W myśl art. 2376 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1666) – dalej k.p. pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Pracodawca jest również obowiązany, zgodnie z art. 2377 § 1 k.p., dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bhp.
Stosownie do art. 2379 § 2 k.p. pracodawca jest obowiązany zapewnić odpowiednio pracownikowi: pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego. Jeżeli pracodawca nie jest w stanie zapewnić prania odzieży roboczej, może, zgodnie z art. 2379 § 3 k.p., czynnością tą obarczyć pracownika, pod warunkiem wypłacenia mu ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych przez niego kosztów. Nie dotyczy to odzieży skażonej środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi, gdyż zgodnie z art. 23710 § 2 k.p., powierzanie jej pracownikowi do prania, konserwacji, odpylania i odkażania jest niedopuszczalne.

Zobacz także: Pracodawca zapewni pranie zanieczyszczonej odzieży roboczej>>

Pracodawca, który chce powierzyć prania odzieży roboczej pracownikowi powinien uprzednio określić, jakie kwoty i w jakich okresach (np. miesięcznie, kwartalnie itp.) będzie wypłacał w formie ekwiwalentu pieniężnego. W przypadku, gdy przydzielona odzież użytkowana jest wyłącznie sezonowo, pracodawca może ustalić, że ekwiwalent za pranie tej odzieży będzie wypłacany wyłącznie w określonych miesiącach. Powinno to jednak jednoznacznie wynikać z zasad gospodarowania tymi środkami. Zgodnie z art. 23711a § 1 k.p. pracodawca jest zobowiązany konsultować pracownikami lub ich przedstawicielami wszystkie działania związane z bhp. Takie ujęcie przedmiotu konsultacji w sprawach bhp powoduje, że jego zakres obejmuje nie tylko kwestie przydzielania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, ale również problematykę wypłaty ekwiwalentu za pranie. Ponieważ wymieniona przykładowo w art. 23711a § 1 k.p. tematyka konsultacji należy do zakresu obowiązków pracodawcy, należy uznać, że konsultacja z pracownikami powinna wyprzedzać podjęcie przez pracodawcę decyzji w tych sprawach
Przepisy nie określają, w jaki sposób należy ustalać wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, wskazując jedynie ogólną zasadę, o której była mowa. Literalne brzmienie przepisu wskazuje, że pracodawcy wypłacający pracownikom ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej, powinni dość skrupulatnie określać faktyczne koszty, z uwzględnieniem dostępnej dokumentacji wykazującej poniesione przez pracowników nakłady finansowe. Chodzi tu o wszystkie poniesione z tego tytułu koszty. W przypadku gdy pracownik sam pierze odzież, należy uwzględnić w szczególności zużyte środki chemiczne, wodę, prąd i robociznę.
Jeżeli pracownik korzysta z pralni, pracodawca może przyjąć obowiązujące w niej ceny prania jako podstawę określenia kwoty ekwiwalentu. Gdy pranie odzieży roboczej odbywa się w domu, pracodawca w porozumieniu z pracownikiem powinien dokonać oceny kosztów zużycia wody, prądu i środków do prania ponoszonych przez pracownika i na tej podstawie ustalić ekwiwalent, który może być zróżnicowany dla poszczególnych grup stanowisk pracy ze względu np. na częstotliwość prania, rodzaj zabrudzeń czy też rodzaj odzieży.
Jak wspomniano na wstępie, stosownie do art. 23710 § 2 k.p. powierzenie pracownikowi prania, konserwacji, odpylania i odkażania środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego jest niedopuszczalne, jeżeli w wyniku ich stosowania w procesie pracy uległy one skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi. Powyższe oznacza jednak, że niedopuszczalne jest powierzanie pracownikowi do prania odzieży rzeczywiście skażonej, a nie jedynie potencjalnie narażonej na skażenie (wyrok WSA w Gliwicach z dnia 29 stycznia 2009 r., IV SA/Gl 408/08, LEX nr 532822). W przypadku używania w procesie pracy preparatów, które zawierają środki chemiczne w postaci lotnych związków organicznych (np. takich jak wskazano w pytaniu acetonu i benzyny ekstrakcyjnej) dochodzi do ich częściowej adsorpcji na powierzchni odzieży roboczej przez co staje się ona nimi skażona.

Zobacz także: Ekwiwalent za pranie odzieży może być wypłacany sezonowo>>