Przechowywanie dokumentów o ewidencji VAT

Podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej, w jaki sposób powinny być przechowywane tłumaczy Karol Różycki, ekspert Kompasu Księgowo-Kadrowego

Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego

Czy firma (osoba fizyczna) ma obowiązek drukować ewidencję VAT sprzedaży i zakupu z kolejnych miesięcy, czy może takie dokumenty przechowywać w formie elektronicznej?

Firma wszelkie dokumenty będące podstawą do rozliczenia VAT należnego i naliczonego ujmuje w odpowiednich rejestrach i generuje zestawienie służące do prawidłowego wypełnienia deklaracji VAT-7.

Czy wystarczy, że podsumowanie takich zapisów będzie przechowywane na nośnikach typu płyta CD, dysk zewnętrzny oraz na serwerze, a drukowane będzie jedynie na wezwanie urzędu skarbowego?

Odpowiedź

Obowiązek prowadzenia ewidencji dla celów VAT w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych wejdzie w życie z dniem 1.01.2018 r.

Do tego czasu ewidencje te mogą być prowadzone i przechowywane zarówno "papierowo", jak i elektronicznie.

Uzasadnienie

Regulacje dotyczące prowadzenia ewidencji dla celów VAT zawarte są w art. 109 ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług - dalej u.p.t.u. Na podstawie art. 109 ust. 3 u.p.t.u., podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 u.p.t.u. lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 u.p.t.u. oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 u.p.t.u., są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Unormowania art. 109 u.p.t.u. nie regulują sposobu prowadzenia i przechowywania tej ewidencji, co oznacza, że mogą być prowadzone i przechowywane zarówno "papierowo", jak i elektronicznie.

Dopiero z dniem 1.01.2018 r. wejdzie w życie przepis art. 109 ust. 8a u.p.t.u. stanowiący, że ewidencja, o której mowa w art. 109 ust. 3 u.p.t.u., prowadzona jest w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.