Zgodnie z obowiązującymi przepisami ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być sfinansowane tylko te świadczenia, które mieszczą się w definicji socjalnej pracodawcy, o której mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.) - dalej u.z.f.ś.s. Zgodnie z tą definicją z ZFŚS mogą być finansowane: różne formy wypoczynku, działalność kulturalno-oświatowa oraz sportowo-rekreacyjna, opieka nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe. W ramach świadczeń pomocy materialnej zawierają się również świadczenia świąteczne dla pracowników.
Do korzystania ze świadczeń finansowanych z ZFŚS uprawnieni są pracownicy i członkowie ich rodzin oraz emeryci lub renciści - byli pracownicy i ich rodziny. Pracodawca wydatkując środki z ZFŚS powinien uzależniać przyznawanie ulgowych usług i świadczeń od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu.
1. Zakup bonów, talonów
Zakup bonów oraz talonów to jedno z najbardziej popularnych świadczeń finansowanych przez pracodawców przed świętami z ZFŚS. Pracodawca kupuje za środki z ZFŚS i przekazuje swoim pracownikom bony lub talony uprawniające do zakupu towarów (czasami usług) za określoną na talonie/bonie kwotę.
Ważne!
Pracodawca może kupić bony, talony ze środków ZFŚS o ile dopuszcza to regulamin korzystania ze środków z ZFŚS. Przykładowy zapis z regulaminu ZFŚS, który dopuszcza zakup bonów/talonów dla pracowników: „w okresie Świąt Wielkanocnych oraz Świąt Bożego Narodzenia komisja socjalna w porozumieniu z pracodawcą może zdecydować o przyznaniu pomocy materialnej uprawnionym pracownikom w postaci talonów/bonów towarowych. Za każdym razem wartość przyznawanych bonów/talonów będzie uzależniana od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danej osoby”.
1.1. Oskładkowanie bonów/talonów
Jeżeli zakup bonów, talonów został zrealizowany zgodnie z zapisami u.z.f.ś.s., to wówczas zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) - dalej r.u.p.w.s., taki przychód jest wyłączony z podstawy wymiaru składek. W przeciwnym wypadku jeśli zakup nie został zrealizowany zgodnie z zapisami u.z.f.ś.s, to nawet pomimo sfinansowania zakupu talonów/ bonów ze środków ZFŚS pracodawca powinien opłacić składki ZUS.
Ważne!
W myśl art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.) do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zatem wartości bonów/ talonów sfinansowanych z ZFŚS nie uwzględnia się także w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Ważne!
Bony towarowe, paczki świąteczne oraz wypłacone zapomogi sfinansowane z ZFŚS są zwolnione z oskładkowania w pełnej wysokości i bez ograniczenia kwotowego, pod warunkiem że świadczenia te stanowią pomoc socjalną i przyznane zostały zgodnie z regulaminem ZFŚS. Natomiast jeśli wartość bonów towarowych i paczek świątecznych została sfinansowana ze środków obrotowych, wówczas podlega oskładkowaniu w pełnej wysokości.
1.2. Opodatkowanie bonów/talonów
Otrzymane przez pracownika talony/bony towarowe sfinansowane ze środków ZFŚS stanowią przychód ze stosunku pracy i tym samym, niezależnie od ich wartości, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Do bonów towarowych nie stosuje się bowiem zwolnienia od opodatkowania określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361) - dalej u.p.d.o.f. Zgodnie z powołanym przepisem wolna od podatku dochodowego jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, iż rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
2. Przekazanie paczek
Pracodawca może udzielić wsparcia materialnego uprawnionym pracownikom, decydując się na zakup paczek świątecznych.
2.1. Oskładkowanie paczek
Jeśli paczki świąteczne zostały w całości sfinansowane ze środków ZFŚS oraz pracodawca przyznając je, uwzględnił sytuację materialną każdego pracownika, to od wartości paczek pracodawca nie opłaca składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
2.2. Opodatkowanie paczek
Należy zwrócić uwagę, iż dla celów podatkowych, paczki świąteczne są świadczeniami rzeczowymi. Paczki są zwolnione z opodatkowania pod warunkiem, że ich wartość w 2012 r. (łącznie z innymi świadczeniami rzeczowymi i pieniężnymi) nie przekracza 380 zł oraz zostanie całkowicie sfinansowana ze środków ZFŚS. W przypadku przekroczenia kwoty 380 zł, opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad 380 zł.
Ważne!
Gdyby pracodawca sfinansował świadczenie w postaci zakupu paczki w części ze środków ZFŚS a w części ze środków obrotowych, to podlegałoby ono w całości opodatkowaniu. Powołany wyżej art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f. zwalnia bowiem z podatku dochodowego wyżej wymienione świadczenia, o ile w całości zostały sfinansowane z funduszu.
3. Wypłata gotówki
Zgodnie z obowiązującymi przepisami wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.
4. Zapomogi
Pracodawca może też podjąć decyzję o przyznaniu zapomóg pracownikom, znajdującym się w szczególnie ciężkiej sytuacji materialnej. Czasami pracodawcy decydują o przyznaniu pracownikom zapomóg właśnie w okresach świątecznych, tak aby dodatkowo pomóc pracownikom w okresie, który jest związany z dużymi wydatkami.
4.1. Oskładkowanie zapomóg
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 r.u.p.w.s. zapomoga pieniężna sfinansowana ze środków ZFŚS w całości jest wolna od składek na ZUS.
Pamiętaj!
Oskładkowanie zapomóg wypłaconych ze środków obrotowych zakładu pracy będzie uzależnione od przyczyny ich wypłaty. Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a tym samym także na ubezpieczenie zdrowotne, nie stanowią zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby. Tego rodzaju zapomogi korzystają ze zwolnienia ze składek ZUS niezależnie od ich wysokości.
Ważne!
Zapomogi wypłacone ze środków ZFŚS nie podlegają oskładkowaniu. Natomiast zapomogi sfinansowane ze środków obrotowych są wolne od składek ZUS tylko wtedy, gdy przyczyną ich wypłaty była klęska żywiołowa, indywidualne zdarzenie losowe lub długotrwała choroba.
4.2. Opodatkowanie zapomóg
Z podatku dochodowego zwolnione są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł. Zniszczenie majątku na skutek klęski żywiołowej, czyli zdarzenia spowodowanego niszczycielskim działaniem sił przyrody, jak powodzie, huragany, gradobicia itp. jest wystarczającą przesłanką do zastosowania zwolnienia przedmiotowego. Zapomoga od pracodawcy, bez względu na źródło wypłaty, korzysta więc z tej ulgi do kwoty limitu 2280 zł. Część zapomogi przekraczająca tę granicę podlega jednak opodatkowaniu na zasadach ogólnych tak jak inne przychody ze stosunku pracy.
5. Świadczenia dla emerytów i rencistów
W okresie świątecznym część pracodawców podejmuje decyzję o udzieleniu wsparcia materialnego nie tylko obecnym pracowników, ale również byłym pracownikom czy to w formie bonów, talonów czy tez świadczeń pieniężnych. Jak zatem wygląda kwestia związana z oskładkowaniem i opodatkowaniem tych świadczeń. Co do oskładkowania, świadczenia wypłacane emerytom i rencistom są zwolnione ze składek ZUS, natomiast w kwestii podatku należy zwrócić uwagę na art. 21 ust. 1 pkt 38 u.p.d.o.f. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku podjęcia przez pracodawcę decyzji o przyznaniu byłym pracownikom tj. emerytom i rencistom określonych świadczeń będą one korzystały ze zwolnienia od podatku, ale tylko do określonej kwoty.
Zgodnie z powołanym przepisem świadczenia otrzymywane przez emerytów i rencistów w związku z łączącym ich poprzednio stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy oraz od związków zawodowych, korzystają ze zwolnienia od podatku, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł.
Przepis ten zwalnia od podatku wyłącznie świadczenia o charakterze rzeczowym oraz ekwiwalenty pieniężne w zamian tych świadczeń, a więc m.in. paczki oraz bony, talony. Należy zwrócić uwagę, iż tak jak w przypadku pracowników, świadczeniami rzeczowymi nie są bony.
Podsumowując o skorzystaniu ze zwolnienia z opodatkowania nie decyduje więc to, czy świadczenia rzeczowe dla byłych pracowników zostały sfinansowane ze środków obrotowych, czy ze środków ZFŚS.