Jeżeli zdecydowałeś się na opłacanie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych to obligatoryjnie musisz zaprowadzić:
1. wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
2. ewidencję wyposażenia,
3. ewidencję przychodów.
Dwie pierwsze ewidencje (a dokładniej wykaz i ewidencję) prowadzisz przez cały okres działalności, trzecią – czyli ewidencję przychodów – oddzielnie dla każdego roku i to z podziałem na miesiące.
Już w tym miejscu muszę zaznaczyć (aby nie sprowokować mylnych założeń), że wykaz środków trwałych, wartości niematerialnych oraz ewidencję wyposażenia prowadzisz, chociaż nie dokonujesz odpisów amortyzacyjnych i nie rozliczasz ceny zakupu w kosztach podatkowych.
Co ważne, dokonując klasyfikacji składnika majątku musisz kierować się tymi samymi kryteriami co podatnik opłacający podatek na zasadzie ogólnej (a nie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych).
Przykład
Podatnik zakupił maszynę, która ma mu służyć w działalności gospodarczej. Wartość takiej maszyny wyniosła 5000 zł. Urządzenie zostało zakupione na potrzeby wykonania jednej usługi, która będzie świadczona przez okres 7-8 miesięcy. Podatnik ów opłaca podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. W związku z tym stanął przed dylematem czy nie należałoby uwzględnić takiej maszyny w wykazie środków trwałych. Ze względu jednak na to, że przewidywany okres używania maszyny był krótszy niż rok, finalnie podatnik zdecydował, iż nie będzie uzasadnionym wpisywanie takiego składnika majątku do wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
Weź pod uwagę to, że w wykazie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, dokładnie tak jak podatnik opłacający podatek na zasadach ogólnych, uwzględniasz również te składniki majątku trwałego, które z uwagi na swój charakter nie podlegają amortyzacji (oczywiście u podatników nie opłacających ryczałtu).
Przykład
Pan Michał wykonuje działalność gospodarczą. Uzyskiwane w ramach takiej działalności przychody pan Michał opodatkowuje płacą ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. W 2012 r. pan Michał kupił grunt, na którym zamierza wybudować warsztat. Ze względu na to, że ów grunt będzie służył działalności gospodarczej pana Michała, chociaż grunt nie polega amortyzacji nawet u podatnika opłacającego podatek na zasadach ogólnych, prawidłowo został wprowadzony do wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
PAMIĘTAJ!
W wykazie nie ujmujesz budynków mieszkalnych, lokali mieszkalnych i własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, a także spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego, prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej.
W całym okresie wykonywania działalności musisz prowadzić jeden wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
Przykład
Podatnik rozpoczął wykonywanie działalności gospodarczej w 2006 r. Od samego początku podatek dochodowy opłaca w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Na początku podatnik zakupił środki trwałe: dwa zestawy komputerowe o wartości 4000 zł każdy. Zestawy takie zostały wprowadzone do wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. W 2012 r. podatnik zakupił samochód, który służył jego działalności. Pojazd również został wprowadzony do tej samej ewidencji środków trwałych.
Składniki majątku trwałego pozostają w prowadzonym przez ciebie wykazie aż do momentu ich zbycia, likwidacji lub wycofania z działalności gospodarczej. Jest to ważne aby była zachowana ciągłość ewidencyjna bo chociaż nie rozliczasz kosztu to zbycie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej wygeneruje u ciebie przychód do opodatkowania ryczałtem.
Nawet wycofanie z działalności nie zawsze uchroni cię przed koniecznością zapłaty podatku w postaci ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych z tytułu sprzedaży składników majątku trwałego; opodatkowanie przychodu z tytułu zbycia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych występuje nawet, jeżeli przed zbyciem zostały wycofane z pozarolniczej działalności gospodarczej, a pomiędzy pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym składnik majątku został wycofany z działalności i dniem jego zbycia nie upłynęło sześć lat.
Stąd właśnie znaczenie ewidencji jest w takim przypadku duże i de facto jej zapisy mają bezpośredni wpływ na wysokości podatku ryczałtowca.
Przykład
Podatnik opłacający podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nabył w 2003 r. samochód, który był wykorzystywany w działalności gospodarczej i jako taki został wprowadzony do wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. W 2010 r. samochód został wycofany z działalności i jako taki wykreślony z wykazu. Dokonując zbycia pojazdu w 2013 r. podatnik musi zapłacić ryczałt w wysokości 3% od przychodów, gdyż nie upłynął jeszcze sześcioletni okres od wycofania pojazdu z działalności. Informacje na temat takiego obowiązku wynikają z prowadzonego przez podatnika wykazu.
Jeżeli nabyłeś lub wytworzyłeś środek trwały albo nabyłeś wartość niematerialną i prawną (bo przecież jej nie możesz wytworzyć) musisz uwzględnić je w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania. Gdybyś zrobił to później miałoby miejsce ujawnienie środka trwałego.
Przykład
Pani Janina wykonuje działalność gospodarczą opłacając podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. W marcu 2012 r. pani Janina zakupiła komputer za cenę netto 3800 zł. Sprzedawca dostarczył sprzęt w marcu, od tego też miesiąca pani Janina rozpoczęła pracę na tym komputerze. W sierpniu pani Janina przeczytała w poradniku, że pomimo, iż opłaca podatek zryczałtowany musi prowadzić wykaz środków trwałych. W tym też miesiącu komputer został ujawniony i wprowadzony do wykazu, który zaprowadziła pani Janina.
Jeżeli ustaliśmy sobie, że koniecznym jest prowadzenie wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, należy wskazać jakie pozycje muszą się w nim znaleźć. Twój wykaz powinien zawierać co najmniej następujące dane:
1) liczbę porządkową;
2) datę nabycia;
3) datę przyjęcia do używania;
4) określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
5) określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;
6) symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wydanej na podstawie odrębnych przepisów;
7) wartość początkową;
8) stawkę amortyzacyjną;
9) zaktualizowaną wartość początkową;
10) datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.
Zapewne niektóre pozycje mogą trochę dziwić (np. stawka amortyzacji w sytuacji, w której nie są dokonywane odpisy amortyzacyjne) – takie jednak są wymagania stawiane przez Ministra Finansów w przepisach wykonawczych.
Zapewne jest to związane z tym, że gdybyś zmienił formę opodatkowania z zasad ogólnych, jeżeli prowadziłeś ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, możesz kontynuować prowadzenie tej ewidencji, w sposób określony w przepisach rozporządzenia, pod warunkiem, że ewidencja ta odpowiadać będzie wymogom stawianym wykazowi.
Należy przyjąć, że sporządzając wykaz, wszędzie tam gdzie nie odnajdujesz wystarczających informacji w przepisach dotyczących podatku zryczałtowanego musisz kierować się zasadami obowiązującymi przy opodatkowania „zwykłym" podatkiem dochodowym.
Przykład
Pan Andrzej świadczący usługi budowlane i opłacający podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych kupił za pośrednictwem internetu maszynę, której cena netto wyniosła 3600 zł. Dodatkowo pan Andrzej musiał zapłacić za pośrednictwo kwotę 120 zł (+ VAT) oraz poniósł koszty przesyłki w wysokości 90 zł (netto). Wprowadzając maszynę do wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych pan Andrzej wpisał kwotę 3810 zł, która została wyliczona jako suma ceny netto zapłaconej zbywcy, oraz dodatkowych kosztów zakupu poniesionych do dnia przyjęcia urządzenia do używania, które łącznie wyznaczyły cenę nabycia.
Niestety, prawodawca zdaje się zapominać, że środkami trwałymi i wartościami niematerialnymi są również te, których wartość początkową jest niższa niż 3500 zł – one również powinny być ujęte w wykazie; kierując się wykładnią celowościową (uwzględniając to w jakich przypadkach nie wyznaczasz przychodu z tytułu zbycia składników majątku trwałego przy wyznaczaniu ryczałtu – gdy ich wartość jest niższa niż 1500 zł), można przyjąć, że w wykazie nie uwzględnia się tych składników majątku trwałego, których wartość nie przekracza ani nie jest równa kwocie 1500 zł.
Przykład
Podatnik zakupił komputer o wartości netto 2000 zł. Ów komputer ma być wykorzystywany w działalności gospodarczej – wobec braku przeciwnego przepisu należy przyjąć, że winien on być uwzględniony w wykazie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
W praktyce można spotkać się z poglądem, że środki trwałe i wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej niższej niż 3.500 zł winny być ujęte w ewidencji wyposażanie – nie odnajduję do tego podstawy prawnej.
Chociaż ustawodawca, jak się zdaje, zapomniał o tak ważnej rzeczy jak klasyfikacja części składników majątku trwałego, ty nie zapomnij zbroszurować wykazu i kolejno ponumerować jego kart!
Wykaz możesz prowadzić przy zastosowaniu technik informatycznych – ważnym jednak jest to, aby program dawał możliwość sporządzenia wydruku wykazu.