W jaki sposób należy obliczyć wysokość ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, jeżeli pracownik otrzymuje składniki zmienne?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń SpołecznychPracownik oprócz wynagrodzenia zasadniczego, określonego stawką miesięczną, otrzymuje premię stanowiącą procent wynagrodzenia zasadniczego (zazwyczaj jest to 15%, ale w regulaminie wynagradzania premia jest określona jako uznaniowa i może być inna w każdym miesiącu) oraz dodatek stażowy też wyrażony jako procent wynagrodzenia zasadniczego. Pracownik otrzymał podwyżkę wynagrodzenia zasadniczego w styczniu 2015 r., a w lutym nastąpi rozwiązanie stosunku pracy.Czy przy wyliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy przyjąć premię i dodatek stażowy faktycznie wypłacone w okresie ostatnich 3 miesięcy w wartości średniej, czy może należy je przeliczyć jako dany procent od wynagrodzenia po podwyżce i dopiero wówczas wyliczyć średnią z ostatnich 3 miesięcy?

Odpowiedź:
Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy powinien być wyliczony według nowych stawek wynagrodzenia.
Uzasadnienie:
Zasady ustalania podstawy wymiaru ekwiwalentu i jego wyliczania wskazuje § 14–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. Nr 2 poz.14 z późn. zm.). Zgodnie z jego treścią:
1. Stałe składniki wynagrodzenia uwzględnia się w podstawie wymiaru ekwiwalentu urlopowego w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia do niego prawa, a więc w tym przypadku w lutym 2015 r. Dodatek stażowy jest stałym elementem płacy.
2. Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc należy przyjąć do podstawy wymiaru ekwiwalentu w wysokości średniej kwoty wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia do niego prawa. Premie otrzymane przez zatrudnionego w listopadzie, grudniu i styczniu trzeba zatem przeliczyć adekwatnie do wynagrodzenia zasadniczego obowiązującego po podwyżce. W tym punkcie występuje pewna niejasność wynikająca prawdopodobnie z nieprecyzyjnych postanowień zawartych w regulaminie wynagradzania. Problem stanowi tu bowiem premia uznaniowa, która co do zasady ma charakter nagrody i nie jest włączana do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Trudno ostatecznie rozstrzygnąć tę kwestię nie znając szczegółowych zasad przyznawania i pomniejszania premii. Sądząc jednak z informacji zawartych w treści pytania, pracownikom przysługują premie regulaminowe, tylko inaczej nazwane.
Przykład (przy założeniu, że w okresie przyjmowanym do wyliczenia podstawy wymiaru ekwiwalentu, zmienne składniki wynagrodzenia nie były pomniejszane, a co za tym idzie nie podlegają uzupełnieniu).
Pracownikowi zatrudnionemu na cały etat przysługiwało do dnia 31 grudnia 2014 r. wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 2000 zł miesięcznie brutto, dodatek stażowy w wymiarze 20% oraz miesięczne zmienne premie regulaminowe w wysokości do 15% płacy zasadniczej. W listopadzie, grudniu i styczniu wypłacono premie w wysokości odpowiednio 300 zł, 300 zł, 345 zł. Pracownikowi przyznano podwyżkę i od 1 stycznia 2015 r. otrzymuje on wynagrodzenie zasadnicze w kwocie – 2300 zł miesięcznie. W lutym 2015 r., na skutek rozwiązania umowy o pracę, zatrudniony nabył prawo do ekwiwalentu pieniężnego za 6 dni urlopu wypoczynkowego.
Podstawa wymiaru ekwiwalentu ze stałych składników wynagrodzenia.
Wynagrodzenie zasadnicze: 2300 zł
Dodatek stażowy: 460 zł (2300 zł x 20%)
Łącznie: 2760 zł
Podstawa wymiaru ekwiwalentu ze zmiennych składników wynagrodzenia.
Przed włączeniem do podstawy, zmienne składniki wynagrodzenia za listopad i grudzień 2014 r. należy przeliczyć odpowiednio według podwyższonej stawki wynagrodzenia. Nie ma potrzeby korygowania premii za styczeń, ponieważ była ona naliczana już po podwyżce.
Przeliczona premia za listopad: 2300 zł x 15% = 345 zł
Przeliczona premia za grudzień: 2300 zł x 15% = 345 zł
Premia za styczeń: 345 zł
Zmienne składniki wynagrodzenia łącznie:
345 zł premii za listopad + 345 zł premii za grudzień + 345 zł premii za styczeń  = 1035 zł
Średnia kwota premii wypłaconych w okresie 3 miesięcy przyjmowanych do podstawy:
W tym przypadku, przy niezmiennej wysokości premii będzie to oczywiście 345 zł, bo 1035 zł. : 3 miesiące = 345 zł.
Podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop łącznie:
2760 zł (podstawa wymiaru ekwiwalentu ze stałych składników) + 345 zł (podstawa wymiaru ekwiwalentu ze zmiennych składników) = 3105 zł.
Ekwiwalent za 1 dzień urlopu:
3105 zł (podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop) : 21 (współczynnik ekwiwalentowy w 2015 r.) = 147,86 zł.
Ekwiwalent za 1 godzinę urlopu:
147,86 zł (ekwiwalent za 1 dzień urlopu) : 8 godz. (dzienny wymiar czasu pracy) = 18,48 zł.
Liczba godzin niewykorzystanego urlopu:
6 dni (liczba dni urlopu)  x 8 godzin (dzienny wymiar czasu pracy) = 48 godzin.
Ekwiwalent brutto należny pracownikowi:
18,48 zł (ekwiwalent za 1 godzinę urlopu) x 48 godz. (liczba godzin niewykorzystanego urlopu) = 887,04 zł.
Magdalena Skalska, autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
Odpowiedzi udzielono 2 lutego 2015 r.