Notatka jest dokumentem prywatnym w rozumieniu art. 245 k.p.c. Nie ma charakteru dokumentu urzędowego i jakkolwiek korzysta z domniemania prawdziwości i autentyczności, jest to domniemanie wzruszalne. Siła dowodowa notatki służbowej nie jest zatem wysoka – sąd, oceniając dowody w sporze z pracownikiem, jak najbardziej weźmie ją pod uwagę, ale nie założy, że zawarte w niej tezy są prawdziwe.
Podsumowując, zbierzmy kilka ogólnych właściwości notatki służbowej:
- jest dokumentem prywatnym sporządzanym przez dyrektora;
- może być wykorzystana w ewentualnym sporze z pracownikami, ale nie korzysta z domniemania, że przedstawia rzeczywisty stan faktyczny;
- nie jest elementem akt osobowych pracownika i jako taka nie powinna się w tych aktach znajdować; jeżeli zaś zostanie do nich dołączona, pracownik może żądać jej usunięcia jako dokumentu, którego nie przewiduje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.);
- jest dokumentem, od którego pracownik nie może w żaden formalny sposób się odwołać i którego przedawnienia również nie przewidują przepisy prawa, co jest kolejnym powodem, dla którego pracownik może żądać jej usunięcia z akt osobowych;
- jedynym wymogiem formalnym dotyczącym notatki służbowej, podobnie jak innych dokumentów prywatnych, jest konieczność ich podpisania przez sporządzającego (art. 245 k.p.c.); oznacza to, że dyrektor szkoły nie ma obowiązku zaznajamiania pracownika z faktem spisania notatki służbowej na jego temat, a tym bardziej nie ma prawa żądać, by ją podpisał;
- zawiera dane osobowe pracownika, którego dotyczy, dlatego nie może zostać udostępniona osobom trzecim, a powinna zostać zachowana przez dyrektora wyłącznie na okoliczność ewentualnego sporu sądowego z pracownikiem;
- powinna być przechowywana w sposób uniemożliwiający wgląd do niej przez osoby trzecie bez wyraźnej zgody dyrektora.
| Dowiedz się więcej z czasopisma | |
 |
Dyrektor Szkoły. Miesięcznik Kierowniczej Kadry Oświatowej
|