Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, iż w przypadku niektórych dokumentów w ogóle brak jest jakichkolwiek przepisów i wytycznych co do okresu przechowywania.

Czytaj też: Zmiany w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej od 2019 roku >>

Żaden pracodawca nie może pozwolić sobie na błędy, gdyż nieprzestrzeganie przepisów co do archiwizacji dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny nawet do 30 000 zł. Co więcej pracodawca powinien liczyć się z odpowiedzialnością odszkodowawczą jeśli pracownik wytoczy przeciwko niemu proces na drodze cywilnej np. w przypadku zniszczenia, utraty dokumentów w okresie wymaganego okresu przechowywania.

Analizując kwestie związane z przechowywaniem dokumentów pracowniczych warto zwrócić uwagę, iż okres ich archiwizacji zależy od rodzaju dokumentu. Niestety dodatkowo tę kwestię komplikuje fakt, iż nie zawsze w sposób jednoznaczny znajdziemy odpowiedź w przepisach jak długo dokumenty powinny być przechowywane. Na początek dokonajmy podziału dokumentacji na następujące grupy: dokumentacja pracownicza, dokumenty ZUS, dokumentacja związana z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, dokumenty podatkowe. A następnie przeanalizujmy okres przechowywania w poszczególnych grupach dokumentów.

Dokumentacja pracownicza

Na początek rozstrzygnijmy kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. I tak w przypadku dokumentacji pracowniczej, zgodnie z art. 94 pkt 9b KP, pracodawcy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (tj. karty ewidencji czasu pracy, imiennej karty (lista) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację) oraz akt osobowych pracowników.

 

Zobacz także: Pracodawco! Prowadzenie dokumentacji kadrowej to podstawa

Dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę (oraz inne dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty), przechowuje się przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Wynika to m.in. z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Identyczny 50-letni okres przechowywania obowiązuje w stosunku do akt osobowych, co wynika z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Analizując kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej warto jeszcze wspomnieć o okresie archiwizacji pewnych dokumentów pomocniczych do dokumentacji pracowniczej takich jak listy obecności czy też wnioski urlopowe. Aby odpowiedzieć na pytanie dotyczące archiwizacji wspomnianych dokumentów warto w tym zakresie sięgnąć do przepisów rozporządzenia w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Z przepisów powołanego rozporządzenia wynika, iż listy obecności (również raporty obecności, karty zegarowe) są dokumentacją mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, podlegającą zniszczeniu po pełnym jej wykorzystaniu. Natomiast wnioski urlopowe zgodnie z załącznikiem powołanego rozporządzenia powinny być przechowywane przez okres 2 lat.

Zobacz także: Dokumentacja pracownicza, o której nie może zapomnieć pracodawca

W grupie dokumentacji pracowniczej warto jeszcze wspomnieć o dokumentacji związanej z bezpieczeństwem i higieną pracy mianowicie, zgodnie z powołanym wyżej rozporządzeniem, dokumentację związaną z wypadkami zbiorowymi, śmiertelnymi i powodującymi inwalidztwo należy przechowywać przez 25 lat natomiast dokumentację związaną z innymi wypadkami przez 10 lat. Z kolei analiza wypadków i chorób zawodowych powinna być przechowywana przez 10 lat. 

Zobacz także: Pracodawca powinien przechowywać listy płac przez okres 50 lat

Dokumenty ZUS

Okres przechowywania dokumentów ZUS zależy od rodzaju dokumentów i jest różny w przypadku dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i płatniczych.

Dokumenty zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej i płatnika składek powinny być przechowywane przez co najmniej pięć lat.

W zakresie dokumentów rozliczeniowych należy wspomnieć, iż od 1 stycznia 2012 r. płatnicy składek mają obowiązek przechowywać kopie dokumentów rozliczeniowych przez okres 5 lat licząc od dnia przekazania rozliczeń do ZUS (zob. art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Dotyczy to przekazanych przez płatnika do ZUS kopii deklaracji rozliczeniowych (ZUS DRA) oraz kopii imiennych raportów miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA) oraz kopi dokumentów rozliczeniowych korygujących.

Z kolei dokumenty płatnicze są dowodem opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia, których obowiązek przechowywania wynika pośrednio z ordynacji podatkowej. Dokumenty płatnicze (potwierdzające opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych), ponieważ świadczą o poniesieniu kosztów oraz o uprawnieniu do emerytury, powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych. 

Dokumentacja pracownicza pod lepszą ochroną!

Dokumentacja Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Dokumentację związaną z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych można podzielić na następujące kategorie:

  • dokumentację na podstawie, której przyznano świadczenia z ZFŚS, które to korzystały ze zwolnienia w zakresie składek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych do kwoty 380 zł w roku – okres przechowywania 5 lat,
  • dokumentację na podstawie której przyznano świadczenia z ZFŚS, od których zostały odprowadzone składki ZUS oraz podatek dochodowy od osób fizycznych powyżej  kwoty 380 zł w roku – okres przechowywania  5 lat. Z tym, że dokumenty płatnicze, które są dowodem opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych,
  • pozostałe  dokumenty np. protokoły z posiedzeń komisji socjalnej, wnioski pracowników o świadczenia itp. – okres przechowywania nie dłużej niż 5 lat.

Przedstawiając powyższe pracodawca w regulaminach wewnętrznych może doprecyzować kwestie związane z przechowywaniem dokumentów w tym m.in. dokumentów związanych z ZFŚS.

 

Zobacz takze: Przedsiębiorca na chorobowym może podpisywać faktury

Dokumenty podatkowe

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz ordynacją podatkową dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Podsumowując warto jeszcze dodać, iż w przypadku gdy z obowiązujących przepisów prawa nie wynika przez jaki okres czasu pracodawca powinien archiwizować dokumenty należy pamiętać, iż roszczenia pracowników ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od kiedy stały się wymagalne.

Chcesz wiedzieć więcej o archiwizacji dokumentacji pracowniczej? Zajrzyj do Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych