Podstawa prawna
W dniu 1 marca 2010 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 grudnia 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. Nr 218, poz. 1696) - dalej r.z.o.w. Rozporządzenie to stanowi wykonanie upoważnienia zawartego w art. 92a ust. 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.) - dalej u.s.o. Zmieniona została tylko część zapisów rozporządzenia jednak nie powstał jeszcze tekst jednolity i dlatego też podstawa prawna dotycząca organizacji wypoczynku to rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. Nr 12, poz. 67, z późn. zm.) - dalej r.o.w.

1. Organizator i jego obowiązki
Organizator wypoczynku może zgłosić wypoczynek letni lub zimowy w następujących terminach: w przypadku ferii letnich począwszy od dnia 1 marca a w przypadku ferii zimowych począwszy od dnia 1 października. Ponadto musi każdy turnus zgłaszać osobno.
Organizatorami wypoczynku mogą być szkoły, placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej. Rozporządzenie nie określa szczególnych wymagań ani co do formy prawnej, ani co do warunków organizacyjno – finansowych w stosunku do organizatora.
Obowiązkiem organizatorów jest zapewnienie bezpiecznych warunków wypoczynku i właściwej opieki wychowawczej oraz zatrudnienie odpowiednio przygotowanej kadry pedagogicznej. Organizator musi sprawdzić czy obiekt albo teren, w którym ma być zorganizowany wypoczynek, spełnia wymogi dotyczące bezpieczeństwa, ochrony przeciwpożarowej, warunków higieniczno-sanitarnych oraz ochrony środowiska określonych przepisami o ochronie przeciwpożarowej, Państwowej Inspekcji Sanitarnej i ochronie środowiska, a w przypadku organizacji wypoczynku z udziałem dzieci i młodzieży niepełnosprawnej – czy obiekt jest ponadto dostosowany do potrzeb wynikających z rodzaju i stopnia niepełnosprawności uczestników wypoczynku.
Organizator na potrzeby zgłoszenia wypoczynku nie przedstawia żadnych dokumentów od właściwego terenowo Państwowego Inspektora Sanitarnego. Dopiero po rozpoczęciu wypoczynku, jego przebieg będzie nadzorowany m.in. przez Państwową Inspekcję Sanitarną. Organizator wypoczynku w formularzu zgłoszeniowym składa oświadczenie, że uczestnicy wypoczynku będą zaopatrywani w wodę przeznaczoną do spożycia o odpowiedniej jakości. Dlatego też, po rozpoczęciu wypoczynku powinien dysponować aktualnymi przede wszystkim pozytywnym wynikiem badania wody (gdy obiekt zaopatrywany jest w wodę z wodociągu publicznego badanie mikrobiologiczne, gdy z ujęcia własnego zarówno badanie mikrobiologiczne jak i fizyko-chemiczne).
Organizatorzy wypoczynku są obowiązani przechowywać kopie dokumentów poświadczających kwalifikacje pracowników pedagogicznych i kierownika wypoczynku. Sugerowany okres - najmniej 3 lat.
Obowiązkiem organizatora jest przyjmowanie od rodziców kart kwalifikacyjnych uczestników, ich przechowanie oraz udostępnienie i przekazanie kierownikowi, wychowawcom zatrudnionym podczas wypoczynku.

2. Likwidacja terminu „placówka wypoczynku”
W r.z.o.w. ustawodawca odstąpił od nazywania poszczególnych form wypoczynku placówką wypoczynku i zastąpił ten termin formułą wypoczynek. Co to oznacza w praktyce? Zmiana ta z pozoru niewielka, ale istotna, bo dotychczasowe ujęcie w rozporządzeniu różnych form wypoczynku budziło wiele wątpliwości i utrudniało w praktyce stosowanie przepisów rozporządzenia, sugerując, że forma wypoczynku, np. obóz czy kolonie przyjmuje charakter jednostki organizacyjnej poprzez przypisywanie jej cech właściwych dla struktur charakteryzujących się określonym stopniem wyodrębnienia i wewnętrznej organizacji. W istocie przepisy u.s.o. nie wymagają takiego ujęcia form wypoczynku. Upoważnienie do wydania przedmiotowego rozporządzenia określa, że powinny być ujęte w tym akcie prawnym warunki, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasady jego organizowania i nadzorowania. W związku z tym w r.z.o.w obowiązuje termin wypoczynek przez co należy rozumieć, zgodnie z art. 92a ust. 2 u.s.o. organizowane dla uczniów w czasie wolnym od zajęć szkolnych kolonie, obozy i inne formy wypoczynku.

3. Wypoczynek w miejscu zamieszkania
Poprzez usunięcie § 3 ust. 1 r.o.w., zniknęło określenie wypoczynku w miejscu zamieszkania, tzw. półkolonii. Do tej pory wypoczynek mógł być organizowany w formie wypoczynku wyjazdowego (np. kolonie, obozy, zimowiska) i w formie wypoczynku w miejscu zamieszkania (np. półkolonie, wczasy w mieście). Wszystkie te formy określano placówkami wypoczynku. Organizatorzy wypoczynku, który odbywa się w miejscu zamieszkania dzieci i młodzieży w formach takich jak lato w mieście albo półkolonie, powinni zwrócić się ze stosowną informacją na ten temat do właściwego kuratorium oświaty, zgodnie z procedurą przyjętą w kuratorium (m.in. winni przekazać dane dotyczące liczby uczestników, miejsc i terminów organizowanego wypoczynku). Zgłoszeniu w elektronicznej bazie wypoczynku podlegają przede wszystkim te formy wypoczynku, które spełniają łącznie następujące kryteria:
•wypoczynek jest zorganizowany dla stałej liczby i grupy uczestników posiadających karty kwalifikacyjne;
•wypoczynek jest nadzorowany przez stałą grupę kadry (kierownika, wychowawców i inne osoby);
•wypoczynek zakłada zakwaterowanie uczestników poza miejscem ich zamieszkania.

4. Obowiązek zgłaszania wypoczynku
Zgodnie z art. 31 ust. 1 pkt 13 i art. 92a u.s.o. oraz r.o.w. zgrupowania szkoleniowo – sportowe prowadzone przez kluby, związki, stowarzyszenia sportowe w odniesieniu do młodzieży szkolnej uzdolnionej sportowo organizowane w czasie wolnym od zajęć szkolnych podlegają przepisom r.o.w. i nakładają na organizatorów obowiązek zgłoszenia do kuratorium oświaty każdego wyjazdu z dziećmi i młodzieżą w tym okresie zgodnie z § 6 ust. 1 r.o.w. Zgłoszeniu wypoczynku podlega również wyjazd, który organizowany jest przez placówki opiekuńczo-wychowawcze dla swoich wychowanków w czasie wolnym od zajęć szkolnych w formie wyjazdu poza placówkę, funkcjonujące w oparciu o rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 października 2007 r. w sprawie placówek opiekuńczo-wychowawczych (Dz. U. Nr 201, poz. 1455), na podstawie art. 81 ust. 10 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362, z późn. zm.).

5. Elektroniczna baza wypoczynku
Rozporządzenie obowiązujące od 1 marca 2010 r. wprowadziło i uruchomiło elektroniczną bazę wypoczynku. Baza ma za zadanie służyć:
•organizatorowi, który chce zgłosić wypoczynek do kuratorium oświaty,
•rodzicom i innym osobom, którzy chcą sprawdzić czy wypoczynek został zgłoszony,
•kuratoriom oświaty i innym służbom, które są zaangażowane w zarządzanie wypoczynkiem i jego kontrole.
Adres strony, która uruchamia całą procedurę zgłaszania to: http://wypoczynek.men.gov.pl.

6. Formularz zgłoszenia
Zgłoszenie wypoczynku odbywa się drogą elektroniczną poprzez wypełnienie formularza on-line zamieszczonego w Internecie oraz poprzez złożenie wydruku tego formularza (wraz z załącznikami) w kuratorium oświaty właściwym ze względu na miejsce siedziby lub zamieszkania organizatora. Formularz zgłoszenia wypoczynku, zastąpił dotychczasowy formularz karty kwalifikacyjnej obiektu. Rozporządzenie wprowadza dwa formularze zgłoszenia będące załącznikiem 1 i 2 do r.z.o.w.
Formularz znajdujący się w załączniku nr 1 r.zo.w. jest właściwy dla tzw. dużych form wypoczynku, czyli tych które odbywają się w kraju, trwają powyżej 5 dni i są organizowane dla więcej niż 25 uczestników.
Organizator wypoczynku wypełniając formularz zgłoszenia wypoczynku w części A podaje ogólne dane dotyczące organizatora wypoczynku, czasu trwania wypoczynku, uczestników wypoczynku, kadry zarządzającej i wychowawczej opiekującej się uczestnikami wypoczynku, a także określa formy wypoczynku, dla których scharakteryzowania w r.z.o.w przyjęto kryterium warunków infrastrukturalnych miejsc, w których będzie odbywał się wypoczynek. W części B znajdują się dane dotyczące wypoczynku w zależności od jego rodzaju. Część B1 przeznaczona jest do wypełnienia dla wszystkich organizatorów wypoczynku dzieci i młodzieży z wyłączeniem organizatorów form wędrownych wypoczynku. W części B1 organizator wypoczynku podaje dane dotyczące miejsca wypoczynku, nazwę obiektu, lokalizację obiektu, informacje na temat zabezpieczenia medycznego uczestników wypoczynku i personelu oraz informacje o kontroli obiektu przeprowadzonej przez Komendę Powiatową (Miejską) Państwowej Straży Pożarnej. Część B2 jest przeznaczona tylko dla organizatorów wypoczynku w obiekcie używanym okazjonalnie do wypoczynku, a część B3 jest przeznaczona tylko dla organizatorów wypoczynku w miejscach bez stałej infrastruktury komunalnej. Część B4 dotyczy wypoczynku w formie wędrownej, a w części D organizator podaje dane dotyczące warunków kąpieli. Część E formularza zawiera następujące oświadczenia organizatora wypoczynku: oświadczenie o kwalifikacjach kierownika oraz wychowawców wypoczynku oraz oświadczenie o sposobie zaopatrywania w wodę przeznaczoną do spożycia. Część F formularza stanowi listę załączników, do wypełnienia zgodnie z § 6 ust. 2 rozporządzenia. Wszystkie wymienione pola mają dokładnie określone co należy w nich wpisywać a w wielu przypadkach tylko odpowiedzieć na zasadzie TAK lub NIE. W części A formularza w polu oznaczonym nr 7 (ramowy program wypoczynku z uwzględnieniem rodzaju działań, które będą podjęte przy realizacji wypoczynku) oraz w części C (dodatkowe informacje dotyczące zakwaterowania oraz warunków sanitarno – higienicznych i żywienia) są to pola otwarte nie ograniczone rodzajem i ilością znaków, w których możemy w formie opisowej przekazać lub doprecyzować niezbędne informacje niezbędne do zgłoszenia wypoczynku a nie mieszczące się w ramach innych pól do tego przeznaczonych, np.: w części C można doprecyzować sposób sprawowania opieki medycznej, w przypadku obozów pod namiotami podać sposób zaopatrzenia w ciepłą wodę, doprecyzować informacje dotyczące np. pomieszczeń mieszkalnych (namiotów) i pomieszczeń higieniczno – sanitarnych.

Formularz znajdujący się w załączniku nr 2 r.z.o.w. jest właściwy dla tzw. małych form wypoczynku, czyli wypoczynku trwającego do 5 dni i dla nie więcej niż 25 uczestników (warunek łączny) lub dla wypoczynku odbywającego się za granicą (bez względu na czas jego trwania i liczbę uczestników). Podczas wypełniania należy zwrócić uwagę na informacje i porady tzw. „dymki” pojawiające się w sytuacji, gdy kursor myszki znajdzie się w obrębie małego znaczka ze znakiem zapytania w rubryce zawierającej opis wypełnianego pola, po lewej stronie. Informacje te mają za zadanie ułatwić poprawne wypełnianie formularza. W przypadku stwierdzenia braków lub nieprawidłowości w zgłoszeniu wypoczynku, kurator oświaty niezwłocznie wzywa organizatora wypoczynku do ich uzupełnienia lub poprawienia w wyznaczonym terminie. Wszelkich zmian w formularzach, polegających np. na zmianie miejsca wypoczynku, danych kierowników czy wychowawców, przesłanym do kuratorium elektronicznie i listownie będzie można dokonać jedynie zgłaszając te poprawki w formie pisemnej do danego kuratorium oświaty. Zgłoszone zmiany, w odpowiednich formularzach, będą wprowadzane przez wizytatora w kuratorium. Zgłoszenie wypoczynku poprawione lub uzupełnione w terminie wywołuje skutki od chwili jego wniesienia. Żadnego z formularzy nie można edytować po jego przesłaniu do kuratorium.