Osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, są obowiązane, bez wezwania organu podatkowego, do przekazywania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych informacji o prowadzonej ewidencji VAT (JPK_VAT), za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy.

Wprowadzenie przepisów nakazujących przekazywanie danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego umożliwia organom podatkowym łatwiejsze kontrolowanie ksiąg podatkowych prowadzonych w formie elektronicznej, a w konsekwencji skrócenie czasu wykonywania kontroli. Dotychczas bowiem analiza danych dostarczanych przez podatników w formatach elektronicznych (np. jako pliki PDF) nie mogła być zautomatyzowana, a w konsekwencji była pracochłonna.
 

Wprowadzenie obowiązku przekazywania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego

Cele wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego

Sposoby realizacji tych celów

1)

zmniejszenie kosztów wypełniania obowiązków podatkowych przez podatników,

2)

zmniejszenie kosztów funkcjonowania administracji podatkowej,

3)

usprawnienie kontroli podatkowej,

4)

poprawa wyników kontroli podatkowej.

1)

wyeliminowanie papierowych wydruków,

2)

dostęp do danych w łatwym do analizy formacie,

3)

automatyzacja procesów kontrolnych,

4)

objęcie weryfikacją nowych obszarów (np. gospodarki magazynowej).

 

Obowiązek przekazywania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego

Obowiązek przekazywania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego wynika z dodanych z dniem 1 lipca 2016 r. art. 82 § 1b oraz art. 193a ustawy z 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa – dalej o.p. I tak z art. 193a § 1 o.p. wynika, że w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 o.p., wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą. Z kolei art. 193a § 2 o.p. stanowi, że struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. To właśnie dane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 o.p., stanowią tzw. Jednolity Plik Kontrolny.

Wynikający z art. 193a o.p. obowiązek przekazywania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego istnieje na żądanie organów podatkowych. Inaczej rzecz się ma z wynikającym z art. 82 § 1b o.p. obowiązkiem przekazywania w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego danych wynikających z ewidencji VAT. W tym zakresie informacje w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego przekazywane muszą być bez żądania, co miesiąc.

Podkreślić należy, że w obu przypadkach obowiązek przekazywania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego obciąża wyłącznie podatników, płatników oraz inkasentów prowadzących księgi podatkowe (tj. księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci – zob. art. 3 pkt 4 o.p.) przy użyciu programów komputerowych. Podatników, płatników oraz inkasentów, którzy księgi podatkowe prowadzą bez użycia programów komputerowych obowiązek ten nie dotyczy.

Ważne!

Obowiązek przekazywania danych w formacie JPK obciąża wyłącznie podatników, płatników oraz inkasentów prowadzących księgi podatkowe.

 

Skutki dla podmiotów obowiązanych do dostarczania danych w postaci jednolitego pliku kontrolnego

Z punktu widzenia podatników, płatników oraz inkasentów obowiązanych do dostarczania danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego wejście w życie omawianych przepisów oznacza przede wszystkim konieczność dostosowania stosowanych systemów informatycznych do generowania jednolitych plików kontrolnych. W przypadku dużych przedsiębiorców – zważywszy skalę operacji – może to być dość czasochłonne, jak również wiązać się ze stosunkowo dużymi kosztami.

Wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego z oczywistych względów zwiększy skuteczność przeprowadzanych kontroli podatkowych. Jest tak, między innymi, dlatego, że dane w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego umożliwiają organom podatkowym o wiele szybsze i skuteczniejsze przeprowadzanie tzw. kontroli krzyżowych.

Z drugiej strony wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego znacznie przyspieszy kontrole, a w niektórych przypadkach nawet wyłączy konieczność ich przeprowadzania. Przepisy art. 193a o.p. stosowane są bowiem odpowiednio do czynności sprawdzających (zob. art. 280 o.p.), a więc danych przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego organy podatkowe mogą żądać bez wszczynania kontroli podatkowej.

Podatnicy, którzy obawiają się, że nie zdążą się przygotować do przekazywania w formacie JPK informacji o ewidencji VAT powinni wiedzieć, że istnieje możliwość wystąpienia do naczelnika urzędu skarbowego (tj. do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika w sprawie rozliczenia VAT – (zob. § 15 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 22.08.2005 r. w sprawie właściwości organów podatkowych) z wnioskiem o odroczenie terminu do przekazywania tych informacji. Podstawą prawną takiego wniosku jest art. 48 § 1 o.p., który stanowi, że organ podatkowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym może odraczać terminy przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

Struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego

Z dodanego z dniem 1 lipca 2016 r. art. 193a § 2 o.p. wynika, że struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Strona ta działa pod adresem http://www.mf.gov.pl/kontrola-skarbowa/dzialalnosc/jednolity-plik-kontrolny. Znajduje się na niej siedem struktur logicznych, tj. struktury logiczne:

1)

ksiąg rachunkowych,

2)

wyciągu bankowego,

3)

magazynu,

4)

ewidencji zakupu i sprzedaży VAT,

5)

faktur VAT,

6)

podatkowej księgi przychodów i rozchodów,

7)

ewidencji przychodów.

Zwrócić należy uwagę, że jak na razie nie zostały opublikowane struktury logiczne dla raportów kas rejestrujących i paragonów. Mają one zostać opublikowane po zaktualizowaniu rozporządzeń dotyczących warunków technicznych dla kas fiskalnych. Również w przyszłości mają być wprowadzane dalsze struktury ksiąg i dowodów, np. dotyczące rozliczania podatku akcyzowego.

Sposób przesyłania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego

Na podstawie art. 193a § 3 o.p. minister właściwy do spraw finansów publicznych (czyli Minister Finansów) wydał rozporządzenie z 24.06.2016 r. w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane - dalej r.s.p.k.p.

Z § 1 r.s.p.k.p. wynika, że rozporządzenie określa:

1)

sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych, części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej, oraz

2)

wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których księgi, części tych ksiąg oraz dowody księgowe mogą być zapisane i przekazywane.

Z opublikowanego rozporządzenia wynika, że podatnicy dane w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego mogą przesyłać na dwa sposoby, tj. za pomocą:

1)

środków komunikacji elektronicznej, oraz

2)

na informatycznych nośnikach danych (np. na płytach DVD czy pendrive’ach).

Za pomocą środków komunikacji elektronicznej księgi (tj. księgi podatkowe, części tych ksiąg oraz dowody księgowe w postaci elektronicznej) przy wykorzystaniu oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (zob. § 2 ust. 1 r.s.p.k.p.). Księgi przesyłane w ten sposób będą musiały być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu (zob. § 2 ust. 2 r.s.p.k.p.) w sposób wskazany w załączniku do projektu rozporządzenia (zob. § 2 ust. 3 r.s.p.k.p.).

Z kolei § 3 r.s.p.k.p. przewiduje, że informatyczne nośniki danych, na których księgi mogą być zapisane i przekazywane, powinny:

1)

być oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację;

2)

być przystosowane do przenoszenia pomiędzy powszechnie dostępnymi urządzeniami odczytującymi;

3)

być dostosowane do przechowywania w temperaturze 18-22°C przy wilgotności względnej 40-50%,

4)

zapewniać możliwość wiernego odczytywania danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika.

Sankcje za naruszanie obowiązku przekazywania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego

Na podmioty odmawiające przekazywania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego może zostać nałożona kara porządkowa, której maksymalna wysokość w 2017 r. wynosi 2800 zł (zob. art. 262 ust. 1 pkt 2a o.p. w zw. z obwieszczeniem Ministra Finansów z 12.08.2016 r. w sprawie wysokości kwoty wymienionej w art. 262 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa).

Na podmioty takie może również zostać nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe polegające na udaremnianiu lub utrudnianiu wykonania czynności przedstawicielom organów podatkowych, a w szczególności za nie okazanie ksiąg podatkowych, dowodów księgowych będących podstawą zapisów w tych księgach w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego (na podstawie art. 83 ustawy z 10.09.1999 r. - Kodeks karny skarbowy). Maksymalna wysokość takiej kary grzywny w 2017 r. to – w przypadku przestępstwa skarbowego - 19.209.600 zł.

(...)