Spółka z o.o. powinna zgłosić zmianę siedziby na formularzu NIP-8

Czy spółka z o.o., która zmienia siedzibę powinna złożyć do urzędu skarbowego formularz NIP-8 oraz VAT-R?

Odpowiedź: formularz NIP-8 dotyczy wyłącznie tzw. danych uzupełniających i składa się go (dla celów podatkowych i składkowych) tylko do właściwego urzędu skarbowego. Natomiast VAT-R składa się w razie zmiany danych objętych tym formularzem.

Uzasadnienie: zgodnie z przepisami art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników – dalej u.z.e.i.p., podmioty wpisane do KRS dokonują zgłoszenia aktualizacyjnego (NIP-8) wyłącznie w zakresie danych uzupełniających wskazanych w art. 5 ust. 2b pkt 2 u.z.e.i.p.

Dane uzupełniające obejmują (dla spółek kapitałowych): skróconą nazwę (firmę), wykaz rachunków bankowych, adresy miejsc prowadzenia działalności, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej i dane kontaktowe.

A zatem, formularz NIP-8 dotyczy wyłącznie zgłoszenia aktualizacji wymienionych danych uzupełniających. NIP-8 stosuje się także w celu zgłoszenia do ZUS. Jak wynika z art. 43 ust. 5b i 5c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – dalej u.s.u.s., zgłoszenie płatnika składek wpisanego do KRS zawiera dane:

1) objęte treścią wpisu w KRS,

2) uzupełniające (dla spółek kapitałowych): nazwę skróconą płatnika, datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, wykaz rachunków bankowych, adres do korespondencji, adres prowadzenia działalności.

Płatnicy składek wpisani do KRS dokonują zgłoszenia (NIP-8) wyłącznie w zakresie wymienionych danych uzupełniających do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w terminie określonym w art. 43 ust. 1 u.s.u.s., tj. 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby.

Wystarczy więc złożyć NIP-8 do właściwego urzędu skarbowego.

Pozostałe dane, tj. inne niż uzupełniające, są przekazywane przez sąd rejestrowy. Jak wynika bowiem z art. 20 ust. 1c ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. – o Krajowym Rejestrze Sądowym, po dokonaniu wpisu podmiotu do KRS lub jego zmiany, dane objęte treścią wpisu są przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników i krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej.

Natomiast co do obowiązków w zakresie VAT, o zgłaszaniu zmian stanowi art. 96 ust. 12 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Wynika z niego, że jeżeli dane zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym ulegną zmianie, podatnik ma obowiązek zgłosić zmianę do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana.

Obowiązek ten nie dotyczy przypadków, gdy następuje wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji, tj. danych uzupełniających określonych w art. 5 ust. 2b pkt 2 u.e.i.p. (VAT-R składa się jednak w przypadku, gdy zgłaszana zmiana powoduje zmianę właściwości organu podatkowego).

A zatem, zgłoszenie VAT-R trzeba złożyć w razie zmiany danych zawartych w tym formularzu. Zgłoszenie aktualizacyjne składa się na VAT-R zaznaczając w poz. 4 kwadrat 2: Aktualizacja danych. Trzeba też pamiętać o wypełnieniu poz. 8 i 9 dotyczących właściwości organu podatkowego. Dane dotyczące siedziby zawiera część B.2 formularza VAT-R. 

Więcej odpowiedzi na pytania z zakresu działalności gospodarczej i podatków znajdziesz w Kompasie Księgowo Kadrowym