Odpowiedź: zaświadczenie o zatrudnieniu wydane pracownikowi po ustaniu stosunku pracy powinno znaleźć się w części C akt osobowych, gdyż nie będzie to dokument zgromadzony w trakcie trwania zatrudnienia.

Uzasadnienie: kwestia sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika uregulowana jest w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) – dalej r.z.d.p. Zgodnie z treścią § 6 ust. 2 r.z.d.p. akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:

  • 1) w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, określone w przepisach § 1 ust. 1 i 2 r.z.d.p.;
  • 2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
    • a) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
    • aa) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
    • b) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 r.z.d.p. oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
    • c) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p.,
    • d) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
    • e) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
    • f) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
    • g) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
    • h) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
    • ha) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 k.p.,
    • i) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
    • j) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
    • ja) wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.),
    • jb) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
    • k) korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
    • ka) (uchylona)
    • l) informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;
  • 3) w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
    • a) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
    • aa) dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 k.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.),
    • b) kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
    • c) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 101) – dalej k.p.c.),
    • d) umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
    • e) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Część B czy C?

Treść w/w przepisu nie pozwala jednak rozstrzygnąć, czy zaświadczenie o zatrudnieniu wydane po ustaniu zatrudnienia należy do kategorii dokumentów, które powinny znaleźć się w części B, czy w części C akt osobowych pracownika. Z jednej strony zaświadczenie dotyczy przebiegu zatrudnienia, z drugiej jednak zostało wydane po jego ustaniu.
Należy uznać, że akta osobowe, w części B obejmują dokumenty zgromadzone w trakcie trwania zatrudnienia. A contrario zatem zaświadczenie o zatrudnieniu wydane pracownikowi po ustaniu stosunku pracy powinno znaleźć się w części C akt osobowych, gdyż nie będzie to dokument zgromadzony w trakcie trwania zatrudnienia. Za przyjęciem takiej interpretacji przemawia również fakt, że bezsprzecznie kopia wydanego świadectwa pracy powinna znaleźć się w części C akt osobowych. Świadectwo pracy z uwagi na swoją zawartość merytorycznie będzie dokumentem zbliżonym do zaświadczenia o zatrudnieniu, należy zatem przyjąć, że również takie zaświadczenie powinno zostać dołączone do akt osobowych w części C.