Księgowanie faktury, w której ujęto zakup prywatny i firmowy

W przepisach ustaw podatkowych nigdzie nie zawarto zakazu zaliczania do kosztów podatkowych tylko części wydatków udokumentowanych jedną fakturą - tłumaczy Jolanta Kica, ekspertKompasu Księgowo-Kadrowego

Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego

Podatnik VAT otrzymał fakturę dotyczącą zakupu towarów do firmy. Jedna pozycja na fakturze stanowi jednak wyłącznie prywatny zakup, niezwiązany z działalnością. Całość została uregulowana przelewem z konta firmowego. Jak poprawnie postąpić z taką fakturą.

 

Czy wystarczy opisać pomyłkowe ujecie na dokumencie pozycji prywatnej i pominąć ją przy księgowaniu dokumentu?

 

 

Czy takie postępowanie grozi jakimiś konsekwencjami?

 

Odpowiedź

Przedmiotową fakturę należy ująć w kosztach uzyskania przychodu w części związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz pominąć pozycje odnoszące się do zakupów prywatnych. Na odwrocie dokumentu warto dokonać wzmianki o przyczynach tego pominięcia.

Zapłata za całość faktury z konta firmowego nie ma większego znaczenia u jednoosobowego przedsiębiorcy.

 

 

Uzasadnienie

W przepisach ustaw podatkowych nigdzie nie zawarto zakazu zaliczania do kosztów podatkowych tylko części wydatków udokumentowanych jedną fakturą. Wypada przypomnieć, że podatnik ma prawo ująć w swoim rachunku tylko te wydatki, które spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.) – dalej u.p.d.o.f.

Chodzi tutaj o wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania albo zabezpieczenia źródła przychodów podatnika, są bezzwrotne, wykazują związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, zostały właściwie udokumentowane i nie znajdują się na liście negatywnej kosztów określonej w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f.

W związku z powyższym nie wszystkie wydatki, jakich dokonuje przedsiębiorca mogą być uznane za koszt podatkowy. Zawsze jednak to podatnik decyduje co jest dla niego kosztem uzyskania przychodu, a co nie, bowiem to na nim spoczywa ciężar dowodu- wykazania, że ten właśnie wydatek pozostaje w związku przyczynowym z uzyskiwanymi przychodami. Może on nie zaksięgować w podatkowej księdze określonej pozycji zawartej na fakturze bądź może też nie ujmować takiej faktury w ogóle (nawet jeśli została wystawiona „na firmę”), jeżeli uzna, że nie ma związku z przychodami z działalności gospodarczej.

Zapłata dokonana z konta firmowego za fakturę w części dotyczącej wydatków prywatnych podatnika nie ma żadnego wpływu na ujęcie jej wartości w kosztach podatkowych przez jednoosobowego przedsiębiorcę. Nie powoduje również konieczności przesunięć środków finansowych pomiędzy kontem firmowym, a jego kontem prywatnym. Wynika to z faktu, że środki te pozostają cały czas własnością tego samego podmiotu prawa. Gdyby jednak podatnik systematycznie pokrywał zakupy prywatne z konta firmowego, to istnieje duże prawdopodobieństwo zakwestionowania przez organy podatkowe prowizji za prowadzenie rachunku jako kosztu uzyskania przychodu.