Bazy tematyczne, czyli wertykalne, przeplatają tematykę prawniczą ze specjalistyczną, charakterystyczną dla danej dziedziny. Podział baz tematycznych dokonywany jest przede wszystkim z uwzględnieniem zakresu oddziaływania kontentu prawnego natomiast ich adresatem wciąż pozostaje nie-prawnik, ale specjalista – księgowy, kadrowy, BHP, ochrony środowiska, windykacji czy np. zamówień publicznych.
Istnieje ponadto podział na programy wertykalne – tematycznie ograniczone do wybranej dziedziny, ale adresowane również do prawników (np. programy z zakresu prawa pracy czy prawa ochrony środowiska) oraz te wertykalne programy okołoprawnicze, skierowane z zasady do osób niebędących prawnikami lecz zobowiązanych do ścisłego respektowania norm prawnych w swojej pracy (np. programy dla księgowych, inżynierów budownictwa czy specjalistów ds. BHP). W tej sytuacji najważniejszym celem jest idealne dopasowanie informacji zawartej w bazie do wymagań odbiorcy oraz jak najlepsze sprzęgnięcie jej z informacjami pozaprawnymi.
Wszystkie wskazane czynniki determinują budowę i wewnętrzną strukturę programów dla nie-prawników. W odróżnieniu od programów dla prawników gdzie największy udział ilościowy dokumentów przypada na horyzontalne prawodawstwo oraz bogate zbiory orzeczeń i pism resortowych ze wszystkich dziedzin, w programach wertykalnych będzie to mix dokumentów, narzędzi oraz usług dopasowanych do stylu pracy i umiejętności rozwiązywania problemów prawnych przez nie-prawników. Będzie to miało również wpływ na sposoby wykorzystywania takich zasobów przez użytkowników. Istotne znaczenie w takich programach mają na przykład sposoby bezpośredniego wsparcia użytkowników w rozwiązywaniu problemów prawnych w postaci umożliwienia zadawania pytań ekspertom lub poradnictwa w ramach tzw. infolinii merytorycznych. Wynika to z tego, że punktem odniesienia i oczekiwaniem nie-prawnika jest przede wszystkim szybkie rozwiązanie problemu a nie długa i trudna dla niego analiza normy prawnej. Zdaniem ekspertów, np. Grzegorza Wierczyńskiego, prof. Uniwersytetu Gdańskiego, bazy wertykalne nie stanowią więc systemów informacji prawnej (SIP).
To wciąż LEX, ale ….
Patrząc przez pryzmat dostępności rozwiązań informacyjnych w postaci takich czy innych dokumentów, a zarazem obowiązującego systemu stosowania prawa w Polsce (jednakowego dla prawników i nie-prawników) oczywistym jest, że programy wertykalne muszą również zawierać akty prawne oraz dokumenty wykładni. W odróżnieniu natomiast od SIP ograniczają się one przedmiotowo do dziedzin prawa stanowiących podstawę prawną problemów, którymi zajmują się poszczególni paralegals. I tak w programach skierowanych do księgowych znajdziemy zwykle ustawodawstwo z zakresu prawa podatkowego i rachunkowości, do działów kadr – z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych itd.
Pewnym wyróżnikiem wynikającym z konkurencji między dostawcami baz prawnych jest fakt udostępniania przez niektórych z nich również pełnego prawodawstwa odbiorcom wertykalnym. Można to oceniać pozytywnie przez pryzmat bogactwa treści, można też negatywnie – przez np. „obciążanie” wynikowych list wyszukiwania pozycjami do których dany księgowy czy kadrowy nigdy nie zajrzy. Z uwagi na fakt, że dostawcy informacji prawnej udostępniają swoje rozwiązania dla prawników i nie-prawników na tych samych platformach, jednakowy jest zatem zasób funkcjonalny obu grup produktów. Rozwiązanie to należy raczej ocenić krytycznie z punktu widzenia charakterystyki ww. grup użytkowników i ich wymagań.
Z systemowego punktu widzenia byłoby korzystne wypracowanie rozwiązań funkcjonalnych odpowiadających sposobowi postępowania z informacją prawną przez nie-prawników. Z drugiej strony w ramach jednej firmy wymagałoby to wdrożenia i opanowania dwóch różnych systemów informatycznych.
…. znacznie lepiej odpowiadający potrzebom nie-prawników
Jeśli platforma publikacyjna i zakres funkcjonalny jest wspólny dla obu grup użytkowników, to elementy specyficzne dla nie-prawników kryją się w specjalnych typach dokumentów oraz narzędziach i usługach. Na szczególną uwagę zasługują zbiory dokumentów prawnych zgrupowane wokół indywidualnego zagadnienia problemowego dostępnego spod konkretnego hasła czy pozycji w indeksie przedmiotowym.
Tzw. analizy problemowe wychodzą naprzeciw potrzebom osób, dla których priorytetem jest rozwiązanie problemu prawnego bowiem oferują wybrane dokumenty na konkretny temat. Eliminują zatem konieczność wyszukiwania przez użytkownika poszczególnych typów dokumentów oraz prowadzenia innych kwerend. W założeniu to dostawca grupuje zbiór dokumentów do danego zagadnienia, umożliwiający znalezienie odpowiedzi na problem prawny zawarty w tytule takiej analizy. Będą to zwykle wskazanie konkretnej podstawy prawnej zagadnienia, wybór orzeczeń i pism urzędowych, komentarz autorski oraz opcjonalnie odesłanie do pozostałej literatury fachowej czy odpowiedzi na pytania praktyczne związane z przedmiotem takiej analizy.
Największą zaletą tego rozwiązania jest szybkość dotarcia i bezpośrednie podanie zestawu dokumentów służących interpretacji konkretnego problemu prawnego. Jako przykład można podać zagadnienie z obszaru księgowości, np. amortyzacja samochodów osobowych, z obszaru prawa pracy – świadectwo pracy czy z obszaru BHP – dokumentacja dotycząca BHP.
Zaletą systemową takich analiz jest to, że tworzą one w bazach danych osobny typ dokumentu, co ułatwia proces wyszukiwania. Z jednej strony dostarcza pojedyncze dokumenty np. zawierające dane słowo czy przypisane do odpowiedniego hasła zaś z drugiej – gotowe, kompleksowe zestawy dokumentów.
Osoby bez przygotowania prawniczego w zderzeniu ze skomplikowaną materią prawną oczekują przede wszystkim prostego, czytelnego języka wyjaśnień. Wychodząc im na przeciw dostawcy programów wertykalnych udostępniają bogate bazy krótkich i bardzo konkretnych odpowiedzi na pytania, które mogą powstać w pracy takiego czy innego nie-prawnika. Jedni dostawcy tworzą te bazy w oparciu o publikowane w postaci papierowej materiały w swoich czasopismach, inni – wiążą je w pewien proces interakcji z klientem, umożliwiając mu zadanie pytania do eksperta z danej dziedziny. Wydaje się, że z perspektywy oczekiwań potrzebującego wsparcia specjalisty w firmie ten drugi model jest bardziej atrakcyjny i w dodatku przynosi korzyści zarówno samym użytkownikom tych baz jak i ich wydawcom.
Możliwość zadania pytania i otrzymania odpowiedzi od eksperta (np. doradcy HR czy podatkowego) zagwarantowana w cenie abonamentu daje komfort rozwiązania problemu użytkownika w sytuacji gdy w programie brak jest materiałów na dany temat natomiast wydawcy dostarcza wiedzy o aktualnych problemach prawnych swoich klientów. Z perspektywy przedsiębiorstwa jest to też pewna alternatywa dla znacznie droższych usług prawnych w przypadku konieczności uzyskania odpowiedzi na określone problemy prawne. Jak wygląda struktura informacji prawnej dla specjalistów przedstawia grafika.
Kolejnym rozwinięciem usługi odpowiedzi na pytania jest udostępnienie przez wszystkich dostawców programów wertykalnych tzw. infolinii eksperckich w wybranych obszarach. Przynoszą one użytkownikom w firmach te same korzyści co odpowiedzi na pytania a dodatkowo pozwalają na bezpośredni, telefoniczny kontakt z ekspertem i eliminują czasem trudną w realizacji potrzebę opisania danego problemu. Obserwuje się obecnie trend rosnącej popularności tego typu usług, które zasadniczo nie różnią się od konsultacji prawnika natomiast wliczone w cenę abonamentów baz prawnych – nie generują dla firmy dodatkowych kosztów. Pewnym ubocznym skutkiem w przypadku nie-prawników jest ich mniejsza aktywność w zakresie pracy z dokumentami prawnymi (łatwiej porozmawiać z ekspertem wprost telefonicznie niż samodzielnie pracować nad niełatwymi dokumentami przepisów, orzeczeń czy komentarzy prawniczych).
Ostatnim wybranym do scharakteryzowania elementem programów wertykalnych są oferowane szkolenia on line czy wideoporady. Podobnie opierają się one na przekazie werbalnym, wystąpieniu eksperta na określony temat, są dostępne albo jako nagrania w ramach danej bazy albo jako organizowane wystąpienie we wskazanym terminie, transmitowane on-line i udostępniane abonentom programu. W tym drugim przypadku często uzupełniane o możliwość zadawania pytań prowadzącemu za pośrednictwem chatu.