Zatrudnienie członka rodziny wywołuje odmienne skutki od zatrudniania innej osoby, ale tylko dla pracodawcy – od strony osoby zatrudnianej nie ma praktycznie rzecz biorąc żadnych odmienności. Zgodnie, bowiem z art. 22g ust. 1 pkt 2 oraz ust. 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361) – u.p.d.o.f., ustalając wartość początkową środków trwałych bierze się pod uwagę – w razie wytworzenia danego składnika majątkowego we własnym zakresie – koszt jego wytworzenia. Za koszt ten uważa się:
1) wartość, w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia środków trwałych rzeczowych składników majątku i wykorzystanych usług obcych,
2) koszty wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi,
3) inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych (np. opłaty administracyjne).
Ustawodawca stanął jednak na stanowisku, iż do kosztu wytworzenia nie zalicza się wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, kosztów ogólnych zarządu, kosztów sprzedaży oraz pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych, w szczególności odsetek od pożyczek (kredytów) i prowizji, z wyłączeniem odsetek i prowizji naliczonych do dnia przekazania środka trwałego do używania. Z zapisu art. 22g ust. 4 u.p.d.o.f. można wyprowadzić wniosek (stosując wnioskowanie z przeciwieństwa), iż do kosztu tego zaliczyć można wartość pracy pełnoletnich dzieci oraz innych członków rodziny pracodawcy (z wyłączeniem małżonka). Zważywszy na fakt, iż ani spółka cywilna, ani handlowe spółki osobowe nie są podatnikami podatku dochodowego, a zamiast nich podatnikami są wspólnicy tych spółek – zasada powyższa dotyczyć będzie także małżonków i małoletnich dzieci wspólników tych spółek.
Jednocześnie w art. 23 ust. 1 pkt 10 u.p.d.o.f. przewidziano, iż do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczać wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników. Obowiązuje tu, więc analogiczna zasada jak przy ustalaniu wartości początkowej środków trwałych wytworzonych we własnym zakresie.
Przykład
Trzej wspólnicy – Robert, Piotr i Maciej wspólnie prowadzą działalność gospodarczą w formie spółki jawnej. W spółce tej jest zatrudniona żona Roberta, brat Piotra oraz dorosły syn Macieja. Wynagrodzenie żony Roberta nie może być uznane za koszt uzyskania przychodów ze spółki. Wynagrodzenie członków rodzin pozostałych wspólników może natomiast być bez problemu zaliczone do kosztów uzyskania.
Fakt, iż ustawa określa jedynie, iż do kosztów, czy wartości początkowej nie można zaliczać wartości pracy, bez podania podstawy, na której jest ona wykonywana powoduje, iż ograniczenia powyższe należy stosować zarówno w przypadku zatrudnienia w ramach stosunku pracy, jak i w ramach stosunków cywilnoprawnych. Zgodnie z wyrokiem NSA w Gdańsku z dnia 5 listopada 1999 r., I SA/Gd 997/972, "gdy praca małżonka podatnika świadczona jest w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (jednego źródła przychodów), czyli ma na celu uzyskiwanie przychodów z tej działalności, to niezależnie od tego, w jakiej świadczona jest formie (czy bezumownie, czy na podstawie umowy o pracę, czy też umowy zlecenia lub umowy o dzieło), jej wartość nie stanowi kosztu uzyskania przychodu."
Zasada powyższa nie znajduje zastosowania w przypadku zakupu od małżonka (małoletnich dzieci) rzeczy lub praw majątkowych, a także w przypadku, gdy małżonek prowadzi działalność gospodarczą. Jest on wtedy odrębnym podmiotem gospodarczym, a więc wartość wystawionych przez niego faktur (rachunków) można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.
Warto także podkreślić, iż powyższe ograniczenia dotyczą małżonków, a nie konkubentów. W przypadku zatrudnienia osób pozostających z zatrudniającym w faktycznym pożyciu, wartość pracy tych osób stanowi koszt uzyskania przychodu. Ze względów podatkowych bardziej opłacalne mogą być, zatem nieformalne związki – patrz również komentarz: Antyrodzinność podatku dochodowego.
Brak możliwości zaliczenia wartości pracy małżonka czy małoletnich dzieci do kosztów uzyskania przychodów nie likwiduje obowiązków pracodawcy jako płatnika. Zgodnie z pismem Departamentu Podatków Bezpośrednich i Opłat Ministerstwa Finansów z dnia 26 kwietnia 1995 r., PO 2/2-8010-02362/943,
"przepisy prawa pracy nie przeciwstawiają się zatrudnieniu w ramach stosunku pracy członków rodziny; nie zakazuje tego również ustawa o działalności gospodarczej. A zatem nie ma przeszkód, aby osoby prowadzące działalność gospodarczą zawierały takie umowy o pracę ze współmałżonkami, w tym również, gdy działalność prowadzona jest w formie spółki cywilnej."
Jednocześnie należy zauważyć, iż dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych wynagrodzenia wypłacane przez podatnika małżonkowi lub jego małoletnim dzieciom – w myśl art. 23 ust. 1 pkt 10 u.p.d.o.f. – nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.
Stosowanie tej zasady jest niezależne od formy prawnej świadczenia pracy, tj. na podstawie umowy o pracę czy na zlecenie.
Jeżeli jeden z małżonków będzie otrzymywał wynagrodzenia ze stosunku pracy, to przy wypłacie wynagrodzenia płatnik będzie obowiązany – zgodnie zart. 32 i art. 38 u.p.d.o.f. – obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy i przekazać ją w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki na rachunek urzędu skarbowego właściwego wg siedziby płatnika.
Odpowiednio przy wypłatach z tytułu umowy zlecenia lub o dzieło płatnik musi potrącić podatek i odprowadzić go na rachunek urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia następnego miesiąca po dokonaniu wypłaty. Zapłata podatku od tych wynagrodzeń nie oznacza jednak uznania ich za koszty uzyskania przychodu.
Po upływie roku podatkowego podatnik obowiązany będzie złożyć zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu w roku podatkowym wg ustalonego wzoru w terminie do dnia 30 kwietnia następnego roku.
Z powyższego wynika nader istotny wniosek: jeżeli członek rodziny zatrudniony zostanie na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, to bez względu na to, czy jego wynagrodzenie stanowi koszt uzyskania przychodu, czy też nie, pracodawca powinien rozliczać go jako płatnik. Powoduje to, iż np. w przypadku małżonków, którzy mogą rozliczyć się wspólnie, bardziej opłacalne może być, gdy nie będą siebie zatrudniać – odpadnie im wtedy sporo formalności, a na koniec roku będą mogli obniżyć wspólne zobowiązanie majątkowe (pod warunkiem, że jedno z nich nie uzyskuje dochodów lub jego dochody mieszczą się w innym progu podatkowym niż drugiego małżonka).