Czy umowa na zastępstwo może obejmować również okres urlopu wypoczynkowego osoby zastępowanej?
Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.
Odpowiedź: tak, umowa na zastępstwo może obejmować okres urlopu wypoczynkowego jak i każdy inny okres usprawiedliwionej nieobecności pracownika zastępowanego.
Uzasadnienie: stosownie do art. 251 § 4 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p. umowę na zastępstwo można zawrzeć, jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Oznacza to, że umowa na zastępstwo może być zawarta jedynie na czas obejmujący usprawiedliwioną nieobecność pracownika, np. choroby, urlopu bezpłatnego, wychowawczego, wypoczynkowego itp.
Z powodu szczególnych rozwiązań prawnych dotyczących umowy na zastępstwo, z treści tej umowy powinno jednoznacznie wynikać jaki ma ona rodzaj. Ponadto powinna ona identyfikować zastępowanego. Może to nastąpić w dwojaki sposób, bezpośrednio (przez podanie imienia i nazwiska) bądź pośrednio (przez wskazanie stanowiska, funkcji, numeru służbowego itp.). Umowa na zastępstwo, jako umowa terminowa, rozwiązuje się z chwilą upływu terminu, na jaki została zawarta. Przy czym, czas jej trwania ograniczony jest czasem usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika. Termin zakończenia umowy może określać konkretna data, sprecyzowane zdarzenie (ustanie konkretnie wskazanego powodu nieobecności zastępowanego pracownika) bądź poprzez określenie np. że umowa jest zawarta na okres nieobecności określonego pracownika (bez wskazywania powodu tej nieobecności).
Polecamy: Umowa na zastępstwo, czyli szczególny rodzaj umowy terminowej
Jeżeli pracodawca zastrzeże termin zakończenia takiej umowy wskazując konkretną datę jej rozwiązania, wówczas umowa rozwiąże się z tym dniem. Jeżeli po rozwiązaniu umowy na zastępstwo nadal będzie istniała potrzeba zatrudnienia zastępcy, np. z powodu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego przez zastępowanego pracownika, to pracodawca może zawrzeć z nim kolejną umowę na zastępstwo.
W sytuacji, gdy zawrzemy z pracownikiem umowę na zastępstwo i wpiszemy konkretny rodzaj nieobecności (np. okres zwolnienia lekarskiego), a pracownik w międzyczasie zmieni rodzaj nieobecności, np. rozpocznie wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego, to umowa z zastępującym pracownikiem się rozwiąże. Dzieje się tak ponieważ, ustaje powód dla którego zastępujący pracownik został zatrudniony (zwolnienie lekarskie). Gdyby pracodawca będzie chciał wciąż zatrudniać daną osobę na zastępstwo za nieobecnego pracownika musi podpisać nową umowę zmieniając w niej rodzaj nieobecności zastępowanego podwładnego.
Podkreślenia wymaga, co jest ważne zarówno w pierwszym jak i drugim przypadku, do umów na zastępstwo nie ma zastosowania przepis stanowiący, że okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech (art. 251 § 1 k.p.). Możliwe jest zawieranie nieograniczonej liczby (trzech i więcej) kolejnych umów na zastępstwo, jeśli istnieje faktyczna potrzeba zastąpienia nieobecnego pracownika.
Pracodawca może też określić czas trwania umowy na zastępstwo, zastrzegając, że umowa zostaje zawarta do chwili powrotu konkretnego pracownika do pracy. Zapewnia to pracodawcy większą elastyczność, zwłaszcza w sytuacji, gdy nie jest w stanie przewidzieć czasu trwania nieobecności pracownika (np. przedłużająca się choroba lub wcześniejszy powrót z urlopu wychowawczego) bądź wystąpienia następujących po sobie różnych przyczyn usprawiedliwionej nieobecności (urlop wypoczynkowy po urlopie wychowawczym). W razie wcześniejszego bądź późniejszego powrotu nieobecnego pracownika umowa ulega "automatycznemu" rozwiązaniu z chwilą stawienia się zastępowanego pracownika w pracy, bez konieczności składania jakichkolwiek dodatkowych oświadczeń (np. wypowiadania umowy) lub zawierania nowej umowy na zastępstwo.
Reasumując, jeżeli w umowie na zastępstwo wpiszemy konkretna datę, do kiedy ma ona obowiązywać albo przyczynę nieobecności pracownika zastępowanego, to odpowiednio upływ terminu albo każda zmiana powodu nieobecności będzie powodowała konieczność zawarcie kolejnej umowy na zastępstwo.
