Pracodawca ma możliwość wprowadzenia ewidencji urlopów wypoczynkowych elektronicznie (kierownik na oddziale wprowadza urlop do systemu) i przesyła do działu kadr.
Czy taki urlop nie będzie do zakwestionowania, gdyż nie ma podpisu pracownika, nie ma wniosku urlopowego w formie papierowej?
 
Odpowiedź: przepisy powszechnie obowiązujące nie regulują formy, w jakiej pracownicy powinni składać wnioski urlopowe. Dopuszczalne jest uregulowanie w przepisach wewnątrzzakładowych, iż urlopy udzielane są w oparciu o wnioski składane w formie elektronicznej.

 
Uzasadnienie: jak wynika z art. 163 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Kwestia formy wniosku urlopowego nie stanowi przedmiotu regulacji przepisów powszechnie obowiązujących. W przepisach tych nie określono też wzoru takiego wniosku. Uznać należy zatem, że nie ma przeszkód, aby w prawie wewnątrzzakładowym (regulaminie pracy) postanowić, iż wnioski urlopowe składane są w formie elektronicznej, a nawet że cały system zarządzania tego rodzaju wnioskami odbywa się elektronicznie. Oczywiście zadbać należy o należyte zabezpieczenie pozyskiwanych w tym trybie danych oraz zapewnić możliwość dostępu do systemu uprawnionym osobom. Podkreślenia wymaga, że zasady, w oparciu o które odbywać się będzie taki elektroniczny system zarządzania wnioskami elektronicznymi powinny zostać wyczerpująco uregulowane – a to z kolei zminimalizuje ryzyko ewentualnych niespójności.

Dodać należy, że niezależnie od wprowadzenia elektronicznej formy wniosku urlopowego na pracodawcy w myśl § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) ciąży obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym m.in. urlopy. Przyjmuje się, że również karta ta może być prowadzona w formie elektronicznej (tak m.in. Ł.M. Pisarczyk [w:] Florek L. (red.), Kodeks pracy. Komentarz, LEX 2011,).