Program zaczęto wprowadzać pilotażowo od drugiej połowy kwietnia. - Zaczęliśmy od Sądu Okręgowego we Wrocławiu, a następnie - od początku czerwca - w sądach rejonowych okręgu wrocławskiego. Na przełomie maja i czerwca weszliśmy też z systemem do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu. Warto podkreślić, że system ułatwia pracę nie tylko naszej Izbie, ale też przyspiesza pracę w sądach, gdyż i tam ogranicza generowanie korespondencji papierowej. Teraz uzyskaliśmy również zgodę na współpracę w zakresie wyznaczania pełnomocników z urzędu z Sądem Apelacyjnym we Wrocławiu: to domyka nam możność pełnej, zinformatyzowanej obsługi spraw z urzędu na obszarze właściwości Okręgowej Izby Radców Prawnych we Wrocławiu - mówi dr hab. Tomasz Scheffler, dziekan Rady OIRP we Wrocławiu, jednocześnie zastępca kierownika Ośrodka Badań, Studiów i Legislacji Krajowej Rady Radców Prawnych.
I dodaje, że system obsługuje nie tylko klasyczne sprawy z urzędu, ale również kwestie wyznaczania kuratorów. - Tu wprawdzie nie musi być wyznaczony profesjonalny pełnomocnik, ale lepiej jeśli jest to osoba, która dobrze zna prawo - zastrzega. Prowadzimy obecnie prace nas zmianami w systemie, które pozwoliłyby na wyznaczanie w jego ramach do funkcji kuratorów naszych aplikantów - dodaje Scheffler.
Czytaj: MS chce zwiększyć stawki za urzędówki, ale najpierw oszacuje możliwości finansowe>>
Elektronicznie szybciej i skutecznie
Opracowany przez OIRP we Wrocławiu system dotyczy ustanawiania pełnomocników z urzędu w sprawach cywilnych i z zakresu postępowania sądowo-administracyjnego. Przypomnijmy, że następuje to na podstawie decyzji sądu, który następnie zwraca się do właściwej rady okręgowej (w przypadku adwokatów) lub izby radców prawnych o wyznaczenie konkretnego radcy prawnego albo adwokata.
- Informacja zwrotna, wskazująca imię i nazwisko oraz adres do korespondencji, powinna dotrzeć do sądu w ciągu dwóch tygodni. Co warte podkreślenia: nie wszyscy radcowie chcą prowadzić sprawy z urzędu, bo te są często nie tylko trudne, ale też charakteryzują się sporymi emocjami i konfliktowością, co może niekorzystnie odbić się również na pełnomocniku. Ważnym czynnikiem zniechęcającym do angażowania się w sprawy z urzędu są też kwestie finansowe: stawki są na niskim, nieadekwatnym bardzo często do nakładu pracy, poziomie. Przypomnę, że ich wysokość nie zmieniła się od blisko dekady. Wyznaczanie odbywa się zatem spośród osób, które wcześniej zadeklarowały chęć uczestniczenia w tym systemie - zaznacza dr hab. Tomasz Scheffler.
Czytaj omówienie orzeczenia w LEX: Wyrokowanie przed uprawomocnieniem się postanowienia o odmowie ustanowienia pełnomocnika z urzędu skutkuje nieważnością postępowania >
Jak dodaje, wrocławska izba zwróciła uwagę na dwie bolączki procedur - biurokrację i czasochłonność. - Sąd wysyła pismo do izby pocztą - więc to zajmuje kilka dni, potem dziekan, zgodnie z kolejnością, wyznacza osobę z list pełnomocników, ponownie generowane jest pismo wysyłane pocztą tradycyjną do pełnomocnika, a pełnomocnik następnie pojawia się w siedzibie izby i zapoznaje się z dokumentami, by oświadczyć, że nie ma przeszkód, aby prowadzić sprawę. Dopiero potem rada może poinformować sąd o wyznaczeniu radcy, który po dotarciu tej informacji do sądu może formalnie zapoznać się z aktami. Niestety, działania te potrafiły trwać kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt dni. Największe problemy pojawiały się wtedy, gdy była sprawa nagła i sąd wyznaczał nam 3 dni na wskazanie pełnomocnika z urzędu: wymagało to sporej ekwilibrystyki w kontaktach między potencjalnym pełnomocnikiem, izbą a sądem - mówi.
Zobacz procedurę w LEX: Ustanowienie dla strony adwokata lub radcy prawnego >
Dziekan dodaje, że system generował też spore koszty. - Pomyśleliśmy więc, że możemy to przyspieszyć i zminimalizować koszty poprzez zinformatyzowanie procesu. W rozmowach z prezesem Wojciechem Łukowskim (prezesem Sądu Okręgowego we Wrocławiu) uznaliśmy, że można to oprzeć na zasadzie jednego podpisu elektronicznego kwalifikowanego dziekana na piśmie o wyznaczeniu pełnomocnika. I na tej podstawie zbudowaliśmy system obrotu dokumentacją - ma on swoje centrum na naszych serwerach izbowych, dane są bezpieczne, mamy listę osób (pełnomocników), które się zgłaszają i przechodzą wstępną weryfikację elektroniczną - podkreśla.
Czytaj: Adwokatura chce uchylenia rozporządzenia dotyczącego stawek "za urzędówki">>
Sąd podaje sygnaturę i termin, pełnomocnik dostaje maila
Sąd udostępnia przekazuje izbie informacje dotyczące imienia i nazwiska strony, sygnaturę akt, termin, w którym chciałby by pełnomocnik był maksymalnie wyznaczony oraz wgrywa do systemu dokument potwierdzający ustanowienie pełnomocnika z urzędu. - Dane te są widoczne w izbie i pozwalają na automatyczne wygenerowanie dokumentu wyznaczającego konkretnego pełnomocnika, zgodnie z algorytmem wynikającym z naszych przepisów wewnętrznych. Następnie dziekan, jeden z wicedziekanów lub sekretarz rady, po sprawdzeniu, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wgrywa ponownie do systemu. W tym momencie staje się on widoczny dla wyznaczonego pełnomocnika, który dodatkowo zostaje powiadomiony mailowo o tym fakcie. Wyznaczony radca może zapoznać się z danymi znajdującymi się w systemie i oświadczyć, że zgadza się na przyjęcie funkcji pełnomocnika z urzędu. Co ważne, sąd widzi każdy etap postępowania w czasie rzeczywistym. Innymi słowy: w chwili, gdy radca akceptuje wyznaczenie na pełnomocnika, to fakt ten w tym samym momencie widoczny jest dla sądu. Skraca to całą procedurę do doby lub kilku dni. Według naszych statystyk średnio całość działań zamyka się w 8 godzinach: rano sąd wpisuje dane, my w okolicach południa podpisujemy, a w godzinach wczesnopopołudniowych pojawiają się wnioski pełnomocników o dostęp do akt - zaznacza dziekan.
Dodaje również, że trwają już rozmowy, aby system był wprowadzony w całym kraju. - To oczywiście wymaga zgody politycznej, jest szansa, że będzie przeniesiony do innych izb w kraju. Będzie konieczne wprowadzenie API czyli automatycznego przekazywania danych pomiędzy systemem obsługującym sądy a systemem obsługującym nasze rady, ale już prowadzimy wstępne rozmowy, żeby to zrobić. To jest problem informatyczny, wymagający nakładu pracy, więc chodzi też o podział kosztów. Takie rozmowy - powtarzam - są już rozpoczęte i system jest przygotowany do tego by współpracować z systemem sądowym - podsumowuje mecenas.
Zobacz procedurę w LEX: Zmiana ustanowionego adwokata lub radcy prawnego >
Dla sądów - zalety, dla pełnomocników - nie zawsze
Wojciech Łukowski, prezes Sądu Okręgowego we Wrocławiu, zastępca koordynatora krajowego ds. informatyzacji sądownictwa powszechnego przyznaje, że zaletą tego rozwiązania jest zmniejszenie biurokracji.
- Nie generujemy iluś dokumentów, które przez poszczególne piętra sadowej drabiny muszą przejść żeby je komuś następnie wysłać i żeby można było wyznaczyć pełnomocnika z urzędu. Wszystko trafi od razu do systemu. Nie mam też wątpliwości, że docelowo takie rozwiązania powinno zostać wprowadzone w całym kraju, przy czym w mojej ocenie najlepiej byłoby gdyby to było jedno ogólnopolskie rozwiązanie. Najlepiej byłoby też oczywiście gdyby był jednolity system repertoryjno-dokumentacyjny dla wszystkich sądów. Bo jak jest jeden system, który skupia w sobie i wszystkie dane, i wszystkie dokumenty to byłoby prościej. Ale to nie jest warunek konieczny by takie uproszczenie dotyczące urzędówek wprowadzać. Może być wielka reforma, ale można wprowadzać rozwiązania cząstkowe i je następnie zintegrować - podkreśla.
Zobacz procedurę w LEX: Ustanowienie dla strony adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego >
Adwokat Filip Tohl, członek Stowarzyszenia Adwokackiego "Defensor Iuris" (Kancelaria Adwokacka Adwokat Filip Tohl) informuje, że w jego krakowskiej izbie adwokackiej informacje o wyznaczeniu do urzędówki rozsyłane są również mailem.
- Takie rozwiązanie w mojej ocenie ma swoje zalety - leży w interesie sądu i służy oszczędzaniu kosztów - trudno się z tym nie zgodzić. Popieram je, bo płacimy składki na rady adwokackie i jeżeli nie ponosimy kosztów związanych z korespondencją wysyłaną drogą tradycyjną, to jest to zaleta. Ale jest też pewna wada. Chodzi o to, że jak dostanę takiego maila, to często chodzić będzie o sprawę wyznaczoną na następny dzień albo na za dwa dni. I niezależnie od tego gdzie jestem, muszę znaleźć się na rozprawie, a to z kolei odbiera choćby prawo do odpoczynku i zorganizowania czasu pracy - dodaje.
Wskazuje, że ważne jest to by pełnomocnik nie był zaskakiwany taką informacją, mógł się przygotować. - Czyli np. dowiaduje się o terminie z wyprzedzeniem, albo jest awizowanie korespondencji, żeby nie było tak, że pełnomocnik wyznaczony jest w środę wieczorem do sprawy zaczynającej się w czwartek rano - podkreśla.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
