Deklaracja podatkowa (PIT-11) to dokument przygotowywany i wystawiany przez płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, czyli przez pracodawcę lub zleceniodawcę. Właśnie w nim zawarte są szczegółowe informacje o dochodach osiągniętych w ubiegłym roku przez pracowników i współpracowników, pobranych zaliczkach na podatek oraz składkach na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w danym roku podatkowym. Tym samym, stanowi podstawową deklarację wykorzystywaną do rocznego rozliczenia podatkowego przez osoby fizyczne.
Wszyscy pracodawcy, zleceniodawcy i inni płatnicy, którzy w ciągu roku wypłacali wynagrodzenia lub świadczenia podlegające opodatkowaniu, są zobowiązani do wystawienia PIT 11, a także, jeśli wystąpi potrzeba, innych dokumentów takich jak: PIT-R, PIT-8C czy PIT-40A/11A.
Nieprzekraczalne terminy
Zgodnie z przepisami prawa płatnik ma obowiązek przekazać rozliczenie roczne podatku za rok 2024 do urzędu skarbowego i do pracowników, stosując się do ściśle określonych terminów. Wraz z końcem stycznia 2025 roku upłynął pierwszy istotny termin, mianowicie termin na przekazanie PIT-11 do właściwego urzędu skarbowego za pośrednictwem platformy e-Urząd. Obecnie zaś pracodawcy powinni przystępować do rozsyłania deklaracji do pracowników. Mają na to czas do 28 lutego 2025 roku. Warto pamiętać, że mogą oni przekazać deklaracje podatkowe na dwa sposoby: papierowo lub elektronicznie, wykorzystując skrzynkę mailową bądź wewnątrzfirmowe platformy do komunikacji z pracownikiem.
Zobacz również: PIT-11 za 2024 rok tylko do końca stycznia
Czytaj w LEX: Zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych obejmujące odszkodowania >
Cena promocyjna: 198 zł
|Cena regularna: 220 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 165 zł
Konsekwencje niezłożenia PIT-11 w terminie
Zgodnie z przepisami prawa pracodawcy zobligowani są do wystawienia i przesłania w terminie PIT-11. Brak wywiązania się z tych obowiązków pociąga za sobą szereg konsekwencji. Przede wszystkim, stanowi poważne wykroczenie skarbowe podlegające karze finansowej.
Na mocy art. 80 par. 2 karnego kodeksu skarbowego wspomniana kara może sięgać nawet 180 stawek dziennych. Ustalane są one przez sąd indywidualnie dla każdego ukaranego na podstawie dochodu i warunków osobistych. Należy jednak pamiętać, że nałożona kara musi miesić się w określonych widełkach. I tak, najniższa stawka to równowartość 1/3 części minimalnego wynagrodzenia (155,53 zł w 2025 r.), natomiast maksymalna stawka nie może przekraczać jego czterystukrotności (62 212 zł).
Po drugie, brak lub opóźnienie w przesłaniu deklaracji podatkowej wpływa również na terminowe złożenie zeznania podatkowego przez pracownika i prowadzi do opóźnień lub błędów w rozliczeniach z urzędem skarbowym.
Czytaj w LEX: Odpowiedzialność karna skarbowa za niezłożenie w terminie informacji PIT-11 >
Co zrobić w przypadku niezłożenia PIT-11 w terminie?
Pracodawca ma możliwość uniknięcia kary za niedotrzymanie terminu złożenia PIT-11. W takim przypadku musi złożyć tzw. czynny żal, czyli dobrowolnie zgłosić swoje uchybienie, zanim organ skarbowy podejmie działania kontrole w sprawie. Najczęściej “czynny żal” przyjmuje postać pisma, które dokładnie opisuje okoliczności i przyczyny zaniechania. Jego uwzględnienie może realnie przyczynić się do uniknięcia poważniejszych sankcji finansowych. Warto jednak pamiętać, że aby tego typu kroki były skuteczne, muszą zostać podjęte przed wszczęciem postępowania karnego skarbowego.
Najczęstsze błędy w PIT-11
Niezłożenie PIT-11 w terminie to nie jedyna nieprawidłowość, jaką może popełnić płatnik. Często wskutek różnych przyczyn, takich jak: błędne obliczenia czy drobne omyłki (np. wpisanie danych w niewłaściwe pole) w treści deklaracji mogą pojawić się błędy. Warto pamiętać, że PIT-11 powinien odzwierciedlać rzeczywiste dane dotyczące danego roku podatkowego, a każda pomyłka może prowadzić do niezamierzonego zafałszowania informacji.
W konsekwencji pracownik może zmagać się z trudnościami w rozliczeniu podatku zarówno pod względem wyliczenia błędnej kwoty nadpłaty lub dopłaty, jak i samego dostarczenia deklaracji, np. podanie niepoprawnego adresu utrudni jej wysyłkę pocztą, a błędny numer PESEL uniemożliwi wprowadzenie danych do systemu elektronicznego. Dlatego płatnik powinien zawsze zweryfikować poprawność deklaracji i skorygować ewentualnie popełnione błędy.
Korekty dokonuje się przez złożenie informacji korygującej do Urzędu Skarbowego poprzez odpowiedni formularz. Co istotne, ta czynność nie przewiduje czynnego żalu, jednak najczęściej wymaga sporządzenia wyjaśnień na formularzu ORD-ZU. Poprawione dane należy przekazać organowi do czasu przedawnienia się zobowiązania podatkowego, czyli do 5 lat. Najczęstsze błędy w PIT-11 wymagające korekty dotyczą następujących kwestii:
- nieprawidłowe wyliczanie kosztów uzyskania przychodu,
- pominięcie świadczeń niepieniężnych składających się na wynagrodzenie np. benefitów pracowniczych (karty multisport, prywatna opieka medyczna itp.) lub dodatkowych świadczeń pieniężnych takich jak ekwiwalent za urlop czy premie.
- błędne wskazanie adresu lub innych danych podatnika,
- rozliczania deklaracji podatkowych cudzoziemców, zwłaszcza w zakresie ustalenia numeru PESEL lub NIP oraz określenia rezydencji podatkowej.
Warto również podkreślić, że płatnik nie ma obowiązku korygowania informacji wynikających z niedopatrzeń podatnika. W praktyce oznacza to, że jeśli pracownik nie poinformował pracodawcy o istotnych zmianach, np. nowym miejscu zamieszkania, a mają one wpływ na rozliczenie (np. koszty dojazdu), obowiązek ich uwzględnienia spoczywa na podatniku.
Czytaj w LEX: Najczęściej popełniane błędy przy wypełnianiu zeznań PIT na przykładach >
Podsumowanie
Okres składania deklaracji PIT-11 to wymagający czas dla pracodawców, wiążący się z koniecznością dotrzymywania terminów oraz dbałością o poprawność przekazywanych danych. Wszelkie opóźnienia mogą skutkować karą grzywny, a błędy – nieprawidłowym rozliczeniem podatku. Kluczowe jest więc przestrzeganie terminów i zachowanie należytej staranności przy sporządzaniu dokumentów. Jeśli jednak dojdzie do niedopatrzeń, nie muszą one od razu prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych czy finansowych - można je złagodzić, składając czynny żal lub uniknąć, dokonując korekty błędów.
Klaudia Ziętkowska, młodszy specjalista ds. kadr i płac w Departamencie Outsourcingu Grant Thornton
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
