowanej większości przypadków redukcja kosztów obejmuje całą firmę. Tradycyjnie duże oszczędności uzyskuje się w kosztach zakupów. Największego potencjału do optymalizacji kosztów firmy upatrują w zmianach w obszarach IT oraz administracji.” – mówi Marek Chlebus – dyrektor w dziale konsultingu Deloitte.

Przeprowadzone badanie wskazuje także największe bariery dla efektywnego wdrażania programów optymalizujących. Najczęściej wskazywanym elementem był brak wsparcia ze strony kadry zarządzającej (blisko połowa wskazań), istotnymi czynnikiem okazał się także brak współpracy ze związkami zawodowymi oraz brak zrozumienia i akceptacji wśród udziałowców. Powyższe bariery mogą częściowo wynikać ze słabości merytorycznej programów redukcji kosztów oraz z niedostatecznej komunikacji w zakresie celów, uzasadnienia i sposobów realizacji programu.

Głównym impulsem do uruchomienia programu optymalizacji kosztów wskazywanym przez respondentów była ostatnia sytuacja kryzysowa na rynkach. Dopiero na drugim miejscu wskazywany był spadek zyskowności. „Co ciekawe tylko 40% firm, które wskazało obecny kryzys jako główny powód optymalizacji kosztów doświadczyły rzeczywistego spadku zyskowności. Świadczy to o proaktywnym podejściu firm do optymalizacji kosztów.” – dodaje Grzegorz Sencio - menedżer z grupy telekomunikacyjnej w dziale konsultingu Deloitte.

Dodatkowym czynnikiem wpływającym na realizację założeń programów redukcji kosztów było wprowadzenie systemu zachęt motywacyjnych dla kadry menedżerskiej. W firmach, które wprowadziły takie zachęty aż 75% badanych oceniło, że cały program spełnił założone cele, a kolejne 19% stwierdziło, że osiągnięte oszczędności były wyższe od zaplanowanych.

Kolejnym ważnym elementem na który warto zwrócić uwagę jest według ekspertów Deloitte dokonanie analizy otoczenia zewnętrznego firmy. „Aż 63% firm, które przy ustalaniu celów programu korzystały z analiz otoczenia przedsiębiorstwa osiągnęło oszczędności wyższe niż 10%. Natomiast zaledwie jedna trzecia firm bazujących wyłącznie na analizie wewnętrznej osiągnęła taki poziom oszczędności” – dodaje Marek Chlebus z Deloitte.

Równie ważnym elementem, na który powinno się zwracać uwagę przy realizacji programów redukcji kosztów jest komunikacja. Ponad 60% badanych firm uważa, że to najbardziej niedoceniany czynnik i powinno się jej poświęcić jak najwięcej uwagi podczas planowania oraz w trakcie wdrażania programu optymalizacji kosztów.

„Doświadczenia zdobyte przez nas podczas projektu optymalizacji kosztów u operatora telefonii mobilnej z Europy Środkowej pokazują, że nawet w firmach, które na rynku obecne są od niedawna i od początku musiały działać w konkurencyjnym środowisku, można znaleźć szereg obszarów prezentujących znaczący potencjał do usprawnień" – argumentuje Grzegorz Sencio - menedżer z grupy telekomunikacyjnej w dziale konsultingu Deloitte.

Badanie przeprowadzono pomiędzy marcem a majem 2009 głównie wśród firm z sektora dóbr konsumpcyjnych, energetycznego, usług finansowych, firm produkcyjnych oraz z sektora technologii, mediów i telekomunikacji. W badaniu brały udział zarówno firmy duże zatrudniające powyżej 30 tys. osób, jak i te o zatrudnieniu poniżej 500 osób. „Bez względu na branżę, w której działa, każda firma realizująca program redukcji kosztów powinna od początku pamiętać o czterech podstawowych elementach: zaangażowaniu do programu kadry zarządzającej, wprowadzeniu odpowiedniego systemu zachęt, przeprowadzeniu analizy zarówno wewnętrznej jak i zewnętrznej oraz o komunikacji” – podsumowuje Dariusz Kraszewski z Deloitte.