Samochód służbowy – racjonalny cel użytkowania w firmie
Zakup i użytkowanie pojazdów wiąże się z podjęciem ważnych decyzji, ponadto jest to zwykle związane z znacznymi (i stałymi) kosztami. Dlatego też sama decyzja o wprowadzeniu samochodów służbowych do przedsiębiorstwa powinna być przemyślana i racjonalna. Racjonalność ściśle wiąże się z celami użytkowania pojazdów. Cele te można podzielić na trzy zasadnicze grupy:
- Cele użytkowe (funkcjonalne, sprzedażowe lub usługowe),
- Cele motywacyjne (system wynagrodzeń i świadczeń),
- Cele pozostałe (identyfikacja, marketing, cele prestiżowe itp.).
Samochody służbowe stosowane są jako element motywacji w przedsiębiorstwach różnej wielkości, ale floty samochodowe występują przede wszystkim w firmach dużych. Nierzadko jednolita, oznaczona flota firmowa jest wyróżnikiem przedsiębiorstwa i dowodem jego kondycji i ekspansji, czasami także dowodem statusu jej menedżerów.
Patrząc z punktu widzenia pojedynczych zatrudnionych samochód w firmie traktowany jest dwojako: z jednej strony jako narzędzie pracy, z drugiej - jest również dodatkową korzyścią oferowaną pracownikom różnych szczebli. W sytuacji, gdy na rynku pracy oczekiwania zatrudnionych rosną, służbowy pojazd stanowi niewątpliwie pożądany bonus. W naszym kraju prawo posiadania (użytkowania) służbowego auta przysługuje przede wszystkim osobom, których charakter pracy wymaga ciągłego przemieszczania się, czyli sprzedawcom, przedstawicielom handlowym, pracownikom serwisu i innym osobom, pracującym „w terenie”. Z drugiej strony zupełnie naturalne jest, iż dla członków zarządu i kierownictwa średniego szczebla przeznaczone są samochody służbowe mimo, że ich praca nie wymaga w dużej mierze stałego przemieszczania się w celach służbowych. Tak więc procedury użytkowania pojazdów, regulacje wewnętrzne dotyczące zasad ich użytkowania, dotyczą w wielu firmach albo pracowników handlu i sprzedaży, albo menedżerów różnego szczebla, albo też odnoszą się do obydwu grup. Natomiast stosunkowo rzadko spotyka się regulacje odnoszące się do pozostałych pracowników (specjalistów, kierowników najniższego szczebla) – tam samochody służbowe w większości przypadków są po prostu „niedostępne”.
Motywacyjne oddziaływanie
Wśród pozapłacowych elementów wynagrodzenia samochód firmowy pełni szczególną rolę, a wartość tego elementu jest wyceniana bardzo wysoko – również w kontekście kosztów „kadrowych” firmy. Szczególnie wartościowa jest możliwość korzystania z firmowego auta w czasie wolnym od pracy - jest to wymierna oszczędność, nawet po zmianach przepisów dotyczących rozliczeń jazd prywatnych, można to świadczenie traktować jako dodatkowe wynagrodzenie w wysokości nawet kilku tysięcy złotych miesięcznie (w zależności od dostępności, intensywności wykorzystania oraz od marki pojazdu).
Coraz częściej w wielu firmach pojawiają się dodatkowe możliwości wykorzystania samochodu: samochód podczas urlopu i weekendów, „ekstra” opcje wyposażenia. W stosunkowo małej ilości podmiotów pojawiają się jeszcze inne opcje, które uwzględniają preferencje pracowników (wersja pojazdu, typ nadwozia, standard wyposażenia, rodzaj napędu).
Praktyka ostatnich kilkunastu lat pokazuje, że pracownika naprawdę motywuje możliwość używania samochodu służbowego do celów prywatnych. Koszty utrzymania prywatnego samochodu są na tyle wysokie, że szeroka możliwość korzystania z darmowego pojazdu jest atrakcyjna dla każdego zatrudnionego. Ta kwestia, chociaż czasami bywa kontrowersyjna, jest – w kontekście motywacyjnym i w kontekście rozpatrywania samochodu jako „świadczenia” sprawą kluczową. Faktem jest, że firmy stosunkowo rzadko całkowicie zabraniają korzystania z samochodu służbowego w celach prywatnych, ale równie rzadkie jest niczym nieograniczone korzystanie z samochodu służbowego w celach prywatnych. Brak różnego rodzaju ograniczeń może powodować powstawanie zbyt dużych kosztów dla firm. W odniesieniu do tego elementu „pakietu socjalnego” najważniejsze jest więc odpowiednie podejście i formalne uregulowanie zasad użytkowania pojazdów w firmie. Zasady te mogą być jednolite i bardzo rygorystycznie bądź też zróżnicowane i bardziej elastyczne.
Zasady przydziału - dla kogo samochód służbowy?
Przydział – kto dostaje samochód służbowy? Nie wszystkim pracownikom danej firmy przysługuje samochód służbowy, a z kolei ci, którym on przysługuje, niekoniecznie dostaną taki sam pojazd. W regulacjach wewnętrznych zwykle są zapisy wskazujące, kto podejmuje w tych kwestiach ostateczne decyzje (zarząd, dyrektorzy zarządzający pionami, kierownictwo innego szczebla, dział HR).
Czynnikami decydującymi o przydziale pojazdu mogą być:
- zakres obowiązków,
- rodzaj (poziom) zajmowanego stanowiska,
- tzw. kilometraż służbowy,
- kilometraż prywatny (Np. znaczne oddalenie miejsca zamieszkania od miejsca pracy),
- przyznany budżet (dla jednostki lub komórki, w której przewidujemy zakup samochodów – jeżeli jest niski to kwestia nabycia i użytkowania pojazdów może być),
- zadania specyficzne lub wyjątkowe (mogą zaistnieć sytuacje nietypowe, w których racjonalne jest na przykład przyznanie samochodu służbowego pracownikowi administracji niższego szczebla lub nawet sekretarce).
W przypadku wielu dużych przedsiębiorstw handlowo – usługowych osobami, które pierwsze dostają samochód, są pracownicy działów handlowych (według rożnych szacunków od 70 do 80% firm), działów obsługi klienta (około połowy firm). Osoby te przejeżdżają bardzo dużo kilometrów w sprawach służbowych (czasami i po 100.000 rocznie). Rozliczanie się z nimi za pomocą rachunków byłoby trudne i pracochłonne. To podstawowy powód, dla którego firmy przekazują im auta służbowe. Podobnie, bardzo wysoki odsetek dużych i średnich firm używa pojazdów służbowych dla wyższego i średniego szczebla zarządzania. Tu pojazdy są już wyraźnie określane jako dodatek, bonus, co znajduje odzwierciedlenie i w regulacjach wewnętrznych i w indywidualnych umowach przekazania pojazdu. Na najwyższych i wyższych szczeblach kierowniczych samochody służbowe są używane w ok. 40–50% dużych przedsiębiorstw (...)