Odpowiedź: na początku zauważyć należy, iż o obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych – w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą – rozstrzygają nie obroty z tytułu działalności, lecz przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych. Wynika to z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) - dalej u.o.r. - oraz art. 24a ust. 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f.
Ponadto, co istotne w kontekście sytuacji przedstawionej w treści pytania, na jednostkach prowadzących księgi rachunkowe spoczywa m.in. obowiązek:
a) przeprowadzenia inwentaryzacji i sporządzenia inwentarza, będącego wykazem aktywów i pasywów na dzień rozpoczęcia prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 19 ust. 1 u.o.r.);
b) otwierania ksiąg rachunkowych na dzień pierwszego zdarzenia obligującego do prowadzenia ksiąg rachunkowych i na początek każdego następnego roku obrotowego (art. 12 ust. 1 pkt 1 i 2 u.o.r.) – w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń;
c) zamykania ksiąg rachunkowy na dzień kończący rok obrotowy – nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń (art. 12 ust. 2 pkt 1 u.o.r.);
d) chronologicznego ujmowania zdarzeń, jakie nastąpiły w okresie sprawozdawczym (art. 14 ust. 1 u.o.r.);
e) prowadzenia ksiąg pomocniczych m.in. dla rozrachunków z kontrahentami (art. 17 ust. 1 pkt 2 u.o.r.);
f) sporządzania nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca zestawienia obrotów i sald (art. 18 ust. 1 u.o.r.);
g) sporządzenia sprawozdania finansowego na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 45 ust. 1 w powiązaniu z art. 52 ust. 1 u.o.r.).
Na mocy zaś art. 45 ust. 1 i 5 u.p.d.o.f. osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe mają obowiązek składania do urzędu skarbowego, wraz z zeznaniem o wysokości osiągniętego w roku podatkowym dochodu (poniesionej straty), sprawozdania finansowego – w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.
Spełnienie wymienionych wyżej obowiązków przez podatnika zadającego pytanie jest obiektywnie niemożliwe. Nie jest realne ani odtworzenie i chronologiczne ujęcie wszystkich zdarzeń, które miały miejsce w ciągu minionych 7 lat, ani wypełnienie obowiązków sprawozdawczych, ani tym bardziej przeprowadzenie inwentaryzacji datowanej na 7 lat wstecz. W świetle powyższego jedynym rozsądnym i realnym rozwiązaniem jest – w moim przekonaniu – przeprowadzenie inwentaryzacji obecnie, sporządzenie w oparciu o nią wykazu aktywów i pasywów oraz rozpoczęcie prowadzenia ksiąg rachunkowych w bieżącym roku obrotowym.
Ponieważ składane przez podatnika zgłoszenie identyfikacyjne/aktualizacyjne osoby fizycznej prowadzącej samodzielnie działalność gospodarczą zawiera m.in. dane dotyczące rodzaju prowadzonej dokumentacji rachunkowej i miejsca jej przechowywania, podatnik przechodzący z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe musi o tym fakcie powiadomić urząd skarbowy. Aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym należy dokonać nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych (art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 1314 z późn. zm.)). Niedopełnienie tego obowiązku podlega – na mocy art. 81 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 186) – karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Niezależnie od powyższego, za nieprowadzenie ksiąg rachunkowych oraz za niesporządzenie sprawozdania finansowego grozi podatnikowi odpowiedzialność karna w postaci grzywny, kary pozbawienia wolności do lat 2 lub obydwu tych kar łącznie (art. 77 u.o.r.).
Uwagi: zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 u.o.r. do prowadzenia ksiąg rachunkowych są zobowiązane te osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1,2 mln euro, przy czym dla obliczenia kwoty przychodów netto (pojęcie to nie jest tożsame z wyrażeniem "obroty z tytułu działalności") wielkości wyrażone w euro należy w tym przypadku przeliczyć na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy (art. 3 ust. 3 u.o.r.). Według tabeli nr 189/A/NBP/2012 z 28 września 2012 r. średni kurs euro w tym dniu wynosił 4,1138 zł/euro. Oznacza to, że obowiązek rozpoczęcia prowadzenia ksiąg rachunkowych od 1 stycznia 2013 r. dotyczy tych osób fizycznych, które w roku 2012 osiągnęły przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych równe 4.936.560 zł lub więcej. Nie ma przy tym znaczenia, w którym momencie roku 2012 limit ten został osiągnięty.
Do limitu przychodów zawartego w u.o.r. odnosi się również obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, określony w art. 24a ust. 4 u.p.d.o.f. Istotne jest jednak, iż sposób ustalania wartości przychodu netto dla celów podatkowych (określony w art. 14 ust. 1 u.p.d.o.f.) zdecydowanie różni się od zakresu przychodów netto, obligujących do prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle u.o.r.
Obrotem jest zaś, stosownie do art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku VAT. Pamiętać przy tym należy, iż kwotę należną obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy, a obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) dostarczanych towarów lub świadczonych przez podatnika usług, pomniejszone o kwotę należnego podatku VAT. Obrotem jest również kwota pobranych zaliczek, zadatków, rat i przedpłat, pomniejszonych o podatek.