Czy dopuszczalne jest prowadzenie rejestru wypadków przy pracy wyłącznie w formie elektronicznej?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwisu BHPCzy dopuszczalne jest prowadzenie rejestru wypadków przy pracy (uwzględniającego wszystkie informacje wymagane rozporządzeniem) wyłącznie w formie elektronicznej?

Odpowiedź

Przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 1.07.2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. Nr 105, poz. 870) - dalej r.u.o.p.w., regulując obowiązek prowadzenia rejestru wypadków przy pracy, nie wskazują w sposób bezpośredni formy, w której dokument taki powinien być prowadzony. Może to sugerować, że dopuszczalna jest forma dowolna, w tym wyłącznie elektroniczna. Jednak szeroko rozumiana dokumentacja związana z wypadkami uregulowana jest również w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) - dalej r.a.o.p. Dokumentacja taka prowadzona jest w formie pisemnej. Jej wybrane elementy, np. rejestr wypadków, mogą być prowadzone w formie elektronicznej, ale nie powinna to być forma wyłączna.

Uzasadnienie

Zaistnienie wypadku przy pracy nakłada na pracodawcę liczne obowiązki, ujęte w r.u.o.p.w. Po podjętych niezwłocznie działaniach na miejscu zdarzenia, w tym udzieleniu pomocy poszkodowanemu, należy podjąć działania zmierzające do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku. Przepis § 4 r.u.o.w.p. określa obowiązek powołania zespołu powypadkowego, w skład którego wchodzi pracownik służby bhp oraz społeczny inspektor pracy.
Czynności związane z przeprowadzeniem przez zespół postępowania powypadkowego oraz sporządzenie wymaganej dokumentacji powypadkowej nie są jedynymi, których należy dopełnić w związku z wypadkiem przy pracy. Zgodnie z § 16 r.u.o.w.p., obowiązkiem pracodawcy jest założenie i prowadzenie rejestru wypadków przy pracy – na podstawie wszystkich protokołów powypadkowych. Rejestr taki powinien zawierać m.in.: imię i nazwisko poszkodowanego, miejsce i datę wypadku, informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego, stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy, liczbę dni niezdolności do pracy.
Przepis § 16 r.u.o.w.p. nie wskazuje, w jakiej formie rejestr wypadków przy pracy powinien być prowadzony. Może to rodzić wątpliwości czy można go prowadzić w formie elektronicznej, a jeżeli tak, czy może to być jedyna postać takiego rejestru. Warto wskazać, że do prowadzenia szeroko rozumianej dokumentacji związanej z wypadkami przy pracy odnosi się § 7 r.a.o.p. Zgodnie z nim, pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami. Dokumentacja wynikająca z r.a.o.p. prowadzona jest co do zasady w formie papierowej. Nie ma przeszkód, aby część wykazów czy ewidencji prowadzić również w formie elektronicznej. Jednak przyjmuje się, że nie powinna to być wyłączna forma dokumentacji. Wydaje się zatem, że prowadzenie rejestru wypadków przy pracy wyłącznie w formie elektronicznej nie jest prawidłowym rozwiązaniem. Tym bardziej, że rejestr ten jest zawsze kontrolowany przez inspektorów pracy, zwłaszcza przy kontrolach związanych z problematyką wypadkową. Problemem wówczas będzie np. awaria sprzętu informatycznego uniemożliwiająca wykazanie, że rejestr jest na bieżąco prowadzony i zawiera wszystkie wymagane wpisy.

Grzegorz Łyjak, autor współpracuje z publikacją Serwis BHP.

Odpowiedzi udzielono: 9 lutego 2017 r.

Więcej informacji i narzędzi znajdziesz w programie Serwis BHP Bądź na bieżąco ze zmianami prawnymi i korzystaj z aktualnych materiałów