Ewidencjonując zdarzenia gospodarcze należy uwzględniać oprócz szczegółowych przepisów ustawy o rachunkowości także szereg nadrzędnych zasad rachunkowości, które pozwalają prawidłowo ująć w księgach i wykazać w sprawozdaniu finansowym te operacje, dla których ustawodawca nie przewidział przepisów szczegółowych.

W myśl ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Poza tym, zasada memoriału, będąca jedną z nadrzędnych zasad, nakazuje ujmować w księgach rachunkowych wszystkie przypadające na rzecz jednostki przychody, jak i obciążające je koszty, związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego (lub innego okresu sprawozdawczego), niezależnie od terminu zapłaty.

Mówiąc o księgowaniu faktur nie można nie brać pod uwagę również zasady współmierności, stanowiącej, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Oznacza to, że przychody i koszty dotyczące danego roku obrotowego powinny zostać ujęte i wykazane w sposób kompletny.

W niektórych przypadkach rozliczeniom międzyokresowym mogą podlegać także przychody. Rozliczenia międzyokresowe przychodów dokonywane są z zachowaniem zasady ostrożności, obejmując m.in. równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych.

Księgując faktury, szczególnie na przełomie roku, należy zwracać uwagę także na przepisy podatkowe, w szczególności ustawy o podatku VAT oraz ustaw o podatku dochodowym od osób prawnych lub od osób fizycznych - w zależności od statusu jednostki prowadzącej księgi.

 

Zobacz: Przedsiębiorca może anulować fakturę

 

Faktury za usługi telekomunikacyjne, energię itp. media, dotyczące grudnia 201X r. lub okresu z przełomu lat obrotowych, wystawione w styczniu lub lutym 201(X+1) r.

Upraszczając nieco sprawy, można powiedzieć, że koszty i przychody powinny być księgowane w okresie (np. miesiącu lub roku), którego dotyczą. Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego należy zaliczyć koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Właściwe przyporządkowanie kosztów i przychodów jest szczególnie ważne na przełomie roku, ze względu na obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Koszty dotyczące grudnia roku 201X r. powinny być ujęte w księgach rachunkowych za ten rok, nawet jeżeli faktury zostały wystawione w styczniu następnego roku. Ujęcie faktur może nastąpić w dwojaki sposób, wyjaśniony w poniższym przykładzie.

Przykład

Spółka Alfa otrzymała w styczniu 201(X+1) r. fakturę za media dotyczącą grudnia 201X r.

Pierwszy sposób księgowania polega na ujęciu kosztu w księgach rachunkowych grudnia 201X r., które są otwarte do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego – na podstawie PK, wystawionego w oparciu o dane z faktury:

Wn konto 402 Usługi obce – wartość netto wynikająca z faktury (koszt)

Ma konto 300 Rozliczenie zakupu.

Zapisy w księgach stycznia 201(X+1) r. na podstawie faktury:

  • a) łączna kwota zobowiązania:

    • Wn konto 300 Rozliczenie zakupu

    • Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi niepowiązanymi

  • b) VAT naliczony, jeżeli podlega odliczeniu:

    • Wn konto 223 Rozliczenie podatku VAT naliczonego

    • Ma konto 300 Rozliczenie zakupu.

Drugi sposób księgowania polega na ewidencji faktury (w całości) w księgach grudnia 201X r., które nie zostały jeszcze zamknięte:

  • Wn konto 300 Rozliczenie zakupu - wartość faktury według cen zakupu (netto)

  • Wn konto 223 Rozliczenie podatku VAT naliczonego lub konto 224 Rozliczenie podatku VAT naliczonego i należnego w okresach następnych - podatek naliczony podlegający odliczeniu

  • Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi niepowiązanymi - kwota brutto faktury (zobowiązanie)

  • Wn konto 402 Usługi obce ewentualnie właściwe konto zespołu 5 - ewidencja kosztu

  • Ma konto 300 Rozliczenie zakupu.

W pierwszym przypadku, na koncie 300 Rozliczenie zakupu na dzień bilansowy pozostaje saldo Ma oznaczające dostawę niefakturowaną, które prezentuje się w pasywach bilansu w pozycji B.III.2 lit. d) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu dostaw i usług".

W drugim przypadku, w bilansie w pasywach w pozycji B.III.2 lit. d) prezentowane jest zobowiązanie wobec dostawcy w kwocie wymagającej zapłaty (brutto), ze względu na ujęcie całej faktury w księgach roku 201X. Należy zaznaczyć, że powstanie i wykazanie zobowiązania nie jest uwarunkowane wystawieniem przez dostawcę faktury i datą jej otrzymania przez odbiorcę. Zobowiązanie powstaje z chwilą wykonania pierwszego ze świadczeń wzajemnych (dostawa towaru, wykonanie usługi). Późniejszy termin otrzymania faktury może mieć znaczenie dla terminu wymagalności, ale nie dla momentu powstania zobowiązania.

W przypadku faktur za tzw. media uwzględnić należy także przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jednak w razie nabycia m.in. usług dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego czy usług telekomunikacyjnych, podatek VAT z faktur będzie podlegał odliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności faktury, jeśli zawiera ona dane, jakiego okresu dotyczy (lub w rozliczeniu za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych).

Warto dodać, że jeżeli faktury dotyczą kosztów w części za grudzień 201X r. oraz za styczeń 201(X+1) r., należy je przyporządkować do kosztów właściwych okresów sprawozdawczych za pośrednictwem konta 641 Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów operacyjnych. Nie jest też błędem ujęcie w księgach 201X r. kosztów dotyczących grudnia na podstawie dowodu PK sporządzonego w oparciu o dane z faktury, a w księgach stycznia 201(X+1) r. kosztów dotyczących tego miesiąca księgowanych na podstawie faktury.

(...)

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy