Chociaż prawo bilansowe nakazuje ewidencjonować samochody podobnie jak inne ruchomości, ich rachunkowość przysparza wiele problemów. Część z nich wynika ze szczególnego traktowania samochodów na gruncie podatku dochodowego i podatku od towarów i usług. Problemy powstają także na gruncie prawa bilansowego. Są to z jednej strony typowe trudności związane z początkowym ujęciem i wyceną aktywów trwałych oraz zapasów, które wynikają z niedoskonałości ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - dalej u.o.r. Z drugiej strony problemy mogą powstać w związku z identyfikacją ekonomicznego charakteru transakcji zakupu lub sprzedaży samochodów.
Czytaj również: Samochód w firmie - jak prowadzić ewidencję?
1. Problemy praktyczne przy ewidencji samochodów osobowych
1.1. Wpływ regulacji zawartych w podatku od towarów i usług na początkowa wycenę samochodów
Przykład 1. Wpływ podatku od towarów i usług na początkową wycenę środków trwałych - samochód osobowy
W czerwcu 2014 r. spółka A nabyła samochód osobowy za cenę 150.000 zł netto. Samochód wykorzystywany jest przez pracownika spółki A do celów prywatnych, a spółka A nie obciąża go fakturą VAT. W jaki sposób należy wycenić samochód osobowy przy początkowym ujęciu?
Odpowiedź
Aktywa przy początkowym ujęciu wycenia się według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia. Do ceny nabycia nie wlicza się podatku od towarów i usług, który podlega odliczeniu. Taka zasada wypływa z art. 28 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 u.o.r. Na gruncie podatku od towarów i usług samochody traktowane są w sposób szczególny. To szczególne traktowanie polega na ograniczeniu możliwości odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu pojazdów samochodowych. I tak zgodnie z art. 86a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - dalej u.p.t.u. - spółka A ma prawo do odliczenia jedynie 50% VAT zawartego w cenie nabycia samochodu osobowego wykorzystywanego do działalności mieszanej. Nie ma przy tym ograniczenia kwotowego. W konsekwencji spółka A może odliczyć jedynie 17.250 zł. Przy początkowym ujęciu samochód osobowy należy wycenić w kwocie 167.250 zł (150.000 zł + 17.250 zł).
Przykład 2. Wpływ podatku od towarów i usług na początkową wycenę środków trwałych - samochód typu pickup
W czerwcu 2014 r. spółka A nabyła samochód typu pickup, z dwoma rzędami siedzeń za 150.000 zł netto. Samochód będzie wykorzystywany przez pracownika zarówno do celów służbowych jaki i nieodpłatnie, do celów prywatnych. W jakiej wartości ująć tego typu samochód w księgach rachunkowych?
Odpowiedź
W styczniu 2014 r. weszła w życie nowelizacja u.p.t.u., która zmieniła zasady odliczeń podatku VAT od nabycia samochodów typu pickup, które mają dwa rzędy siedzeń i przestrzeń ładunkową trwale oddzieloną od kabiny. Prawo do odliczenia całego podatku zawartego w cenie nabycia przysługuje jedynie pojazdom, które wykorzystywane są wyłączeni do celów działalności gospodarczej. Przepisy określone w art. 86a u.p.t.u. przewidują trzy kategorie pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej:
1) pojazdy, których sposób wykorzystania przed spółkę określony w zasadach użytkowania samochodów wyklucza możliwość ich użycia dla celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Do tej grupy pojazdów mogą być zaliczane wszystkie pojazdy samochodowe bez względu na ich konstrukcję pod warunkiem, że spółka A zawiadomi o tym organ podatkowy na druku VAT-26 oraz będzie prowadziła ewidencję przebiegu pojazdu;
2) wymienione w art. 86a ust. 9 u.p.t.u., których cechy konstrukcyjne, wykluczają wykorzystanie do celów prywatnych. Samochody typu pickup z dwoma rzędami siedzeń nie znajdują się w tym katalogu;
3) samochody przeznaczone wyłącznie do odsprzedaży.
Ponieważ samochód typu pickup nie jest samochodem wykorzystywanym wyłącznie w działalności gospodarczej spółce A przysługuje prawo do odliczenia 50% podatku VAT zawartego w cenie nabycia. Oznacza to, że przy początkowym ujęciu spółka A powinna wycenić samochód w kwocie 167.250 zł (150.000 zł + 17.250 zł).
Przykład 3. Samochód będący nagrodą w konkursie
W 2014 r. spółka A prowadzi kampanię marketingową. W ramach kampanii marketingowej prowadzony jest konkurs. Zgłoszenia do konkursu przesyłane są SMSem. Nagrodą w konkursie jest samochód osobowy o wartości 70.000 zł netto (brutto 86.100 zł). W jaki sposób samochód ten powinien być wykazany w księgach rachunkowych?
Odpowiedź
Samochód będący nagrodą w konkursie niewątpliwie spełnia definicję aktywa zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 12 u.o.r. Ponieważ spółka jest jego właścicielem, jest on kontrolowany i wynika z przeszłych zdarzeń. Zachęca klientów spółki A do wniesienia opłaty za uczestnictwo w konkursie, co oznacza, że w związku z tym aktywem wpłyną do spółki korzyści ekonomiczne. Działalność operacyjna spółki A polega na organizowaniu konkursów, w której nagrodami są samochody osobowe. Uczestnicy konkursu płacą za możliwość wzięcia udziału w konkursie. W związku ze zgłoszeniem uczestnictwa w konkursie i poniesioną opłatą jeden z uczestników konkursu wygrywa samochód. Zatem samochód osobowy będzie stanowił składnik zapasów. Przekazanie samochodu jest transakcją zbliżoną do transakcji sprzedaży. Dochodzi do szeroko rozumianego zbycia. Spółka A dokonuje zatem dostawy towarów na gruncie u.p.t.u., a samochód będący nagrodą w konkursie posiada status wykorzystywanego wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej (art. 86a u.p.t.u.). W związku z tym nie będą obowiązywały ograniczenia dotyczące możliwości odliczenia podatku VAT zawartego w cenie nabycia. W konsekwencji spółka A powinna rozpoznać składnik aktywów według wartości netto tj. 70.000 zł.
Przykład 4. Samochód będący nagrodą w loterii
Spółka A organizuje kampanię marketingową oraz finansuje nagrody. W ramach kampanii marketingowej prowadzona jest loteria, której organizatorem jest spółka A. Nagrodą w loterii jest samochód osobowy. Cena nabycia samochodu osobowego wynosi 70.000 zł netto (brutto 86.100 zł) W jaki sposób samochód ten powinien być wykazany w księgach rachunkowych?
Odpowiedź
Podobnie jak w przypadku organizacji konkursu spółka A powinna ująć samochód będący nagrodą jako składnik zapasów. Inna jednak będzie wycena na dzień początkowego ujęcia. Przychody organizatora loterii są zwolnione na gruncie podatku VAT. Taka zasada wynika z art. 43 ust. 1 pkt 15 u.p.t.u. Wydatek na nabycie samochodu jest wydatkiem bezpośrednio związanym ze sprzedażą zwolnioną. W konsekwencji spółka A nie będzie mogła odliczyć podatku VAT zawartego w cenie nabycia samochodu. Zaksięguje zatem samochód według ceny brutto tj. 86.100 zł.
(...)
Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy