88 proc. firm w Polsce, które wdrożyło pracę zdalną, stawia na model hybrydowy. Badanie EY

Aż 88 proc. firm, które wdrożyło pracę zdalną, wybrało model hybrydowy. Najwięcej, bo aż 77 proc. precyzyjnie określa zasady stacjonarnej obecności w biurze. Najczęściej (46 proc.) pracownicy są do niej zobligowani przez przynajmniej trzy dni w tygodniu – wynika z badania EY. Bez wątpienia rodzime firmy bardzo poważnie podchodzą do kwestii proceduralnych, gdyż aż 89 proc. wdrożyło odpowiednie regulacje w postaci regulaminu. W 84 proc. organizacji zdecydowano o wypłacie ryczałtu, który w 88 proc. przypadków wynosi pomiędzy 50 a 100 złotych.

Praca zdalna to już stały element funkcjonowania wielu firm, od niemal roku uregulowany w ramach przepisów Kodeksu pracy. Jak pokazują wyniki badania EY „Praca zdalna po polsku”, rodzime organizacje, które się na nią zdecydowały, w przeważającej większości (88 proc.) postawiły na model hybrydowy. Z tego grona w aż 77 proc. przypadków firmy precyzyjnie określają pracownikom zasady obecności w biurach. Najczęściej (46 proc.) są to przynajmniej 3 dni w tygodniu, nieco rzadziej (43 proc.) - dwa dni, zaś opcję jednego dnia wskazało jedynie 11 proc. przedsiębiorstw. 

Przez ostatnie lata praca zdalna stała się normą w firmach w Polsce. Jednak w miarę znoszenia kolejnych ograniczeń epidemiologicznych osoby zarządzające przedsiębiorstwami próbowały znaleźć złoty środek pomiędzy atutami pracy zdalnej i stacjonarnej. Dla większości organizacji stał się nim model hybrydowy. Z jednej strony zapewnia on komfort pracownikom, z których wielu nie wyobraża sobie już pełnego tygodnia w biurze, z drugiej zaś umożliwia utrzymanie odpowiedniego poziomu bezpośredniej interakcji pomiędzy członkami zespołów – mówi Witold Widurek, partner w zespole People Advisory Services, EY Polska.

Czytaj też w LEX: Bezpieczna praca osób świadczących pracę w formie pracy zdalnej - krok po kroku >

Czytaj również: Zmiana liczby dni pracy zdalnej wymaga zmiany porozumienia lub regulaminu>>

Proceduralne wyzwania pracy zdalnej

Wyniki badania nie pozostawiają wątpliwości, że firmy, które zdecydowały się na model hybrydowy, bardzo poważnie podeszły do wprowadzania zmian związanych z nowymi zapisami Kodeksu pracy. Aż 89 proc. ankietowanych przedsiębiorstw przygotowało odpowiednie modyfikacje w postaci regulaminu pracy zdalnej. Jedynie 2 proc. firm jeszcze nie podjęło w tym zakresie żadnych działań. 

Wprowadzone 7 kwietnia 2023 r. zmiany w Kodeksie pracy nałożyły na pracodawców obowiązek pokrywania wydatków powiązanych z realizacją pracy zdalnej. Może on przybrać formę ekwiwalentu lub ryczałtu. Na tę drugą opcję zdecydowało się aż 84 proc. firm w Polsce. Co ciekawe, odsetek firm, które wybrały ekwiwalent (8 proc.), jest niemal identyczny (7 proc.) jak tych, które nie realizują żadnych wypłat.

– Ekwiwalent musi odpowiadać faktycznie poniesionym kosztom przez pracownika w danym okresie. Stosowanie tej formy wymaga więc comiesięcznego obliczania faktycznego zużycia prądu czy poniesionych innych kosztów. Natomiast ryczałt to kwota stała, ustalana szacunkowo. W efekcie jest ona najczęściej wybieranym rozwiązaniem przez firmy – wskazuje Dagmara Leonik, manager w zespole People Advisory Services, EY Polska.

Sprawdź w LEX: Czy ryczałt/ekwiwalent wypłacany w związku z wykonywaniem pracy zdalnej podlega egzekucji komorniczej? >

Przeważająca większość (88 proc.) przedsiębiorstw w Polsce ustaliła wysokość ryczałtu pomiędzy 50 a 100 złotych. W jedynie 2 proc. organizacji przekracza on poziom 500 złotych. Na tym etapie firmy uznają taką wartość za optymalną, gdyż aż 83 proc. nie planuje w tym obszarze żadnych zmian. Może być to m.in. efekt sposobu wypracowywania jego wysokości. W większości (77 proc.) ten proces miał charakter wewnętrzny, kolejne 15 proc. przedsiębiorstw skorzystało z usług zewnętrznych doradców, a 8 proc. z ogólnodostępnego kalkulatora.

W kalkulacjach brano pod uwagę przede wszystkim elementy obligatoryjne (84 proc.), takie jak energia elektryczna lub internet. Aspekty dodatkowe, jak koszty ogrzewania lub zużycia wody, uwzględniono jedynie w 16 proc. organizacji. Co warte podkreślenia, firmy również w obszarze ryczałtu przestrzegały odpowiednich procedur – 90 proc. posiada dokumentację potwierdzającą wyliczenie ryczałtu na wypadek kontroli. 

Czytaj też w LEX: Kontrola wykonywania pracy zdalnej - praktyczne zasady w tym przykłady zapisów regulacji zakładowych >

– Firmy w Polsce bardzo dbają o zachowanie zgodności z wszelkimi podstawowymi procedurami. Muszą jednak pamiętać o weryfikacji poprawności obliczenia ryczałtu i profesjonalną waloryzację jego wysokości. Istnieje bowiem pewne ryzyko związane z określaniem wysokości należnego pracownikowi ryczałtu. Jeśli zostanie określony zbyt wysoko, bez należytego uzasadnienia, pracodawca naraża się na zarzut wypłaty pracownikowi nienależnego świadczenia, które nie podlega podatkowi dochodowemu i składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Z drugiej strony w przypadku zbyt niskiego ryczałtu pracodawca naraża się na możliwość dochodzenia roszczeń przez pracowników o wypłatę ryczałtu w rzeczywiście należnej wysokości – podsumowuje Marta Larwa, manager w zespole People Advisory Services, EY Polska.

Badania zostało przeprowadzone metodą CAWI na próbie ponad 300 przedstawicieli średnich i dużych przedsiębiorstw w Polsce. W 70 proc. przypadków respondenci reprezentowali organizacje zatrudniające ponad 250 pracowników.

Czytaj też w LEX: Koszty pracy zdalnej >

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.