Kto może wprowadzać dane do informatycznego programu kadrowego?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwisu BHPW firmie co tydzień zatrudniani są nowi pracownicy. Przechodzą oni pierwszego dnia szkolenie wstępne, co potwierdzane jest na karcie szkolenia wstępnego. Dokument ten trafia do działu kadr. Informacja o dacie szkolenia wstępnego wpisywana jest do systemu kadrowego. Czy taką informację w systemie kadrowym może wprowadzać pracownik działu bhp, czy powinna to robić osoba odpowiedzialna w kadrach?

Odpowiedź

Przepisy nie regulują, kto może, kto nie może ani kto powinien wprowadzać do programu kadrowego informacje o odbytych szkoleniach z zakresu bhp, pozostawiając to wewnętrznej organizacji pracodawcy. W praktyce  wprowadzaniem danych do takiego systemu zajmują się osoby odpowiedzialne za prowadzenie akt osobowych pracowników, gdyż informacje zamieszczone w programie powinny być spójne z dokumentami znajdującymi się w tych aktach.

Uzasadnienie

Stosownie do art. 237³ § 2 ustawy z 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.) – dalej k.p., pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bhp przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenia te, zgodnie z art. 237³ § 2 k.p., powinny odbywać się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.
Zasady organizowania i przeprowadzania powyższych szkoleń określone zostały w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z 27.04.2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.) – dalej r.s.b.h.p.
W myśl § 6 r.s.b.h.p., szkolenia z dziedziny bhp prowadzone są jako szkolenia wstępne i szkolenie okresowe. Szkolenie wstępne, na które składa się instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy, powinno odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do pracy, natomiast częstotliwość przeprowadzania szkoleń okresowych pracodawca ustala, po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, zachowując wytyczne wynikające z § 15 r.s.b.h.p.
Przywołane przepisy wskazują, że pracownik, który odbył szkolenie wstępne jest obowiązany potwierdzić ten fakt na piśmie w karcie szkolenia wstępnego (§ 12 ust. 1 r.s.b.h.p.). Wzór karty został określony w załączniku nr 2 do r.s.b.h.p.
Potwierdzeniem ukończenia szkolenia okresowego, zgodnie z § 16 ust. 3 r.s.b.h.p., jest natomiast zaświadczenie wydane przez organizatora szkolenia. Wzór zaświadczenia zawiera załącznik nr 3 do r.s.b.h.p.
Zarówno karta szkolenia wstępnego, jak i odpis zaświadczenia potwierdzającego ukończenie szkolenia okresowego powinny być przechowywane w aktach osobowych uczestnika szkolenia. Wynika to nie tylko z z § 12 ust. 1 oraz § 16 ust. 3 r.s.b.h.p., ale również z § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
Niezależnie od prowadzonych akt osobowych, w większości zakładów pracy funkcjonują specjalistyczne programy, które usprawniają pracę osób odpowiedzialnych za sprawy kadrowo-płacowe. Wdrażanie takich programów nie jest obligatoryjne, natomiast ze względu na ich funkcjonalność pożądane przez właściwe komórki organizacyjne w zakładzie pracy. Przepisy nie regulują, kto może wprowadzać do programu kadrowego informacje np. o  szkoleniach z zakresu bhp, pozostawiając to wewnętrznej organizacji danego pracodawcy.
W praktyce wprowadzaniem danych do takiego systemu zajmują się osoby odpowiedzialne za prowadzenie akt osobowych pracowników, gdyż informacje zamieszczone w programie powinny być spójne z dokumentami znajdującymi się w tych aktach. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby osoba wykonująca zadania służby bhp miała dostęp do takiego programu (np. w zakresie ograniczonym do ewidencji szkoleń bhp lub innych szkoleń specjalistycznych związanych z uprawnieniami do wykonywania określonych prac) oraz była uprawniona do wprowadzania do niego stosowanych danych.

Maciej Ambroziewicz, autor współpracuje z publikacją Serwis BHP.

Odpowiedzi udzielono: 24 kwietnia 2017 r.

Więcej informacji i narzędzi znajdziesz w programie Serwis BHP Bądź na bieżąco ze zmianami prawnymi i korzystaj z aktualnych materiałów