PROCEDURA

PRZEGLĄDU I USUWANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZETWARZANYCH W ZWIĄZKU Z GOSPODAROWANIEM ŚRODKÓW Z ZFŚS

  1. Niniejsza Procedura została wprowadzona w związku z koniecznością realizowania obowiązków wymienionych w art. 8 ust. 1d ustawy z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2019 r., poz. 1352 ze zm.).
  2. Ilekroć mowa o:
    a) pracodawcy – należy przez to rozumieć ………......................................................................
    b) Funduszu, ZFŚS – należy przez to rozumieć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
    c)  Zakładowej Komisji Świadczeń Socjalnych (ZKŚS) – należy przez to rozumieć zespół rozstrzygający sprawy socjalned) procedurze  – należy przez to rozumieć niniejszą Procedurę przeglądu i usuwania danych osobowych przetwarzanych w związku z gospodarowaniem środków z ZFŚS.
  3. Dane osobowe, udostępniane pracodawcy przez osobę uprawnioną w celu skorzystania ze świadczenia z ZFŚS, ulgowej usługi, dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości, mogą być przetwarzane przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
  4. Pracodawca jest  zobowiązany  do dokonywania  przeglądu danych osobowych przetwarzanych w związku z gospodarowaniem środkami ZFŚS, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.
  5. Przegląd, o którym mowa w ust. 4 powyżej może być dokonywany przez członków Zakładowej Komisji Świadczeń Socjalnych.
  6. Przegląd, o którym mowa w ust. 4 dokonywany jest do końca marca każdego roku. W razie potrzeby może być on dokonywany częściej.
  7. Okres przechowywania poszczególnych danych osobowych określa ……….................................................
  8. W razie wątpliwości co do wymaganego okresu przechowywania poszczególnych danych osobowych członkowie  ZKŚS zobowiązani są zwrócić się do Działu Prawnego z zapytaniem co do wymaganego okresu przechowywania.
    Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celów, dla których zostały one zebrane.
  9. Dane osobowe powinny być usunięte w sposób uniemożliwiający ich ponowne odczytanie i w sposób zapewniający zachowanie poufności tych informacji. W szczególności dane zapisane na nośnikach papierowych (dokumenty), powinny zostać zniszczone w niszczarce.
  10. Do przetwarzania danych osobowych w związku z przyznawaniem świadczeń z ZFŚŚ i ustalaniem ich wysokości, mogą zostać dopuszczone jedynie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Niniejsza Procedura wchodzi w życie z dniem ………..............................................

 

Więcej wzorów znajdziesz w LEX Ochrona Danych Osobowych:

Regulamin funkcjonowania Inspektora ochrony danych - POBIERZ WZÓR >

Raport z naruszenia ochrony danych - POBIERZ WZÓR >

Polityka ochrony danych osobowych w podmiocie leczniczym - POBIERZ WZÓR >