W przypadku prowadzenia rachunkowości przez przedsiębiorcę indywidualnego, niezależnie od tego, czy wynika to z obowiązku, czy z własnej woli, wszelkie aktywa i pasywa związane z działalnością gospodarczą podlegają ewidencji w księgach rachunkowych. W księgach tych ujmuje się zdarzenia powodujące zmiany składników majątkowych przedsiębiorstwa oraz powstawanie przychodów i kosztów, zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
W poradniku omówione zostały przykłady działań właścicieli firm w zakresie rozporządzania własnym majątkiem oraz przedstawione zostały księgowania takich operacji i ich wpływ na sprawozdanie finansowe przedsiębiorcy. Większość z tych zdarzeń powoduje, przynajmniej czasowo, powstanie "wewnętrznych" rozrachunków z właścicielem przedsiębiorstwa. Rozrachunki te ujmowane są na wyodrębnionym koncie o przykładowym symbolu 248 Inne rozrachunki – w analityce rozrachunki z właścicielem. Na koncie tym prowadzone są zarówno rozrachunki "służbowe", jak i rozrachunki o charakterze "prywatnym".
Do rozrachunków "służbowych" właściciela zaliczyć można, m.in. regulowanie zobowiązań firmy oraz zapłatę należności przez kontrahentów bezpośrednio do rąk właściciela, rozliczenia z tytułu jego wyjazdów służbowych itp. Przykładem powstania "prywatnych" rozrachunków z właścicielem może być natomiast opłacanie z firmowego rachunku bankowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, składek ZUS, jeżeli nie są one zaliczane do kosztów, dokonywanie prywatnych płatności pieniędzmi pobranymi z rachunku bankowego firmy lub z kasy, wycofanie określonych aktywów z działalności gospodarczej itp.
Na koniec roku obrotowego rozrachunki z właścicielem firmy ujęte na koncie 248 podlegają szczegółowej analizie w celu ich podziału na rozrachunki przejściowe i trwałe. Rozrachunki o charakterze przejściowym wynikają z bieżących obrotów gotówkowych firmy i obejmują m.in. dokonywane bezpośrednio przez właściciela płatności, a także krótkotrwałe "pożyczki" właściciela z jego środków pieniężnych, zarejestrowanych w księgach. Z kolei różnice o charakterze trwałym korygują na koniec roku wysokość kapitału właściciela, ponieważ oznaczają trwałe zmniejszenie środków zaangażowanych w prowadzenie działalności, poprzez ich wycofanie do prywatnego majątku właściciela. Należy w tym miejscu podkreślić, że w firmie osoby fizycznej wysokość kapitału podstawowego nie ma charakteru stałego i może być w zasadzie dowolnie kształtowana przez właściciela.
Saldo konta 248 Inne rozrachunki - rozrachunki z właścicielem, najpóźniej na koniec roku obrotowego powinno zostać rozliczone, a jedynie tylko w przypadku należności lub zobowiązań o charakterze przejściowym wykazane w bilansie. Aby ułatwić ustalenie różnić przejściowych i trwałych, warto prowadzić szczegółową analitykę do konta 248. Kwestie dotyczące rozrachunków "właściciela z jego przedsiębiorstwem" ilustrują poniższe przykłady.
 
Przykład 1. Wypłata środków pieniężnych przez właściciela
Właściciel firmy wypłacił 5000 zł z rachunku bankowego oraz 2600 zł z kasy przedsiębiorstwa. Zazwyczaj osoba prowadząca księgowość nie jest informowana przez właściciela o przeznaczeniu pobranych środków, np. w celu zapłacenia faktur wystawionych przez dostawców lub przeznaczeniu ich na cele prywatne. Z tego względu każdą wypłatę środków pieniężnych przez właściciela księguje się na podstawie wyciągów bankowych lub raportu kasowego, z załączonym dowodem KW, na stronie Wn konta rozrachunkowego z właścicielem firmy. W przedstawionej sytuacji wypłacone kwoty należy zaksięgować:
1) wyciąg bankowy:
Wn konto 248 Inne rozrachunki - rozrachunki z właścicielem - 5000 zł
Ma konto 131 Bieżący rachunek bankowy - 5000 zł
2) dowód KW:
Wn konto 248 Inne rozrachunki - rozrachunki z właścicielem - 2600 zł
Ma konto 101 Kasa krajowych środków pieniężnych - 2600 zł.
 
Przykład 2. Zapłata za faktury bezpośrednio przez właściciela ze środków pobranych z kasy
Właściciel firmy przyniósł osobie prowadzącej księgowość dwie faktury:
1) za zakup laptopa (cena netto 2000 zł + 460 zł VAT)
2) za zakup środków czystości do biura (500 zł + 115 zł VAT)
z prośbą o rozliczenie pobranej zaliczki. Na prośbę księgowej, właściciel opisał faktury (posiadały one adnotację "Zapłacono gotówką") oraz podpisał dowód OT – przyjęcie laptopa do używania. Równocześnie księgowa uzyskała informację, że pieniądze z banku zostały pobrane w związku z prywatnymi zakupami właściciela.
Ewidencja faktur w takim przypadku odbywa się w korespondencji z kontem 248, np.:
Wn konto 010 Środki trwałe - 2000 zł
Wn konto 401 Zużycie materiałów i energii - 500 zł
Wn konto 223 Rozliczenie podatku VAT naliczonego - 575 zł
Ma konto 248 Inne rozrachunki - rozrachunki z właścicielem - 3075 zł.
W zasadzie, po uzyskaniu od właściciela informacji o przeznaczeniu wypłaconej kwoty 5000 zł na cele prywatne, można uznać trwały charakter należności zaksięgowanej na koncie 248 i zmniejszyć kapitał właściciela, likwidując rozrachunek. Teoretycznie, istnieje zatem możliwość rozliczenia na bieżąco salda konta 248 (przykład 1) w ciężar konta 803 Kapitał właściciela, zapisem:
Wn konto 803 Kapitał właściciela - 4525 zł
Ma konto 248 Inne rozrachunki - rozrachunki z właścicielem - 4525 zł.
Jednakże dokonywanie takiego rozliczenia może być przedwczesne, gdy okaże się, że właściciel się rozmyślił i wpłacił na rachunek bankowy lub do kasy pobraną wcześniej kwotę lub jej część – patrz przykład 3.
 
Przykład 3. Wpłata pobranych przez właściciela pieniędzy na rachunek bankowy lub do kasy
Księgowa po kilku dniach od rozmowy z właścicielem (por. przykład 2), księgując raport kasowy stwierdziła wpłatę przez właściciela 4000 zł do kasy. Wpłaty właściciela ewidencjonuje się:
Wn konto 101 Kasa krajowych środków pieniężnych
Ma konto 248 Inne rozrachunki - rozrachunki z właścicielem
i rozlicza w zależności od ich charakteru.
Po zaksięgowaniu w powyższy sposób wpłaconej kwoty 4000 zł na koncie 248 powstało (przy uwzględnieniu operacji opisanych w poprzednich przykładach) saldo Wn w wysokości 525 zł wyrażające należność od właściciela, która może mieć charakter trwały lub przejściowy.
Jeżeli zostałoby dokonane księgowanie:
Wn konto 803 Kapitał właściciela - 4525 zł (lub 5000 zł)
Ma konto 248 Inne rozrachunki - rozrachunki z właścicielem - 4525 zł (lub 5000 zł)
uznając, że nastąpiło trwałe wycofanie środków z firmy, wówczas wpłatę 4000 zł należałoby w zasadzie zaksięgować na zwiększenie kapitału właściciela (Wn konto 248, Ma konto 803), o ile nie miałaby ona innego charakteru, niż zwrot "pożyczonych" środków.
Uwaga!
Jak widać na podstawie przedstawionych powyżej przykładów, nie jest wskazane "bieżące" rozliczanie różnic na koncie 248 z kapitałem właściciela, gdyż w krótkiej perspektywie trudno jest prawidłowo ocenić czy rozrachunek ma charakter trwały czy przejściowy. Analizę konta 248 najlepiej jest przeprowadzić z udziałem właściciela, ponieważ od jego woli zależeć będzie, czy dane saldo zostanie spłacone przed dniem bilansowym, uznane za saldo do spłaty w roku następnym, czy zmniejszy ono, lub w niektórych przypadkach zwiększy, wysokość kapitału własnego.
(...)
 

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy