Przepisy określają obligatoryjne elementy treści ewidencji przebiegu pojazdu samochodowego. Obejmują one informacje pozwalające ustalić, przez kogo i w jaki sposób pojazd samochodowy był wykorzystywany w okresie prowadzenia ewidencji.
Zamieszczenie tych informacji w ewidencji jest obowiązkowe. Pominięcie którejkolwiek z informacji wymaganych przez przepisy powoduje, że ewidencja jest niepełna, a tym samym wadliwa. Stąd też niezwykle istotne jest, aby omawiana ewidencja była prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami (tj. zawierała wszystkie wymagane elementy), ponieważ w przeciwnym wypadku prawo podatnika do pełnego odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z danym pojazdem będzie mogło zostać zakwestionowane przez organ podatkowy. Z uwagi na brak urzędowego wzoru omawianej ewidencji swobodzie podatników pozostawiona została natomiast formalna struktura tej ewidencji. W efekcie bez znaczenia pozostaje wizualny układ ewidencji, tj. porządek, w jakim podatnik zamieści w tej ewidencji poszczególne elementy, byleby tylko ewidencja zawierała wszystkie obligatoryjne informacje.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w treści prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu podatnik zamieszczał dodatkowe elementy niewymagane przepisami, natomiast przydatne podatnikowi dla celów wewnątrzfirmowych (np. ułatwiające wewnętrzną kontrolę prawidłowości wpisów zamieszczanych w ewidencji przez pracowników). Takie wzbogacenie ewidencji o dodatkowe informacje w żadnym wypadku nie może być uznane za źródło wadliwości prowadzonej ewidencji i co do zasady nie może negatywnie wpływać na korzystanie przez podatnika z pełnego prawa do odliczania podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdem. Przy podejmowaniu decyzji o uzupełnieniu obligatoryjnych elementów ewidencji o dodatkowe dane należy jednak zwrócić uwagę na to, aby te dodatkowe informacje nie stały się dla organu podatkowego (w razie kontroli sposobu wykorzystywania pojazdu samochodowego) ewentualnym narzędziem umożliwiającym podważenie rzetelności lub kompletności wpisów dotyczących poszczególnych przypadków użycia pojazdu.
Ważne!
Katalog obligatoryjnych elementów ewidencji przebiegu pojazdu jest zróżnicowany w zależności od tego, czy dany pojazd jest udostępniany (w związku z jego wykorzystywaniem w działalności gospodarczej podatnika) wyłącznie pracownikowi (pracownikom), czy również osobom niebędącym pracownikami. Różnice w kształcie ewidencji przebiegu pojazdu w obu wymienionych przypadkach sprowadzają się do innego zakresu danych objętych wpisami dotyczącymi każdego wykorzystania tego pojazdu, a także do zobowiązania innych osób do dokonywania tych wpisów (o czym będzie jeszcze mowa poniżej). Pozostałe elementy ewidencji są identyczne w obu przypadkach.
1. Ewidencja przebiegu pojazdu udostępnianego wyłącznie pracownikom podatnika albo używanego wyłącznie przez samego podatnika
Jeżeli pojazd samochodowy podatnika jest udostępniany wyłącznie pracownikom podatnika, wówczas ewidencja jego przebiegu powinna zawierać następujące elementy:
1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym (pracownika) dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd - dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem (pracownika)
- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Przez pracownika podatnika należy rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez podatnika na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Jeśli zatem pojazd samochodowy podatnika jest udostępniany wyłącznie takim osobom, wówczas ewidencja jego przebiegu powinna wyglądać zgodnie z powyższym wyliczeniem jej koniecznych elementów. Choć nie wynika to jednoznacznie z przepisów, wydaje się, że identyczny kształt omawiana ewidencja powinna mieć również w przypadku, gdy pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie przez samego podatnika (tj. osobę fizyczną będącą podatnikiem podatku VAT).
Jedyna różnica polega na tym, że wpisy dotyczące każdego wykorzystania podjazdu są dokonywane w takim przypadku przez samego podatnika (a nie przez jego pracownika lub pracowników). We wskazanej sytuacji pojazd samochodowy nie jest podatnikowi udostępniany przez jakąkolwiek inną osobę (podatnik samodzielnie podejmuje decyzję o każdym przypadku użycia pojazdu), a zatem brak jest podstaw do uznania, że wpisy związane z użytkowaniem pojazdu powinny być dokonywane w ewidencji przez kogokolwiek innego niż podatnik.
Ewidencja przebiegu jest prowadzona dla danego pojazdu w sposób ciągły (od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności), wobec czego pewne informacje są wspólne dla całego okresu prowadzenia ewidencji i są w niej zamieszczane tylko raz. Chodzi tu o numer rejestracyjny pojazdu, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji oraz liczbę przejechanych kilometrów na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Inne dane są wpisywane do ewidencji na zakończenie każdego okresu rozliczeniowego. Są to: stan licznika przebiegu pojazdu na koniec każdego okresu rozliczeniowego, liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz potwierdzenie przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego autentyczności wpisów osoby kierującej pojazdem (jeżeli jest to inna osoba niż sam podatnik). Przez okres rozliczeniowy należy rozumieć okres, za który dany podatnik rozlicza się z podatku od towarów i usług. Jest to zatem odpowiednio miesięczny albo kwartalny okres rozliczeniowy - w zależności od tego, czy podatnik rozlicza się na zasadach ogólnych (tj. miesięcznie), czy też wybrał rozliczenia kwartalne.
Najważniejszym elementem ewidencji przebiegu pojazdu są wpisy osoby kierującej tym pojazdem (pracownika lub podatnika) dotyczące każdego wykorzystania tego pojazdu. Jeżeli ten sam pojazd jest wykorzystywany w okresie prowadzenia ewidencji przez więcej niż jedną osobę, wówczas wpisy te powinny być dokonywane przez różne osoby. Każdy wpis powinien być dokonany przez osobę, która w danym przypadku kierowała pojazdem. Z przepisów wynika, że omawiane wpisy do ewidencji powinny dotyczyć każdego wykorzystania pojazdu. Zatem co do zasady każdy przypadek przemieszczenia pojazdu powodujący zmianę stanu licznika przebiegu tego pojazdu powinien co do zasady zostać ujęty odrębnie w ewidencji.
Przeczytaj również: Aby odliczyć cały VAT przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu
2. Ewidencja przebiegu pojazdu udostępnianego wyłącznie osobom niebędącym pracownikami podatnika
Jeżeli pojazd samochodowy jest udostępniany przez podatnika jakiejkolwiek osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wówczas - zgodnie z przepisami - wpis w ewidencji dotyczący takiego wykorzystania pojazdu powinien mieć inną treść niż w przypadku wykorzystywania pojazdu przez samego podatnika lub jego pracownika.
Przez pracownika podatnika należy rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez podatnika na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W efekcie jeżeli dana osoba, której jest udostępniany pojazd samochodowy podatnika, nie spełnia powyższych warunków, powinna ona być traktowana jako osoba niebędąca pracownikiem podatnika, co będzie skutkowało innym zakresem danych objętych wpisem w ewidencji. Za osoby niebędące pracownikami podatnika na potrzeby prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu należy zatem uznać w szczególności:
• wspólników (udziałowców, akcjonariuszy) podatnika,
• członków zarządu podatnika (niepełniących swojej funkcji w ramach stosunku pracy),
• członków rady nadzorczej podatnika,
• zleceniobiorców, wykonawców dzieła zatrudnionych przez podatnika,
• współpracowników podatnika (tj. osoby świadczące usługi na rzecz podatnika na podstawie tzw. samozatrudnienia),
• kontrahentów podatnika.
Ważne!
Pracownikami podatnika nie są również osoby, które co prawda świadczą pracę na rzecz podatnika na podstawie umowy o pracę, ale zawartej z innym pracodawcą niż podatnik (np. pracownicy zatrudnieni przez agencję pracy tymczasowej albo przez inną spółkę z grupy kapitałowej podatnika).
W przypadku gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wówczas wpis w ewidencji dotyczący tego przypadku wykorzystania pojazdu powinien być dokonany przez osobę, która udostępnia pojazd (a nie przez osobę kierującą pojazdem). Ponadto w takiej sytuacji wpis ten musi obejmować:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel udostępnienia pojazdu,
c) stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
f) imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.
(...)
