Istota przeładowania informacyjnego

Z badań przeprowadzonych przez knowledgeboard.com wynika, że:

  • ● pracownik spędza 1 do 2 godzin dziennie poszukując informacji, ostatecznie jej nie znajdując,
  • ● 1,5 godziny dziennie traci się na tworzenie wiedzy, która już gdzieś w firmie istnieje (re-inventing the wheel),
  • ● przeciętnie powstaje 11 wersji dokumentu (elektronicznych lub papierowych) zanim powstanie wersja ostateczna,
  • ● 25% dokumentów korporacyjnych jest umieszczanych tam, gdzie nikt już ich nie odnajdzie,
  • ● masa informacji podwaja się co 9-15 miesięcy.

Narasta więc problem zwiększania produktywności pracowników we współczesnych organizacjach. Historycy nauki spierają się, kto był ostatnią osobą na świecie, która posiadała pełną wiedzę o nim. Niektórzy twierdzą, że był to Arystoteles, czasami wymienia się oświeceniowego niemiecko-polskiego naukowca Gotfrieda Leibitza. Jaki próg zasobów informacji odróżnia eksperta od wybitnego eksperta albo laika od posiadaczy wiedzy podstawowej? Dzisiaj magister fizyki – absolwent dobrego uniwersytetu – ma często większy zasób informacji na temat pewnych obszarów fizyki niż laureaci nagrody Nobla z fizyki sprzed 100 lat.

Przeładowanie informacyjne to nie tylko kwestia „ilości” informacji w stosunku do możliwości ich przetworzenia przez umysł. Być może źródłem skuteczności w nauce (i profesjonalizmu w obróbce informacji) będzie w przyszłości posiadanie odpowiednich filtrów. Takimi filtrami na poziomie umysłu pojedynczego człowieka są modele umysłowe (mocno eksponowane m.in. przez Petera Senge w słynnej książce pt. Piąta Dyscyplina), a na poziomie wiedzy grupowej – sieci społeczne. W miarę wzrostu zasobów informacyjnych na świecie moc obliczeniowa komputerów także rośnie, jednak problem polega na tym, że nie można tego powiedzieć o ludzkim mózgu, którego możliwości obliczeniowe pozostają niezmienione od tysięcy lat. Przeładowanie informacją należy odróżnić od przeładowania sensorycznego (sensory overload). To drugie ma miejsce, gdy ludzki umysł jest bombardowany obrazami, jest „przeładowany” dźwiękiem.

David Lewis z International Stress Management Association zdefiniował pojęcie syndromu przemęczenia informacyjnego (information fatigue syndrome). Wśród objawów przemęczenia informacyjnego można wymienić:

  1. Podwyższone ciśnienie krwi.
  2. Osłabienie widzenia. Niektóre badania wskazują na pojawienie się epidemii krótkowidzenia spowodowanego powszechnością zjawiska przeładowania informacyjnego.
  3. Frustracja i zagubienie w życiu.
  4. Osłabienie zdolności do podejmowania decyzji spowodowane nadmierną pewnością siebie.
  5. Zwiększona agresja wobec współpracowników.

Przemęczenie pracowników spowodowane przeładowaniem informacyjnym jest niezwykle silne. Z badań naukowców izraelskich z Uniwersytetu w Tela Avivie wynika, że poczucie zrelaksowania i odprężenia, jakie odczuwamy na wakacjach, znikało już w trzecim dniu po powrocie do pracy. Do poziomu stresu sprzed urlopu badani pracownicy biurowi powracali po zaledwie trzech tygodniach (Journal of Applied Psychology, August 1997).
Gartner zauważa: „zbyt wielu dyrektorów IT próbuje radzić sobie z problemem tzw. dużych danych (ang. big data) poprzez zwiększenie mocy obliczeniowej komputerów.”

Yvonne Genovese, wice-prezes zarządu i distinguished fellow w firmie Gartner, wyjaśnia: „Zdolność do zarządzania wielkimi ilościami informacji (extreme data) stanie się rdzenną kompetencją organizacji, które coraz intensywniej wykorzystują nowe formy informacji, takie jak informacje społecznościowe, w poszukiwaniu trendów i tendencji (patterns) w ramach tego, co nazywamy pattern-based strategy. Polega ona na poszukiwaniu prawidłowości i tendencji w olbrzymich zasobach informacji i danych jakimi dysponują korporacje obecnie.

Nasz mózg nie rozróżnia „informacji zawodowych” od „informacji prywatnych”. Jeśli w życiu osobistym dzieje się zbyt wiele, wówczas ucierpi na tym pracodawca - spada naszą zdolność do przetwarzania informacji w miejscu pracy. Dobrzy pracodawcy nauczyli się dbać o tzw. work-life balance, czyli równowagę miedzy życiem osobistym a zawodowym. Nie ma jednak na razie programów zrównoważonej ekspozycji na informację w miejscu pracy i w życiu osobistym. Być może to się zmieni w niedalekiej przyszłości, gdy syndrom przeładowania informacyjnego stanie się problemem społecznym.

Kiedyś naturalnym bezpiecznikiem chroniącym nas przed przeładowaniem informacyjnym był... papier. Możliwości druku i dystrybucji dokumentów papierowych były ograniczone. Z tego powodu do pracowników trafiało mniej, ale za to wyższej jakości, informacji. Dzisiaj technologia informatyczna pozwala na generowanie olbrzymiej ilości informacji. Niestety wraz z pojawieniem się technologii informatycznych, idea paper less Office (biura bez papieru) wcale się nie ziściła. Wręcz przeciwnie – dzięki istnieniu drukarek laserowych i kserokopiarek konsumpcja papieru rośnie. David Shenk, w książce Data Smog pisze, że pomiędzy rokiem 1980 a 1990, zużycie papieru w Stanach Zjednoczonych potroiło się do około 900 kilogramów na osobę. Sześćdziesiąt procent czasu przeciętnego pracownika biurowego pochłania obróbka papierowych dokumentów.

Technologia informatyczna powinna zwiększać produktywność pracowników. Niestety często dzieje się dokładnie odwrotnie. Rosnące możliwości technologiczne szkodzą produktywności zamiast ją wspierać. Jeśli pracownicy wysyłają e-mailem zapytanie do pracownika, którego biurko znajduje się 25 metrów od nich - jest to typowy przykład złego wykorzystywania technologii.

Przyczyny przeładowania informacyjnego

Wśród ogólnych przyczyn przeładowania informacyjnego można wymienić:

  • ● powszechny dostęp do sieci www,
  • ● łatwość docierania z jedną wiadomością do wielu ludzi jednocześnie („szerokie pasma przekazu informacyjnego),
  • ● niski koszt produkcji kopii informacji. W rezultacie kopie są produkowane i wysyłane nie tylko do tych, którzy ich potrzebują, ale także do tych, którzy być może ich potrzebują,
  • ● spadająca jakość informacji dostępnych w sieci. Powoduje to potrzebę ich filtrowania, oceniania i odszukiwania błędów.

Przeładowanie informacyjne jako wyzwanie dla programów nauczania

Edukacja nie może pozostać obojętna wobec zjawiska przeładowania informacyjnego. Oto kilka propozycji umiejętności, które powinny być przekazywane w programach edukacyjno-szkoleniowych (zarówno dla dzieci, jak i dorosłych):

  • ● umiejętność rozróżnienia informacji rozrywkowej od potrzebnej, a następnie świadomego ograniczania „spożycia” informacji tego pierwszego typu (rodzaj „informacyjnej” diety”),
  • ● umiejętność tworzenia wartościowych informacji (samoewaluacja wysyłanych treści),
  • ● umiejętność kontrolowanego odcinania się od kanałów informacyjnych, robienia sobie „wakacji (bez-)informacyjnych”,
  • ● filtrowanie informacji z wykorzystaniem narzędzi np. korzystanie z RSS reader. Yahoo Pipes,
  • ● umiejętność nadawania informacjom etykiet, które ułatwią innym użytkownikom ich katalogowanie,
  • ● organizowanie informacji, nadawanie im rangi i wyznaczanie priorytetów,
  • ● zarządzanie relacjami ze szczególnym akcentem na selekcjonowanie relacji (m.in. uświadomienie zagrożeń związanych z posiadaniem 500 przyjaciół na Facebooku),
  • ● umiejętność szybkiego czytania ze zrozumieniem,
  • ● umiejętność nadawania priorytetów informacjom (ważne vs. pilne).

Wyżej wymienione umiejętności i kompetencje można kształtować za pomocą różnych metod, w zależności od odbiorcy. Mogą to być gry, w których gracz jest nagradzany za umiejętność rozpoznania wartościowych informacji i zignorowania bezwartościowych (dla licealistów). Mogą to być bajki, w których król-lew ratuje królestwo przed powodzią, ponieważ posłuchał mądrego hipopotama, a nie fałszywego węża (dla przedszkolaków). Może to być także symulacja rozwoju start-upu, w której sukces jest skorelowany ze zdolnością odfiltrowania informacji (dla studentów MBA).
Radzenie sobie z przeładowaniem informacyjnych w biurach w wydaniu wielu firm polega po prostu na zwiększaniu mocy obliczeniowej i pojemności pamięci na serwerach korporacyjnych. Lecz ilościowe podejście nie jest żadnym rozwiązaniem. Najbardziej typowa strategia polega na dokumentowaniu kolejnych twardych dysków do serwera firmowego. Firmy powinny nauczyć się radzić sobie z tym problemem w kategoriach jakościowych, a nie ilościowych.

Jak chronić się przed przeładowaniem informacyjnym?

Przeładowanie informacyjne w biurze może przybrać postać epidemii. Jeśli pracownik odczuwa problem, wówczas jego zdolność do przetwarzania informacji spada. W rezultacie zamiast dodawać wartość do dokumentu nad którym pracuje, przesyła go do obróbki innej osobie lub grupie. Zamiast więc przeczytać klarowne podsumowanie dokumentu, wszyscy otrzymują nieprzetworzony, 80. stronicowy raport. W ten sposób przemieszcza się wirus przeładowania informacyjnego.

Duża pokusą dla tych, którzy chcą zwiększyć swoja produktywność, jest wykonywanie wielu żądań naraz (ang. multitasking). Można ten termin rozumieć dwojako. W klasycznym rozumieniu multitasking to wykonywanie dwóch zadań wymagających do mózgu zaangażowania zdolności poznawczych w tym samym czasie. Lecz nasze mózgi nie są do tego po prostu przystosowane. Jeśli na przykład mamy włączony ekran z Twittera i jednocześnie pracujemy nad dokumentem tekstowym, wówczas angażujemy tym samym czasie zdolności poznawcze naszego mózgu do dwóch zadań. Takie działanie zmniejsza naszą produktywność. Jeśli natomiast umówimy się na lunch z partnerem biznesowym, to także robimy dwie rzeczy w tym samym czasie, jednak obciążamy różne zdolności mózgu. Podobnie biegając dla zdrowia i słuchając lekcji z języka niemieckiego przez słuchawki, oszczędzamy czas wcale nie szkodząc naszemu mózgowi.

Psycholog John Medina w swojej książce pt. Brain Rules: 12 Principles for Surviving and Thriving at Work, Home, and School twierdzi, że ludzki mózg nie jest zdolny do przetwarzania wielu informacji w tym samym czasie. Dwaj badacze ze Stanów Zjednoczonych: Shamsi T. Iqbal z University of Illinois oraz Eric Horvitz z ośrodka Microsoft Research zainteresowali się problemem korzystania przez użytkownika z kilku programów w tym samym czasie. Iqbal i Horvitz stwierdzili, że uczestnicy eksperymentów spędzali średnio prawie 10 minut na przechodzenie z program do programu oraz na powrót do normalnego tempa pracy.
Z kolei z badań przeprowadzonych w roku 2005 przez University of London wynika, że pracownicy, których praca była przerywana przez e-maile i rozmowy telefoniczne, cierpieli na dwa razy większy spadek ich ilorazu inteligencji niż osoby zaciągające się marihuaną. W tym samym badaniu cytowanym przez BBC ponad połowa respondentów twierdziła, że zawsze odpowiadają na e-maile „natychmiast po otrzymaniu” lub tak szybko, jak to możliwe, a 21% respondentów nawet było gotowych przerwać spotkania, aby odpowiedzieć na maila.

Wskazówki, które pomogą ograniczyć przeładowanie informacyjnew biurze:

● Jeśli dzwonisz do większej instytucji, prawdopodobnie musisz przejść przez automatyczne menu. Postaraj się o telefon osobisty na biurko do danej osoby. Z badań agenci Reuters wynika, że ponad 20% czasu, jaki ludzie przeznaczają na rozmowy telefoniczne zabiera „przebijanie się” przez różnego rodzaju menu głosowe.
● Ogranicz czas spotkań np. do 90 minut. Jeśli jesteś innowacyjny i masz zespół gotowy na zmiany, zaproponuj swoim ludziom odbywanie spotkań na stojąco. Wówczas czas spotkań spadnie z 90 minut do 15-20 bez uszczerbku dla produktywności.
● Próbuj robić maksymalnie dwie rzeczy na raz.
● Poznaj swój dzienny biorytm i wyznaczaj czas dla odpowiednich czynności w odpowiedniej porze dnia.
● Spędzaj mniej czasu na przeglądaniu informacji, które warto wiedzieć i skoncentruj się bardziej na tych, które musisz znać. Koncentruj się na informacjach wysokiej jakości. Jakość jest ważniejsza od ilości. Poznaj zasady „infoinżynierii”. Postaraj się, abyś w pewnych okresach dnia nie był dostępny za pomocą e-maila i telefonu – odetnij się od kontaktów z otoczeniem na kilka godzin dziennie. Problem polega na tym, że nawet jeśli przerwanie pracy trwa tylko 30 sekund (np. krótka rozmowa telefoniczna w czasie pracy nad dokumentem) nasz mózg potrzebuje 10- 20 razy więcej czasu na powrót do poziomu koncentracji na zadaniu, jaki osiągaliśmy przed tą przerwą.

Nie możemy traktować przeładowania informacyjnego jako przejściową niedogodność albo jako intruza, który wkrótce nas opuści. Jest to nowy fragment naszej rzeczywistości. Warto zatem włączyć problematykę radzenia sobie w warunkach nadmiaru informacji do programów nauczania na różnych poziomach edukacyjnych oraz w biurze. Malcolm Gladwell pisze, że „przetrwaliśmy tak długo jako gatunek tylko dzięki temu, że wykształciliśmy w sobie mechanizm szybkiego formułowania opinii opartych na bardzo skąpych informacjach.” Obecnie jako gatunek musimy nauczyć się przetrwać w świecie, w którym jest nadmiar informacji.