Odpowiedź:
W celu uzupełnienia zmiennych składników wynagrodzenia przed włączeniem ich do podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego należy sumę tych składników otrzymanych przez pracownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu podzielić przez liczbę dni wynikających z nominalnego czasu pracy pomniejszoną o 5 dni urlopu wypoczynkowego i pomnożyć przez liczbę dni, jaką zatrudniony był zobowiązany przepracować w okresie przyjętym do ustalenia podstawy.

Uzasadnienie:
Z informacji przedstawionych w treści pytania można domniemywać, że zatrudnionego obowiązuje jednomiesięczny okres rozliczeniowy. Należy zatem podkreślić, że zgodnie z art.  151(3) ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502), pracownikowi, który wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym. Jedynie w wyjątkowych sytuacjach, które uniemożliwiają wykorzystanie dnia wolnego (np. absencja chorobowa, czy zakończenie okresu rozliczeniowego), należy podwładnemu wypłacić (oprócz normalnego wynagrodzenia, które przysługuje niezależnie od udzielenia dnia wolnego) również dodatek w wymiarze 100% za każdą godzinę nadliczbową wynikającą z przekroczenia średniej tygodniowej normy czasu pracy.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wylicza się w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.) – dalej r.z.u.u.w. I tak, na podstawę wymiaru ekwiwalentu urlopowego składają się stałe i zmienne składniki wynagrodzenia. Składniki stałe uwzględnia się w podstawie ekwiwalentu w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia do niego prawa. Z kolei zmienne elementy płacy przysługujące podwładnemu za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc należy przyjąć do tej podstawy w wysokości średniej kwoty wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (a w przypadku znacznego wahania ich wysokości, z okresu 12 miesięcy). Natomiast składniki zmienne przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, włącza się do podstawy wymiaru w wysokości średniej kwoty wypłaconej w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Pomniejszane składniki zmienne podlegają uzupełnieniu, jeżeli w okresie przyjętym do wyliczenia podstawy zatrudniony był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych. Jak wynika z regulacji zawartych w § 16 ust. 2 i § 17 r.z.u.u.w., jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, za który przysługiwały mu zmienne miesięczne składniki wynagrodzenia oraz składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. W sytuacji, o której mowa w pytaniu dopełnienie płacy będzie polegało na podzieleniu wynagrodzenia faktycznie wypłaconego przez 55 dni (60 dni – 5 dni urlopu) i pomnożenie przez 60 dni. Uzupełniając podstawę wymiaru ekwiwalentu urlopowego nie należy bowiem uwzględniać przepracowanych dni wolnych.

Magdalena Skalska

Odpowiedzi udzielono 2.11.2015 r.