W naszej firmie obowiązuje jednomiesięczny okres rozliczeniowy; soboty są dniami wolnymi od pracy. Ze względu jednak na rodzaj działalności i związaną z tym organizację pracy nie możemy wyznaczyć jednego, wspólnego dla wszystkich dodatkowego dnia wolnego.
Czy w tej sytuacji możemy:
1) wyznaczyć dodatkowy dzień wolny w okresie dłuższym niż okres rozliczeniowy - np. poszczególne osoby wykorzystywałyby taki dzień począwszy od lutego czy marca?
2) czy w sytuacji braku możliwości wyznaczenia dodatkowego dnia wolnego pracodawca może wypłacić wynagrodzenie tak jak za pracę w godzinach nadliczbowych?
3) jaka może być forma ustanowienia takiego dnia wolnego?
W świetle obowiązujących przepisów kodeksu pracy nie jest dozwolone wyznaczenie dnia wolnego za święto wypadające w sobotę w innym okresie rozliczeniowym, ponieważ czas pracy rozliczany jest w ramach okresów rozliczeniowych.
W celu zaplanowania czasu pracy na dany okres rozliczeniowy należy przed takim okresem obliczyć wymiar czasu pracy i łączną liczbę dni roboczych, przez które pracownik może pozostawać do dyspozycji pracodawcy w tym okresie. Od 1 stycznia 2004 r. sposób obliczania wymiaru czasu pracy na dany okres rozliczeniowy określony został w art. 130 i 138 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94) - dalej k.p.
Wymiar czasu pracy, przy przeciętnej 40-godzinnej normie czasu pracy, na dany okres rozliczeniowy ustala się mnożąc liczbę pełnych tygodni razy 40 godzin. Do otrzymanego iloczynu dodaje się iloczyn 8 godzin i liczby dni roboczych "wystających" poza pełne tygodnie, przypadające od poniedziałku do piątku. Od tej sumy należy odjąć iloczyn 8 godzin i liczby dni świątecznych przypadających w innych dniach niż niedziela.
Przy dniach "wystających" poza pełne tygodnie liczy się tylko pierwsze pięć dni bez soboty i niedzieli, co wiąże się z przeciętnie pięciodniową normą czasu pracy. Pełne tygodnie liczy się od pierwszego dnia kalendarzowego pierwszego miesiąca okresu rozliczeniowego. Przykładowo, jeżeli pierwszym takim dniem jest wtorek, to każdy liczony w ten sposób tydzień kończy się w poniedziałek.
Przykład
Pracownika obowiązuje jednomiesięczny okres rozliczeniowy. Przez jaki czas można go zatrudniać w maju 2008 r. bez planowania pracy w godzinach nadliczbowych?
Pracownikowi można planować w maju pracę przez 160 godzin (4 tygodnie x 40 godzin) (3 dni x 8 godzin) - (3 dni x 8 godzin) = 160 godzin.
Rozkład czasu pracy nie może przewidywać pracy przez większą liczbę godzin niż przypadająca do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym. W przeciwnym przypadku mielibyśmy do czynienia z planowaniem pracy w godzinach nadliczbowych, a tym samym z naruszeniem przepisów o czasie pracy.
W prawidłowo sporządzonym rozkładzie czasu pracy, liczba zaplanowanych dni pracy nie może przekroczyć przeciętnie pięciu w każdym tygodniu w danym okresie rozliczeniowym. Oznacza to, że niektóre tygodnie pracy mogą być sześciodniowe, a niektóre czterodniowe, tak aby w przyjętym okresie rozliczeniowym pracownik pracował przeciętnie pięć dni w tygodniu. Drugim, poza niedzielą dniem wolnym od pracy w tygodniu może być dowolny dzień, np. wtorek, czy sobota. Dni wolne od pracy wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy mogą być udzielone łącznie.
Wystąpienie święta będącego dniem wolnym od pracy w innym niż niedziela dniu tygodnia powoduje w okresie rozliczeniowym odpowiednie zmniejszenie liczby godzin - a tym samym dni - pracy (art. 130 § 2 k.p.). Oznacza to, że w niektórych okresach rozliczeniowych, ze względu na święta przypadające w innych dniach niż niedziela, zaplanowana ilość dni pracy będzie mniejsza niż przeciętnie pięć dni w tygodniu.
W celu obliczenia liczby dni pracujących w danym okresie rozliczeniowym należy podzielić wymiar czasu pracy przypadający do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym przez 8.
Przykład
Pracodawca planuje pracownikowi czas pracy na lipiec 2008 r. Pracownik pracuje w podstawowym czasie pracy w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. Ile takich dni można zaplanować?
Można zaplanować 23 dni robocze. Wymiar czasu pracy w lipcu wynosi 184 godziny (4 tygodnie x 40 godzin) (3 dni "wystające" poza pełne tygodnie od poniedziałku do piątku x 8 godzin). W okresie tym nie ma żadnego oficjalnego święta. Wynik podzielony przez 8 daje 23 dni robocze.
Przekroczenie przeciętnej pięciodniowej normy czasu pracy należy traktować jako pracę w godzinach nadliczbowych. Jeśli więc pracodawca zatrudniałby pracownika w danym okresie rozliczeniowym w wymiarze nieprzekraczającym obowiązującej go tygodniowej normy czasu pracy, ale liczba dni, przez które pracownik ten świadczył pracę przekroczyłaby średnio 5, to powstałyby w ten sposób godziny nadliczbowe, które należałoby wliczyć do rocznego limitu godzin nadliczbowych. Pracownikowi, który ze względu na konieczność pracy w godzinach nadliczbowych wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy. Dzień wolny powinien zostać udzielony w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym miała miejsce praca w dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (art. 1513 k.p.).
Nieudzielanie dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym wynikającym z 5-dniowego tygodnia pracy może być spowodowane niemożnością uzgodnienia z pracownikiem terminu takiego dnia, czy też pracą w dniu wolnym przypadającym pod koniec okresu rozliczeniowego. Pracownik powinien wówczas otrzymać wynagrodzenie powiększone o dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia (art. 1511 § 2 k.p.). Jeśli jednak np. pracownik zatrudniony w podstawowym czasie pracy w danym dniu przepracowałby 10 godzin, to za dwie ostatnie godziny powinien otrzymać normalne wynagrodzenie z dodatkiem 50% (art. 1511 § 1 pkt 2 k.p.). Jeśliby te godziny przypadały w porze nocnej to dodatek ten wynosiłby 100% wynagrodzenia.
Ustalenie terminów dni wolnych od pracy w danym okresie rozliczeniowym powinno nastąpić w rozkładzie czasu pracy. Rozkłady czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 k.p.).
Zakładowy (ewentualnie wydziałowy, czy oddziałowy) rozkład czasu pracy powinien zostać określony w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Tryb ten dotyczy rozkładów ustalanych dla całej załogi lub poszczególnych grup pracowników, czyli tzw. rozkładów grupowych.
Inaczej przedstawia się problem ustalania indywidualnych rozkładów czasu pracy, które wprowadza się dla konkretnych pracowników. Jeśli pracownicy pracują w różnych dniach i porach, to pracodawca może opracować indywidualny rozkład czasu pracy dla każdego z nich.
Pracodawca na pisemny wniosek pracownika może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k.p.).